Como afrontar y manejar los pagos tardíos siendo freelancer

17.04.2019

Es la pesadilla de todo freelancer: que te paguen tarde. En el mejor de los casos, ocuparte de eso te hace perder un tiempo muy valioso que podrías emplear en trabajar o en disfrutar de la vida. En el peor, los pagos tardíos hacen que seas incapaz de hacer frente a pagos esenciales como tu alquiler.

Perseguir la morosidad es un gran problema para las PYMES, freelancers y los trabajadores autónomos. Si los clientes no pagan las facturas a tiempo, no tendrás efectivo y tu negocio freelance podría tener problemas a largo plazo.

Y cómo casi todo freelancer ha tenido o va a tener esta experiencia, hemos hecho una lista con consejos para cobrar una factura y creado varias plantillas de recordatorios de pago que te ayudarán a que un cliente moroso pague el dinero que te debe.

 

1. Recordatorio de pago amistoso (1er Recordatorio)
2. Recordatorio formal (2° Recordatorio)
3. Carta de reclamación de pago (3er Recordatorio)


Prevención - Prevenir es mejor que curar

 

Prevenir un problema es normalmente mucho mejor que tratar de solucionarlo una vez ha ocurrido. Lo mismo ocurre con pagos tardíos y facturas vencidas pendientes de cobrar.

La mejor manera de asegurarte y prevenir esta situación es con un buen contrato.

Allí se establece cuando se supone que te tiene que llegar el pago y esto te protegerá legalmente.

Otra solución es fijar un pago por adelantado o un depósito. Por ejemplo, recibir parte del dinero una vez que la mitad del proyecto esté completado. Otra opción para proyectos a largo plazo es fijar metas o hitos a lo largo de dicho proyecto para los que se irá recibiendo dinero.

Puede que te cueste un poco encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades y también convencer a tus clientes, pero merece la pena.

 

En segundo lugar, asegúrate de que no tiras piedras sobre tu propio tejado. Un error común con los escritores freelance es tener una cláusula en el contrato que dice que se te pagará cuando tu trabajo se publica tu trabajo.

Imagina que has mandado un artículo hace seis meses y no es hasta ahora que el cliente ha decidido incluirlo en su newsletter, no es tu culpa y tampoco es tu trabajo publicar el contenido. Ten cuidado con este tipo de cláusulas en los contratos.

Si la prevención no funcionó, es hora de que hagas un seguimiento con recordatorios de pago al cliente hasta que cobres la factura impagada.

 

¿Cómo hacer un recordatorio de pago?

 

Un recordatorio de pago es, como su nombre indica, una solicitud a un cliente (deudor) a que page por un servicio que está imagado. (En nuestro ejemplo, el pago por servicios prestados por el trabajador autónomo).

No existen requisitos legales especiales ni formatos particulares para los recordatorios de pago. Por lo tanto, el recordatorio puede hacerse:

  • Por escrito - Carta, fax o correo electrónico
  • Verbalmente - Llamada telefónica o pasando por la oficina del cliente.


Por lo general, los empresarios piensan que tienen que contactar al deudor al menos tres veces antes de poder emprender acciones legales. Sin embargo, después del primer recordatorio, el deudor ya está en mora. Eso significa que tiene que el cliente moroso debe hacerse cargo de todos los demás gastos en los que se incurre al perseguir el pago atrasado.

Después de enviar el primer recordatorio (que es siempre un “recordatorio amistoso"), el deudor a veces esperará que haya más recordatorios antes de pagar. Como hemos dicho, esto es una idea general en el mundo de los negocios.

 

¿Cómo funciona esto en el ámbito del freelance?

 

Has completado tu trabajo en el tiempo pactado y de forma profesional y por tanto has enviado la factura a tu cliente por el trabajo realizado. Sin embargo, el cliente no paga antes de la fecha de vencimiento (que puede variar pero recomendamos de 7 a 14 días tras entregar la factura). Si trabajas como freelancer a tiempo completo, no puedes ignorar esta situación.

 

Aquí tienes varios ejemplos y plantillas de recordatorios de pago para perseguir esos pagos tardíos.

