Contratar freelancers: Consejos y Guía

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Contratar a un freelancer es para muchos aún algo desconocido. Pero los freelancers llegaron para quedarse y revolucionar el mercado de trabajo. La Covid-19, la falta de talento en IT y el deseo de más flexibilidad, han acelerado la necesidad y aceptación de trabajar con freelancers, profesionales independientes y autónomos.

Pero lo entendemos, contratar freelancers no es lo mismo que contratar a un empleado.

Si es la primera vez que te planteas contratar a un profesional independiente es posible que tengas preguntas como:

  • ¿Qué cambia para mí y para mi negocio?
  • ¿Qué debo hacer para contratar autónomos?
  • ¿Dónde puedo encontrar el talento adecuado?
  • ¿Cuánto cuesta contratar a un freelance?
  • ¿Puedo contratar a alguien en el extranjero?
  • ¿Cómo empezamos a trabajar juntos?

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Si te viste obligado a trabajar en remoto por la pandemia, puede que ya estés familiarizado con algunas herramientas de colaboración y comunicación, pero el paso de contratar a un freelancer es más complejo.

Para pequeñas y medianas empresas, contratar un freelancer es aprender un nuevo proceso de contratación, con detalles legales a los que prestar atención, nuevas formas de comunicación y también de trabajo.

Y ojo, esto no es un problema de las PYMEs únicamente. También las grandes empresas y sus departamentos de RR.HH aún están entendiendo cómo pueden gestionar e incorporar a sus contractors y freelancers a sus equipos.

Lo nuevo, da vértigo. Pero los beneficios de trabajar con freelancers y expertos independientes son enormes como para desaprovecharlos.

freelancermap lleva ayudando a empresas y freelancers a conectar desde 2005, cuando ya sabíamos que los freelancers eran piezas clave para las empresas. Ahora, en 2023, no es diferente y los freelancers son aún más necesarios.

Creemos que tener una mezcla de freelancers y empleados fijos (la llamada, blended workforce) es el futuro y estamos aquí para ayudarte a entender cómo los autónomos pueden formar parte de tu empresa y cómo puedes beneficiarte de ellos.

En este artículo te contamos cómo contratar freelancers, cómo beneficiarte de contratarlos y su experiencia, cuánto cuesta contratar un freelancer realmente y cuál es el proceso para contratarlo y ganarlo en tu empresa.

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Beneficios de contratar freelancers

Los freelancers son personas con unas características comunes: están acostumbrados a trabajar duro y son organizados en su trabajo.

Aún hoy, muchas veces son los propios freelancers los que tienen que convencer a los clientes de externalizar proyectos mencionando todas las ventajas que tiene contratar freelancers.

Aquí te listamos también que ganarás al trabajar con freelancers:

Beneficios de trabajar con freelancers:

  • Reducción de costes al poder contratar un experto a la carta solo por un tiempo concreto
  • A pesar de la creencia de que contratar freelancers es más caro que contratar un empleado, esto es un mito (lo veremos después en los costes de contratar un freelancer)
  • Los freelancers tienen la experiencia de haber trabajado en distintos proyectos y distintas empresas. Ganan experiencia mucho más rápidamente que empleados que se quedan varios años en una empresa.
  • Los freelancers asumen sus costes de formación personalmente (no tienes que preocuparte de ofrecerlos ni pagarlos y es algo que se toman muy en serio para seguir siendo competentes en lo que hacen)
  • La empresa no tiene responsabilidad de impuestos. El freelancer es dueño de su negocio y son ellos los que tienen que asegurarse de toda la burocracia, impuestos, etc.
  • La empresa tampoco paga por beneficios clásicos de un asalariado como vacaciones, días de enfermedad, pensión, seguros, etc.
  • Rapidez a la hora de empezar a trabajar. En lugar de esperar meses para atraer, entrevistar, seleccionar y contratar a un empleado, contratar a un freelancer puede ser cuestión de semanas, días e incluso horas!
  • Mejor rendimiento al estar trabajando con verdaderos expertos en la materia que quizás la empresa no podría permitirse contratar a tiempo completo
  • Acceso a más talento que ya no tiene que estar necesariamente viviendo en tu ciudad o país. Mercado global, a precios competitivos o accediendo a talento muy experimentado.
  • Menos jerarquías ofrecen un trabajo más rápido, el freelancer se incorporará a trabajar directamente con el resto del equipo responsable de el proyecto en cuestión.
  • Los freelancers traen un punto de vista objetivo y aportan nuevas ideas frescas e innovadoras.
Resumen de beneficios de trabajar con freelancers
Lista de ventajas de contratar freelance

