Si eres autónomo, es probable que tu negocio te obligue a viajar frecuentemente para visitar un cliente, un seminario o una feria. Si es así, necesitas saber cuáles son los tipos de gastos de viaje que existen y cómo puedes facturarlos y deducirlos correctamente de tus impuestos. En este artículo nos focalizamos en los gastos de viaje en España.
- ¿Qué son los gastos de viaje?
- Condiciones para la deducción
- Gastos deducibles
- Pedir una deducción
- Gastos de viaje y cliente
¿Qué son los gastos de viaje?
Si tienes que viajar a algún lugar para ejercer tu profesión, los costes en los que incurres son los denominados gastos de viaje (también conocidos como viáticos en otros países). Pueden ser visitas a clientes así como cursos de formación o ferias comerciales.
¿Puede un freelance deducir los gastos de viaje?
¡Sí! Con la reforma de la Ley de Autónomos del 2017 se establecieron reglas para deducir estos gastos y hacer ahorrar mucho dinero a los trabajadores autónomos.
Condiciones para la deducción
Solo lo que está reconocido por la oficina de impuestos (Hacienda, en el caso de España) se puede deducir. Para poder deducir los gastos de viaje de los impuestos, es necesario:
1. Demostrar que los gastos están directamente relacionados con tu actividad económica
Hacienda comprueba con mucha atención esta información, por eso es imprescindible incluir y justificar solamente los gastos relacionados con tu negocio freelance y no intentar deducir gastos personales.
2. Documentar y registrar todos los gastos
Como freelance, eres responsable de asegurarte que tus gastos estén debidamente documentados y facturados en tu contabilidad. Es muy importante mantener un registro detallado y preciso con todas las facturas (originales) relacionadas con el viaje. En este caso, un billete o un ticket no son suficientes. Además, no olvides guardar cualquier prueba que documente que hiciste ese viaje por trabajo (como un email o una invitación a una feria).
3. Los gastos deben ser pagados de manera electrónica
Los pagos que se efectúan en efectivo no serán deducibles, por eso acuérdate de pagar siempre de forma electrónica, con tarjetas de crédito, débito o transferencias electrónicas.
Gastos deducibles
¿Qué gastos de viaje se pueden deducir? En general, puedes deducir cualquier gasto relacionado con viajes con fines comerciales (y no con viajes realizados por motivos privados o personales). Sin embargo, dependiendo de dónde vivas, los gastos que puedes deducir pueden variar, pero en general, la oficina de impuestos en la mayoría de los países distingue entre estos tipos de gastos de viaje:
Dietas
Son los gastos generados por alimentación relacionados con tu actividad comercial (por ejemplo una comida con un cliente en un restaurante).
Este tipo de gasto puede ser deducido si está directamente relacionado con tu actividad profesional y además, tendrás que pagar de forma electrónica (con tarjeta) y no con dinero.
Recuerda que no se reembolsará cada euro que gastes. La ley establece que los gastos de dietas deducibles son:
- máximo 26,67 € diarios (en España)
- máximo 48,08 € diarios (en el extranjero)
Kilometraje
Muchos freelancers utilizan su propio vehículo para desplazarse y por eso se ha establecido un precio por kilometraje (actualmente 0,28€ por km) que cubre:
- gasolina
- desgaste del coche
- seguro
- Impuestos del vehículo
💡 Podrás deducir el kilometraje completamente solo si el uso del coche está relacionado al 100% con tu actividad (por ejemplo si eres un taxista o tienes una autoescuela). En todos los otros casos, será posible deducir el 50% del IVA de los gastos, siempre que puedas comprobar que tuviste que utilizar el vehículo por motivos laborales y presentando una factura.
Manutención (hoteles) y estancia (alojamiento)
Si tienes que quedarte a dormir en otra ciudad o país, incurrirán gastos de estancias en hoteles u otro tipo de alojamiento y podrás deducirlos fácilmente.
En caso de pernocta, el importe máximo de la dieta diaria sube a 48,08 € dentro del territorio español y a 91,35 € fuera de España.
Otros gastos
Los gastos de viaje adicionales son todos aquellos que no se incluyen en las categorías anteriores, pero que, no obstante, se relacionan con los desplazamientos vinculados a tu actividad. Estos pueden incluir el costo de la entrada para una feria o un congreso, el coste de uso de internet en el hotel, facturas telefónicas o incluso vestuario que hayas tenido que comprar específicamente para esta ocasión.
Cómo pedir la deducción
Si las facturas cumplen con las condiciones explicadas antes, podrás pedir su deducción. Deberás declarar los gastos en tus declaraciones en un plazo máximo de 4 años a partir de la fecha de emisión de la factura.
Cómo calcular los gastos de viaje correctamente con tus clientes
Si emprendes un viaje en nombre de un cliente, puedes cobrar los gastos asociados al mismo. Sin embargo, es importante que discutas con él las condiciones. Si el cliente acepta cubrir los costes incurridos, debéis decidir un método de facturación adecuado. Hay 3 variantes:
#1 Incluir los gastos del viaje en la propuesta inicial
En este caso los gastos totales del viaje se calculan con anticipación y se incluyen en el precio para el servicio que ofrecerás al cliente. Es importante enumerar los costes adicionales de manera transparente y justificarlos al cliente.
💡 Establece los costes con un cierto margen para que al final todos los gastos estén cubiertos y no tengas que renegociar.
Esto puede parecer más caro al final, pero también significa mucho menos papeleo. Esta variante funciona mejor cuando los costes de viaje no son demasiado altos.
#2 Facturar los gastos al final (impuesto sobre las ventas incluido)
En este caso adelantarás tu el dinero y luego tendrás que preparar una nueva factura para el cliente.
📚 Lectura interesante: Como manejar los pagos tardíos
#3 El cliente paga los gastos de viaje individualmente
La última opción es que el cliente pague los costes de viaje de forma individual. Los autónomos primero enumeran los gastos en su contabilidad y con el reembolso del cliente se igualarán otra vez.
Recuerda: la única forma de beneficiarte de los privilegios fiscales relacionados con los gastos de viaje es registrar y documentar exhaustivamente todos los costes. ¿Viajas a menudo como autónomo? Si es así, ¡esperamos que este artículo te haya resultado útil!
