El tiempo es el elemento más valioso para un profesional freelance. Cada minuto que pasas trabajando cuenta para tu sueldo, pero aquellos minutos que dedicas a tareas mundanas o a las distracciones, no. Entonces, ¿cómo incrementar el minuto invertido en la categoría A y reducir el empleado en la categoría B?
La automatización es la respuesta.
La mejor manera de ahorrar tiempo es configurar procesos automatizados para escenarios recurrentes. La idea es hacer que los sistemas funcionen para conseguir que este tipo de tareas requiera menos tiempo, si bien automatizar supone que no exigirá nada de tiempo. Así es cómo la automatización puede aumentar tus ingresos. Y, por último, pero no menos importante, también te ayudará a cometer menos errores. Ya no enviarás correos electrónicos a la persona equivocada o te olvidarás de hacer algo cuando todo ello sea parte de tu sistema automatizado.
¿Te interesa?
Entonces, toma nota de las dos herramientas más utilizadas para automatizar negocios freelance. A continuación, además, te daremos algunos consejos sobre cómo puedes usarlas.
Herramientas de automatización esenciales para CRM
-
Zapier
Zapier es la mejor solución cuando se trata de automatizar el día a día de tu negocio. Trabaja con más de 1.000 aplicaciones, incluidas las que todo el mundo utiliza, como Dropbox, Gmail, Slack y más. Con Zapier, un zap establece una conexión entre esas apps. Imagina que recibes un correo electrónico con un archivo adjunto: puedes configurarlo para que descargue automáticamente todos los archivos adjuntos y los coloque directamente en una carpeta específica de Dropbox. Hay un plan gratuito en Zapier, que permite que se ejecuten hasta dos zaps simultáneamente y 100 tareas al mes. Los planes premium comienzan en 20 dólares al mes y dependen de lo que necesite el usuario.
-
IFTTT
IFTTT significa “Si esto, entonces aquello” y hace exactamente lo que sugiere su nombre. A diferencia de Zapier, es completamente gratis. Es menos profesional y un poco menos fácil de usar, pero sigue siendo una gran herramienta para automatizar. Lo mejor de IFTTT es la comunidad, que siempre está trabajando para mejorar las soluciones de automatización. El pasado año realizamos un artículo muy completo sobre esta herramienta. Échale un vistazo a nuestros consejos para utilizar IFTTT para tu negocio si quieres saber más.
5 ideas de automatización para la gestión de clientes
1. Configura un formulario de contacto detallado
No importa cuál sea tu nicho de mercado, seguro que has notado que el momento de hablar con un cliente por primera vez suele ser repetitivo. Hay cosas que necesitas saber para comprender qué tipo de proyecto está proponiéndote. Allá donde haya repetición habrá espacio para la automatización. Puedes configurar un formulario de contacto detallado (también llamado planificador de proyectos) en tu sitio web (en lugar de solo un campo vacío). Pregunta a tus clientes cuestiones como “¿Cuánto tiempo durará el proyecto?”, “¿Qué habilidades se requieren?”. Y ofrece varias opciones para una respuesta. Ya hemos enumerado los elementos esenciales que debes incluir en tu planificador de proyectos.
A medida que vayan completando este formulario, configura Zapier o IFTTT para ubicar a esos clientes potenciales en categorías como “Proyectos de más de un mes”, “Proyectos de más de tres meses”, etc. De esta manera, puedes ver qué tipo de perspectivas de trabajo hay en un solo vistazo.
2. Educa a tu cliente: Integración en el proyecto
Al igual que siempre haces a los clientes el mismo tipo de preguntas, es probable que estos también tengan las suyas propias. En lugar de cruzar una docena de correos electrónicos cada vez que cierras un trato, lo ideal es que centres toda esa información en un único lugar. Puedes usar un tablero en Trello, un vídeo de YouTube o un tutorial en una carpeta compartida de Dropbox. Esto no solo te ahorra mucho tiempo, sino que también dará una buena impresión al cliente. Un profesional con un sistema optimizado de integración es el sueño de todo cliente.
3. Configura la infraestructura para los proyectos: Contratos y otros documentos
Una vez que hayas cerrado un trato con un cliente, hay un par de cosas que siempre tendrás que hacer. Y si has leído hasta aquí, ya sabes lo que esto significa: automatización.
Por ejemplo, puedes crear una carpeta de Dropbox específica con cada nuevo cliente, o bien configurar un tablero de proyecto básico en Trello. ¿Qué pasa con el seguimiento del tiempo? Si estás utilizando una aplicación para hacer esto, también puedes crear un nuevo proyecto allí. Piensa en toda la infraestructura básica que necesitas al comenzar un nuevo proyecto y automatiza esa configuración. De esta forma, cada vez que consigas un nuevo cliente, podrás empezar a trabajar de inmediato.
4. Notifica a tu cliente cuando termines una fase o tarea del proyecto
A los clientes les encanta que les informes de cada novedad, si bien es un engorro escribir este tipo de mensajes. Si trabajas como la mayoría de los freelancer, lo más probable es que dividas los proyectos en fases más pequeñas. Si usas una aplicación dotada de una lista, puedes ir marcando cada tarea como completada y, por ende, configurar fácilmente una actualización automática. Cada vez que completes una fase, se informará a tu cliente de que está lista. Notificaciones para ellos y ninguna molestia para ti.
¿Cómo usas la automatización de tu negocio freelance? ¡Comparte tus ideas en los comentarios debajo de este artículo!
—
Pic: © Pexels