Cuándo contratar un freelancer

Empresas de cualquier tamaño pueden aprovecharse de trabajar con freelancers. Incluso un freelancer podrá contratar otro freelancer que le apoye con sus proyectos.

¿Cómo saber que ha llegado la hora de contratar un freelancer? Hay una serie de situaciones que te lo estarán indicando.

1. Estás rechazando proyectos interesantes

La primera y más frustrante señal de que podrías necesitar ayuda externa es cuando comienzas a tener que rechazar proyectos que realmente te gustaría aceptar.

Esto incluye proyectos que son financieramente lucrativos o proyectos que parecen super emocionantes o son de empresas que siempre admiraste y con las que siempre soñaste trabajar.

En estos casos, recibir ayuda externa de otro profesional freelancer te permitiría delegar otros proyectos y poder aceptar este nuevo reto que sin duda querrías aceptar.

2. Te cuesta cumplir los plazos

Otra alerta que te indicará que sería buena idea contratar otro profesional, es que cada vez estés teniendo que invertir más tiempo personal en el trabajo porque cumplir con los plazos de entrega cada vez es un reto más grande.

Un freelancer te podría ayudar con ese exceso de trabajo.

La solución a una mayor carga de trabajo no tiene que ser siempre: ‘Solo tengo que trabajar más’.

Recuerda que mantener un equilibrio entre la vida personal y profesional es clave y que el degaste emocional también es una realidad entre los freelancers.

Esforzarse está bien pero en algún momento, vas a darte cuenta de que el trabajo que estás asumiendo es demasiado para una sola persona. Es entonces cuando empiezas a considerar seriamente contratar a otro freelance para que te eche una mano.

3. Ya no estás haciendo lo que se te da bien

Los freelancers y emprendedores crean sus negocios para ofrecer un producto, servicio o concepto que les apasiona y que saben que la gente necesita.

Esta pasión es clave del éxito del negocio. Sin embargo, conforme los negocios crecen, muchos acaban haciendo tareas que no son las que les apasionan.

Si estás invirtiendo demasiado tiempo en tareas que no son clave para tu negocio, seguramente también deberías considerar subcontratar este traabajo.

4. Tu equilibrio entre el trabajo y la vida privada se está deteriorando

Una de las razones principales por las que muchas personas inician sus propios negocios es porque quieren lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Tal como indica nuestro estudio freelancer, para la mayoría de los freelancers los principales beneficios de ser freelancer son la independencia, la libertad para poder elegir y controlar su tiempo.

Sin embargo, el problema es que, a menos que comiences a delegar parte de tu trabajo, el equilibrio por el que tanto has trabajado comenzará a deteriorarse.

5. Tus empleados no tienen las habilidades necesarias

Especialmente cuando surge una tarea o proyecto muy específico o que requiere una técnica muy concreta, puede que contratar a un freelancer sea la mejor opción.

Podría darse el caso de que simplemente no tengas a nadie en el equipo actual que pueda hacerlo ahora mismo. O que para completarla, necesitaría formación adicional.

Como ya hemos mencionado anteriormente, los profesionales independientes tienen mucha experiencia y te permitirá acceder a este know-how y exactamente las habilidades que necesitas.

Puedes contratarles para este proyecto concreto que los necesitas, el primer contrato acabará pero siempre podrás volver a contratarlos en el futuro si crees que han hecho un buen trabajo. De esta manera ahorrarás tiempo y dinero.