 

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Plantilla de recordatorio de pago amistoso

 

1er recordatorio en WORD

1er recordatorio en PDF

1er recordatorio en PPT

Para empezar a perseguir el cobro que ya deberías haber recibido, debes mantenerte amable y simple. Sólo tienes que enviar un correo electrónico o llamar al cliente como lo harías normalmente. Confirma que recibieron tu factura, y pregúntales cuándo deberías recibir el dinero pendiente.

Este será primer recordatorio de pago o recordatorio amistoso. Si el cliente no le paga antes de la fecha de vencimiento, es hora de que se ponga en contacto con el llamado "primer recordatorio" o "recordatorio de pago amistoso".

La factura ya está vencida pero el momento exacto en el que querrás contactar con el cliente depende de ti y de la fecha de vencimiento que tengas en tus condiciones. Si son 30 días, podrías por ejemplo esperar una semana. Si es un pago a 15 días, espera 3 o 4 y contacta con el cliente.

 

Como regla general, el primer recordatorio:

  • Se escribe de una manera educada y amistosa
  • No es necesario dar un plazo para el pago
  • No hay amenaza de ciertas consecuencias legales
  • Informa de que estás esperando el pago cuanto antes

 

Si el cliente sigue ignorando la solicitud de pago, ya tendrás tiempo de cambiar la forma de comunicarlo.

 


¿Qué incluir en el primer recordatorio de falta de pago?
 
  1. Nombre y dirección del emisor de la factura (el freelancer)
  2. Nombre y dirección del cliente
  3. Número de cliente, número de factura y fecha de factura
  4. Fecha de envío del recordatorio
  5. Menciona que es el primer recordatorio de pago
  6. Fecha límite para pago de 5 a 10 días
  7. Descripción de los servicos ofrecidos
  8. Impuestos y descuentos - si se aplican
  9. Importe pendiente de pago
  10. Resumen de otras acciones en el proceso de reclamación
  11. Formas de pago para el freelancer


Consejo extra para enviar el primer recordatorio amistoso

Con el fin de dar al cliente la oportunidad de cumplir con el plazo, es conveniente que le escribas un día laborable. La intención de esta primera carta de recordatorio es recibir el pago, así que dale al cliente la oportunidad de leer tu correo electrónico.

No te olvides de mantener la naturalidad y ser amable, porque aún no sabes el motivo de demora en el pago. La factura vence por muchas más razones (además de no querer pagarla voluntariamente), así que no lo tomes como algo personal.

 

Carta de solicitud de pago: Plantilla segundo recordatorio formal

 

Si el cliente no reacciona al primer recordatorio de pago, envía un segundo recordatorio solicitando el pago formalmente.

El formato y estructura del recordatorio es similar al del primero. Incluye información sobre el proyecto, el cliente y sus datos y detalles de pago.


¿Cuándo mandar el segundo recordatorio de pago?

El tiempo que pasará entre el primer y segundo recordatorio dependerá de si ya habías dado un plazo en el primero. Si solo enviaste un e-mail o hiciste una llamada sin fecha límite, podrías esperar unos 10 días antes de enviar un segundo recordatorio. Pero esto es solo una sugerencia.

Igual que con el primer recordatorio, asegúrate de que la fecha límite sea un día laboral.

Como el cliente ya ha sido notificado de que hay un importe vencido, está obligado a pagar no sólo el importe principal de la factura, sino también los gastos adicionales que puedan surgir (intereses y recargos por demora). 

A partir del segundo recordatorio podrás añadir un cargo por retraso. La cantidad del cargo por mora debe aumentar de acuerdo con los esfuerzos necesarios por el freelancer para cobrar la factura. Puede ser un importe fijo como $5 - $10 dólares o un porcentaje del monto adeudado.

También puedes llamar al cliente y recordarle telefónicamente que aún estás esperando que te paguen por tus servicios. Algunas personas realmente necesitan que les recuerden las cosas más de una vez (especialmente cuando deben dinero).

 


¿Qué incluir en el segundo recordatorio de falta de pago?
 