6. Las relaciones con tus clientes están sufriendo

Tal vez te perdiste una reunión con un cliente porque se te olvidó o no tuviste tiempo de prepararte tanto como quisieras. O quizás tienes una lista de trabajos no urgentes pero importante que quieres plantear a un clietne, pero no encuentras el tiempo porqu estás centrado en otras tareas.

Estos detalles son los que marcan la diferencia a la hora de construir relaciones duraderas con los clientes.

Nunca debes olvidar, que los clientes son la clave de tu negocio y no deberían sufrir porque pasas demasiado tiempo realizando tareas que podrías delegar a un profesional independiente.

Quizás ya te hayas reconocido en alguno de estos escenarios. Y si no, es problable que el lisatdo de beneficios te haya animado a decidirte a trabajar con un freelancer.

Desarrolladores web, ingenieros de software, analistas de sistemas, diseñadores UX/UI y otros perfiles técnicos pueden ayudarte

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Pero seguro que el precio es algo que también te preocupa. ¿Cuánto cuesta para la empresa trabajar con un freelancer?

¿Cuánto cuesta contratar freelancers?

Generalmente los freelancers facturan a las empresas por hora, por día o por proyecto. En primer lugar, para hacernos una idea,  vamos a analizar cuánto cobran distintos freelancers por hora.

Como los salarios de los empleados tradiciones, las precios de los freelancers varían en función de la industria, especialidad y experiencia del profesional.

Nuestro último estudio freelancer, en los que más de 2,500 profesionales trabajando en IT nos dijeron cuál era su precio por hora, descubrimos que en 2022 los freelancers cobran 98 $/hora de media.

De hecho, el 56% de los freelancers cobran entre los 75 y los 124 dólares por hora.

Cuanto cobran los freelancers en IT por hora en 2022 - Resultados estudio freelancer de freelancermap
En 2022, la tarifa horaria media de los freelancers es de 98 dólares.

Para muchas personas (y empresas) estos precios freelancer resultan muy altos a simple vista. Pues se tiende a pensar que la tarifa del freelancer sería, el salario neto que el profesional recibiría trabajando como empleado dividido entre las horas que el freelancer trabajaría.

Por supuesto, esto es erróneo y seguramente ningún freelancer trabajará bajo estas condiciones. 

No hay que olvidarse que el freelancer debe pagar sus propios impuestos, contribuciones a la seguridad social, jubilación, y también alocar recursos para posibles enfermedades, etc.

La empresa tiene también que entender el coste total de contratar un empleado en nómina para ella y no solo considerar lo que recibe el empleado.

La empresa asume: Costes y entrega del equipo de trabajo, días de vacaciones, formación, pagas extra de navidad, coche, desplazamiento, posibles bajas por enfermedad, seguros sociales, etc.

Costo de contratar freelancers vs. el costo de contratar empleados

Coste de un empleado Coste de un freelancer
Salario + impuestos y contribución social Tarifa del proyecto
Pago de las vacaciones 
Bajas por enfermedad
Contribución a los fondos de pensiones
Equipo, internet y mantenimiento de los mismos
Oficina y costes (electricidad, calefacción, etc.)
Coche, tarjeta de combustible, seguro del coche 
Comidas, frutas, snacks, etc.
Seguro médico
Formaciones y eventos
Otros beneficios (acciones, etc.)
Coste de reclutamiento en RR.HH

Con un ejemplo concreto, solo de contribución social en España, si un informático recibe 1.500 € al mes brutos, la empresa asume unos costes de seguridad social adicionales de 450 €. Es decir el salario real con contribuciones sería de 1.950 € (30% más de costes para la empresa).

Coste Seguridad Social para la empresa: 23,60% contingencias comunes + 5,5% desempleo en contrato indefinido + 0,20% Fondo de Garantía social (FOGASA) + 0,70% formación profesional

Sin embargo, el coste del freelancer será el coste del proyecto en cuestión que haya cotizado el freelancer o el total de número de horas x la tarifa / hora del autónomo.

Además, no hay que olvidar que el onboarding de un nuevo empleado suele llevar un mayor tiempo que el de un freelancer que está acostumbrado a cambiar de lugar de trabajo y es un especialista en su campo.

A menudo, los freelancers son capaces de ayudar a las empresas a optimizar sus procesos y de una forma están mejorando el rendimiento general de la empresa.


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El Problema: Recursos Humanos vs. Compras

Lo frecuente hasta ahora era que Recursos Humanos (HR) se encarga de contratar empleados y compras (procurement) se encarga de contratar profesionales y proyectos externos.

Así, los empleados son costes laborales que asume el departamento de Recursos Humanos, pero el pago al freelancer suponen costes operativos del departamento donde se incorpora el freelancer.

Los reclutadores en RR.HH tienen sus marcos y procesos para contratar empleados internos, pero no tienen los procesos definidos para contratar profesionales independientes. Tampoco el departamento de compras entiende a la perfección como tratar a estos contractors, que no son un bien sino un ser humano

Es por eso que el escenario ideal sería que el departamento de RRHH se encargará del proceso de contratación y onboarding de profesionales freelancer también.

De esta forma entnderían mejor cuando se requiere talento externo (freelancers) o cuando se puede alocar talento interno.

Cómo Contratar Freelancers en 6 Pasos

Si ya estás convencido del potencial y has decidido que quieres contratar un profesional independiente, estos son los pasos que tienes que dar para contratar un freelancer

Cómo contratar freelance en 6 pasos
Guía de 6 pasos para contratar freelancers

1. Define las habilidades principales que necesitas

«Necesito freelancer para trabajar con Shopify y nuestra tienda online»

«Necesito freelancer con experiencia en WordPress para rediseñar mi blog»

Ahora que has decidido que tu negocio necesita nuevo talento, es hora de pensar en el tipo de profesional que estás buscando.

Según nuestro estudio freelancer, las habilidades y expertise del freelancer son uno de los factores que garantizan el éxito de los freelancers. ¿Qué habilidades y conocimientos técnicos necesita el freelancer para completar el proyecto que tienes entre manos?

Por ejemplo, dominar cierto lenguaje de programación, escribir un tipo de contenido o cualquier otro conocimiento.

Cuanto más específicas sean esas habilidades, mucho mejor. Ya que serás capaz de encontrar a alguien exactamente con esa experiencia. 

Y no solo tendrás que pensar en las habilidades sino ir un poco más allá.

Por ejemplo, ¿tiene el proyecto una fecha de entrega fijada? o ¿es posible trabajar en el mismo 100% en remoto?

También deberás empezar a pensar en el presupuesto que vas a poder pagar pues será fundamental en futuras negociaciones y puede que te interese también compartirlo al principio.

Como freelancer, también es probable que te plantees contratar a otro freelancer para ciertos proyectos. En este caso seguramente tienes dos alternativas:

  • Contratar a alguien como tú: Esta opción sería la ideal si tienes mucha carga de trabajo y quieres que alguien se ocupe de parte de esos proyectos. Es decir, buscarás a alguien con tus conocimientos y habilidades que pueda sacar adelante los proyectos. 
  • Contratar a tu complemento: Esta opción sería interesante para vender más servicios a un cliente. Podéis aprender el uno del otro y ofrecer un abanico de servicios más amplio. Algunos tándem que funcionan bien: Desarrollo web + Diseño web o Product Owner + Software Developer

2. ¿Dónde contratar freelancers? Búsqueda de talento

Cuando ya sepas qué necesitas, tendrás que encontrar a esos freelancers con los que podrías trabajar. ¿Dónde vas a poder encontrar freelancers y contratarlos? Hay varias opciones:

#1 Anunciar la vacante en plataformas freelancer

Existen portales que no tienen costes asociados y en los que puedes publicar ofertas y contratar freelancers sin comisiones. 

Por ejemplo, si buscas perfiles técnicos, podrías publicar tu oferta gratis en freelancermap. Regístrate, indica que buscas freelancers y crea tu proyecto detallando que necesitas en unos minutos.