  1. Nombre y dirección del emisor de la factura (el freelancer)
  2. Nombre y dirección del cliente
  3. Número de cliente, número de factura y fecha de factura
  4. Fecha de envío del recordatorio
  5. Menciona que es el segundo recordatorio de pago
  6. Fecha límite para pago de 5 a 10 días
  7. Descripción de los servicos ofrecidos
  8. Impuestos y descuentos - si se aplican
  9. Honorarios por demora y otras acciones en el proceso de reclamación
  10. Importe pendiente de pago
  11. Formas de pago para el freelancer

 

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Modelo de carta de reclamación de pago - 3er recordatorio

 

Reclamación de pago en PDF

Reclamación de pago en PPT

 

Si el pago todavía está atrasado y su cliente tampoco reacciona al segundo recordatorio, ahora toca enviar una carta de reclamación de pago. El tercer recordatorio se denomina a veces "último recordatorio" o "carta de reclamación de deuda".

Esta última carta será enviada después de la fecha límite establecida en el segundo recordatorio. Si no fijó ningún plazo en el segundo recordatorio, podría considerar un intervalo de unos 15 días después de la fecha de vencimiento

En el 3er recordatorio, tendrás que definir un plazo final para el pago e informarás al cliente de que se emprenderán acciones legales en caso de impago antes de la fecha. Esta información del 3er recordatorio mostrará al cliente que es un asunto serio y que no dería haber ignorado los recordatorios anteriores.

En este punto, factura al cliente por separado los intereses devengados y los recargos por demora. El tercer período de recordatorio debe ser el más corto (sugerimos un plazo de 5 días).

Sugerencia: Las cosas se están poniendo serias. Aquí es cuando escalas el tema. El contacto regular en la compañía no está dispuesto a pagarle. Llama a sus superiores. Es posible que no hayan recibido la notificación y que tengan más poder en la compañía para hacer las cosas. Tal vez quieras probar con el departamento de contabilidad también.


Información necesaria en la reclamación de pago final:
 
  1. Nombre y dirección del emisor de la factura (el freelancer)
  2. Nombre y dirección del cliente
  3. Número de cliente, número de factura y fecha de factura
  4. Fecha de envío del recordatorio
  5. Menciona que es el tercer (y último) recordatorio de pago
  6. Fecha límite para el pago
  7. Honorarios por demora y otras acciones en el proceso de reclamación
  8. Importe pendiente de pago
  9. Formas de pago para el freelancer

 

Consejos al enviar el 3er recordatorio

 

En este punto, es posible que tengas verdaderas dificultades para pagar tus gastos y seguro que enfadado con el cliente de haber tenido que llegar a este punto para cobrar. Aunque el tono amable del primer recordatorio se haya ido, debes mantener siempre la profesionalidad.

No deberías mostrar tu enfado sino mostrarle al cliente que tiene una última oportunidad de hacer lo que debería haber hecho por mucho tiempo.

A menudo, cuando les comentes que vas a hablar con un abogado o con un cobrador de deudas, el cliente enviará el pago de inmediato.

Si no es así y no hay respuesta, debes tomar acción legal e iniciar un proceso monitorio. No permitas que los clientes, sin importar cuán grande o importante sea, te pisoteen y se queden sin pagar por algo que tu mereces cobrar.

 

Opción A: Humillación pública

Las cosas se ponen feas cuando no te han pagado desde hace más de ocho semanas. La respuesta debería ir acorde con la situación. Ni la opción A ni la opción B son muy agradables, pero se pueden hacer de forma amable. La opción A es abordar el problema en público, y hoy en día eso significa Facebook o Twitter. Enviar un mensaje que todo el mundo (incluidos otros freelancers) pueda ver, daña a la compañía. La mayoría intentará solucionar el problema lo más rápido posible para evitar una mala reputación.

 

Opción B: Busca un abogado

Cuando todo lo mencionado anteriormente no es suficiente y la suma que se te debe es significante (piensa en más de $ 5,000), buscarse un abogado puede que no sea la opción más agradable, pero igual es la única que te queda.

Asegúrate de tener en cuenta cuánto tiempo  y dinero vas a emplear en abogados, porque quizá simplemente no vale la pena. Pero si es una opción viable, ve a por ella. Tienes un contrato y has cumplido tu parte, ahora el cliente debe cumplir la suya.

 

Otras plantillas para freelancers:   Plantilla carta confirmación de pedido   Plantilla de factura   Plantilla propuesta freelance

 

¿De qué modo afrontas que te paguen tarde? ¡Háznoslo saber en la sección de comentarios debajo del artículo!

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