💡  Cómo Redactar un Anuncio de Trabajo Freelance Atractivo: Consejos y Ejemplos

Con el proyecto publicado, los freelancers serán los que activamente envíen sus CV y propuestas.

La otra opción dentro de la plataforma, es contactar directamente a los freelancers con la oportunidad en cuestións. Por ejemplo, puedes escribir a 100.000+ perfiles freelance en freelancermap.

A no ser que ya tengas a alguien en mente, esta modalidad requiere más tiempo y aunque puedes hacerlo de forma paralela. Te recomendamos que publiques tu anuncio en una plataforma freelance también.

2# Buscar en redes sociales

Las redes sociales también nos ofrecen un gran escaparate de profesionales freelancers. Si los freelancers son activos en los distintos canales quizás sea más sencillo para ti encontrarlos y directamente contactar con ellos.

Sino, puedes aprovecharte de los grupos que cada red ofrece. Por ejemplo, en Facebook, hay grupos de freelancers concretos por localizaciones o por especialidad. Aquí dos ejemplos:

También LinkedIn tiene estos grupos y buscando directamente perfiles en LinkedIn, te podrás ayudar de las recomendaciones de LinkedIn para saber lo que otros dicen de cada persona.

Otra opción es utilizar Twitter para encontrar talento introducciendo palabras clave o hashtags.

3# Recomendaciones

Esta es otra de las opciones más útiles. Si tienes contactos que ya han contratado freelancers para trabajar en sus empresas y les ha gustado su trabajo, pídeles que te conecten con ellos.

Si eres de lo que se preguntan si es seguro trabajar con freelancers, los testimonios de clientes de darán tranquilidad.

Los contactos directos te permitirán acceder a talento que quizás no tiene su propia página web o que no tiene un perfil en plataformas freelancer.

Hay estudios que dicen que alrededor de un 70% de los freelancers no tienen presencia online y no la necesitan para continuar trabajando.

3. Cómo elegir a un freelancer: La selección

Cuando ya tengas distintos candidatos, será hora de decidir qué freelancer es el más adecuado

Cuando tengas varios candidatos encima de la mesa te llegará el siguiente dilema. ¿A qué freelancer deberías contratar?, ¿qué freelancer es el más adecuado?

Llega la hora de filtrar entre todos los profesionales para decidir cuales encajarían contigo y tu proyecto. Aquí tendrás que ver la experiencia, la profesionalidad, los hechos y experiencia demostrables, etc.

Esta es nuestra checklist para preseleccionar freelancers:

  • ¿Te han enviado toda la información que pedías? Si no lo han hecho, rechaza la propuesta pues no presta atención a los detalles. A veces puede ser interesante pedir que incluyan una cover letter o una determinada palabra para descartar aquellos que vayan en automático.
  • ¿Te envían un mensaje personal y adaptado al proyecto? De nuevo si has dejado tu contacto y no te hablan directamente o no mencionan nada en concreto de tus requerimientos, también puedes descartar a este candidato/a
  • ¿Tienen una experiencia previa impresionante? Mira bien la experiencia previa a tiempo completo o con los últimos clientes con los que ha trabajado.
  • ¿Tiene referencias o testimonios? Lo mejor para saber si otros clientes han estado satisfechos es buscar lo que dicen de él, puedes buscar en su web o en su perfil freelancer
  • ¿Cómo fue la comunicación? Si el freelancer ha entendido que necesitas y la comunicación ha estado fluida, este puede ser el freelancer perfecto. No menosprecies este punto, una mala comunicación puede llevar todo el proyecto al desastre a pesar de tener una experiencia previa impresionante.
  • ¿Sensación general? Sigue a tu instinto, esa foto que tiene de perfil te inspira confianza y sientes que va a ser una buen activo para tu empresa, a por ello.
Preguntas para preseleccionar candidatos para trabajar como freelancers
Cómo filtrar los mejores freelancers entre todos los candidatos – Lista de preguntas

4. Realiza entrevistas con posibles candidatos

Tras el primer filtro, debes haberte quedado con un reducido grupo de candidatos que sigues considerando para tu proyecto. Dependiendo del proyecto pueden ser más o menos, pero entre 5 y 10 personas sería más que suficiente

Todas ellas están motivadas para afrontar el proyecto y tienen las habilidades exigidas. Lo que recomendaríamos ahora para tomar la decisión final sería una llamada de unos 15 o 30 minutos. 

Preferiblemente una videollamada o reunión virtual a través de Skype o Google Meets, donde podréis hacer las preguntas que necesites. Puedes empezar por tus candidatos favoritos y si ves que con 3 entrevistas ya tienes al mejor, no hace falta que inviertas más tiempo en esto.

5. Contacta con sus empresas anteriores en caso de duda

Si ya tienes a los finalistas, pero no eres capaz de decidir entre ellos, aún queda una cosa por hacer. Pregunta a antiguas empresas para las que trabajaron cómo les fue con ellos. Los buenos profesionales freelance siempre recibirán recomendaciones y puede que los freelancers ya hayan pedido feedback a sus clientes más satisfechos.

Puedes pedirle estas referencias al freelancer directamente o escribir a las empresas directamente si te sientes inseguro y se trata de un gran proyecto

Seguramente no les importará decirte lo felices que fueron trabajando con el freelancer en cuestión. 

6. Prepara el contrato

Por último, cuando todo está dicho y hecho, hay un paso final: elaborar el contrato para contratar al freelancer legalmente.

Puede que el freelancer ya tenga un contrato preparado que solo tendrás que firmar. Actualmente, existen programas como Bonsai que permiten a los freelancers gestionar todo su negocio desde esta aplicación, incluidos los contratos.

Así que no te extrañe si recibes directamente una copia digital del contrato freelance que solo tienes que firmar (también de forma digital).

Si eres tu quien quiere encargarse del contrato, puede que necesites ayuda legal para la redacción del mismo.

💡 Si necesitas ayuda para redactar el contrato para contratar a un freelancer, te sugerimos nuestro artículo «5 cláusulas imprescindibles en un contrato freelance«.

Puede que haya algunos profesionales que no les importe trabajar sin contrato, sin embargo recuerda que pueden ocurrir imprevistos y la mejor protección frente a cualquier eventualidad es tener un respaldo legal. Es decir, un contrato.

Algunos puntos que tienen que quedar definidos en el contrato son la gestión de los derechos de autor, si hay acuerdo de confidencialidad, o si hay cláusula de exclusividad o no competencia.

Unos consejos más para contratar freelancers

1. Comienza poco a poco

En primer lugar, no es necesario que empieces con un gran proyecto. Puedes empezar en pequeños pasos para entender esta forma de trabajo con profesionales externos.

Es decir, podrías empezar con una pequeña parte del proyecto total para ver si os entendéis y el trabajo juntos funciona. O alocar recursos para un pequeño test (pagado) para ver la forma de trabajar del freelancer.

2. ¿Cómo contratar a un freelance de otro país?

Esta es precisamente una de las ventajas de trabajar con freelancers. Al no tener que contratar al profesional como empleado y darle de alta como tal en la empresa, cualquier freelance de otro país podrá trabajar contigo.

Por ejemplo, en el campo del desarrollo de software, los desarrolladores de Argentina, o Egipto tienen una gran reputación.

Es decir, tendrás que seguir igualmente los pasos que hemos comentado para contratar un freelancer y al entregar el servicio, el freelancer te entregará una factura que tendrás que pagar al extranjero (te recomendamos Wise para pagos internacionales).

No obstante, te recomendamos igualmente que consultes la legalidad exacta de tu país.

Por ejemplo, las empresas americanas que trabajan con contratitas necesitan que éstos rellenen un formulario para poder reportar los gastos que hicieron al pagar a sus freelancers.

Si el freelancer es americano deberá rellenar el formulario W-8 y los freelancers internacionales (non US persons) deben rellenar el formulario W-8BEN si van a cobrar de un cliente americano.

3. Retén el mejor talento

Con los freelancers ocurre lo mismo que con los trabajadores tradicionales. Los mejores no van a tener problema en encontrar nuevos clientes. Por eso, como empresa, tendrás que hacerlo bien para construir relaciones que beneficien a ambas partes.

¿Cómo mantener a los freelancers en tu empresa?

  • Entiende tu estrategia a la hora de contratarlos
  • Ten un sistema de gestión del rendimiento para trabajar bien con los freelancers
  • Trátalos con profesionalidad y como compañeros y no subordinados
  • Integrales en el equipo
  • Dales el trabajo que les corresponde y apasiona
  • No busques aprovecharte y trátalos con respeto y valorandolos

Cómo trabajar con freelancers: Consejos para empezar

Has encontrado al freelance adecuado y lo has contratado, pero ¿cómo empezar el trabajo sin morir en el intento? 

Esta parte del artículo te guiará a través del proceso de incorporación, gestión y trabajo conjunto con freelancers.

Echemos un vistazo a los pasos necesarios para comenzar a trabajar con freelancers sin problemas:

#1 Decide el acceso que quieres darles

Antes de empezar a trabajar con un freelancer, es crucial que revises de antemano el tipo de acceso y la información que quieres que tenga. Esto es especialmente importante para las empresas que manejan información sensible.

Una vez que lo hayas decidido, proporciona acceso y permiso a las herramientas que el freelance necesitará para trabajar.

#2 Planifica una reunión de bienvenida (Kick-off) 

Una vez aclarados los derechos de acceso, llega la hora de incorporar al freelancer al equipo. ¿Cuál es la mejor manera de hacer esto?

1. Reglas básicas

Lo primero es lo primero: establece unas normas básicas. Esta es la parte en la que explicas al freelance exactamente lo que se necesita de él y le cuentas lo que puede esperar por vuestra parte. 

Esto os ayudará a evitar malentendidos desde el principio y a fomentar un buen ambiente de trabajo.

Además, si hay algún precedente legal que sea relevante en su trabajo, debes asegurarte de que el freelance lo conoce y lo cumple antes de empezar.

2. Documentación de incorporación

A continuación, es bueno tener una documentación preparada que facilite la incorporación de profesionales independientes. El propósito de estos documentos es ayudar a los freelancers a entender los términos y responsabilidades de su nuevo papel dentro de la empresa y el proyecto en cuestión

Una documentación de incorporación buena conseguirá:

  • Aumentar la eficiencia en el trabajo
  • Mejorar la transparencia entre usted y el autónomo y;
  • Crear una cultura de empresa más sólida.

3. Definid la comunicación

Como ya hemos dicho, comunicar tus expectativas os beneficiará tanto a ti como al freelancer. Por lo tanto, tendrás que tener claro qué tipo de comunicación quieres y esperas.

Por ejemplo, si esperas actualizaciones cada dos días o si te parece bien un check-in semanal, asegúrate de hablarlo de antemano. 

También puedes definir el método que prefieres para que se pongan en contacto contigo: ¿Es mejor llamarte directamente? ¿Un mensaje de WhatsApp? ¿Un mensaje de Slack? ¿Un simple correo electrónico? 

Igualmente puedes informar al freelancer, de que por ejemplo, contestarás a sus preguntas en un plazo de 24 horas. De esta manera, el freelancer sabrá a qué atenerse.

Si es necesario, también puedes explicar la política de reuniones o qué valoras el trabajo asíncrono.

4. Check-ins

Otro punto clave de este proceso de incorporación es agendar citas periódicas con el freelancer (sobre todo para proyectos largos).

Una vez que el proyecto haya comenzado, estas citas servirán para preguntarle cómo va y si tiene más preguntas.

Gracias a estás reuniones podrás ver si el freelancer está cómodo con el proyecto y el equipo y serás capaz de actuar si algo no está yendo bien. 

#3 Presentación de la empresa y los miembros del equipo

Una vez que hayas tenido la reunión de bienvenida, es hora de hacer que tu freelance se sienta bienvenido a la empresa ayudándole a integrarse en el equipo.

Asegúrate de que presentas al freelancer correctamente a otros miembros de la empresa, sobre todo aquellos con los que va a tener que trabajar directamente. Por ejemplo, puedes organizar una reunión con el único propósito de presentarle y definir su trabajo a lo largo del proyecto.

También es un buen momento para dar a conocer al freelancer los valores de la empresa. Lo más probable es que su freelance venga de un entorno diferente, más privado, y esto le ayudará a asentarse y a sentirse más cómodo, lo que podría contribuir a una colaboración más fructífera.

#4 Herramientas útiles para trabajar con autónomos

La tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión de equipos remotos. Hay muchas herramientas que puedan ayudarte tanto a ti como a tu freelance a tener más claridad en vuestras comunicaciones de trabajo. 

Ejemplos de herramientas populares para trabajar con freelancers:

  • Herramientas de contratación y RRHH: Bambee, Gusto, Zenefits, Xolo Teams
  • Gestión de proyectos: JIRA, Trello, Monday, Status Hero, Zoho, TeamGantt
  • Comunicación: Slack, Flock, Loom, Range
  • Gestión del conocimiento: Google Docs, Slab, Guru, Notion 
  • Gestión del tiempo: Time doctor, WebWork Time Tracker, HubStaff

Consejos generales para trabajar con autónomos

  • No micro gestiones: A los freelancers les encanta la libertad. Trabajan para cumplir tus objetivos y plazos, pero en sus propios términos. Por eso es importante que les dejes hacer lo suyo. 
  • Asegúrate de que estáis de acuerdo: Para ello, la reunión de incorporación mencionada anteriormente será clave. Define lo que podéis esperar el uno del otro, la frecuencia con la que os informaréis, el tiempo que tardará en llegar el feedback, el calendario exacto, etc.
  • Comuníquese con claridad: Como ya se ha dicho, la comunicación es crucial para trabajar con autónomos. Respete el tiempo de los autónomos y dé instrucciones claras para evitar malentendidos. 
  • Deja que hablen entre ellos: Si contratas a varios freelancers, deja que hablen entre ellos, discutan ideas y resuelvan problemas. De este modo, no sólo serán más productivos, sino que sólo tendrán que recurrir a ti si sus conocimientos combinados no son suficientes.
  • Respeta la ética de trabajo del freelancer: Los autónomos trabajan en unas condiciones especiales. Probablemente no seas su único cliente y puede que tengan que dar prioridad a otros proyectos si se acercan los plazos. Si todo el mundo comunica claramente sus plazos, no habrá nada que se interponga en el camino del éxito del proyecto.

Tu negocio puede ganar mucho gracias a autónomos y freelancers que pueden saltar a un proyecto rápidamente a la vez que tran gran experiencia a tu negocio. 

Comunícate con ellos, págales a tiempo y trátalos como te gustaría que te trataran a ti.

Piensa en los beneficios a largo plazo y construye una relación sólida con aquel profesional que se adecue a tus requerimientos. Hoy en día, esta es la piedra angular de un negocio exitoso.

Esperamos que este artículo te resulte útil y que freelancermap pueda ayudarte a conectar con el mejor talento tecnológico.

Si aún no sabes 100% seguro si contratar a un freelancer es para ti o tienes cualquier pregunta, déjanos un comentario o contacta con el equipo de freelancermap.

¡Estaremos encantados de ayudarte con tu contratación freelance!

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Natalia Campana

Natalia Campana forma parte del equipo internacional de www.freelancermap.com. Enamorada de las nuevas tecnologías y la interculturalidad, tras reunir diferentes experiencias laborales trabajando en varios países como EE.UU, Reino Unido o Alemania, ahora centra sus esfuerzos en ayudar a freelancers a encontrar nuevos proyectos y clientes a nivel mundial.

Por Natalia Campana

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