Cómo preparar reuniones virtuales – Consejos para freelancer

07.10.2015

Las reuniones virutales son para algunos una cosa del futuro que se va introduciendo poco a poco en nuestro día a día. Para otros no hay nada mejor que una comunicación cara a cara entre el jefe y los demás empleados.

Lo que te interesa saber como freelancer es que este tipo de reuniones son cada vez más frecuentes y que tendrás que asistir a más de una a lo largo de tu carrera. Trabajar desde casa es una situación cada vez más frecuento y como freelancer tendrás que estar preparado para esta ocasión. Te traemos una lista de consejos que te ayudarán en cualquier reunión virtual a la que asistas y que te ayudarán a ser escuchado.

1. Prueba tu equipo
Parece y es un paso obvio, pero siempre tendemos olvidar las cosas más sencillas. Por eso, por a prueba todo tu equpipo antes de que empiece tu reunión virtual. Es mejor que tengas tiempo de reaccionar, por eso te recomendamos que pruebes todo el equipo la noche anterior y de nuevo una hora antes de que empieze la reunión. Por supuesto, tener una opción B es siempre una buena idea. En definitiva, asegurate de que todo el equipo está preparado para la reunión y de que sabes que hacer en caso de que algo falle.

2. Expresate de forma clara
La segunda cuestión que no se te debería olvidar es que no estás en una reunion tradicional. Muchos de los participantes pueden perder el hilo de la reunión, o bien porque no pueden verte, o bien porque no pueden evitar realizar otras cosas al mismo tiempo al estar sentados enfrente del ordenador. Habla alto y claro y expresate de la manera más sencilla y directa que puedas. De esta manera mantendrás la atención de los demás miembros y te asegurarás de que te entienden en todo momento.

3. Evita realizar varias tareas al mismo tiempo
Cuando tengas una reunión virtual y especialmente si estás en tu casa, será muy tentador continuar haciendo otras cosas que tienes pendientes mientras estás en dicha reunión. Comprobar los correos electrónicos, coger algo de la nevera o hablar al mismo tiempo por el móvil son cosas que se te pasarán por la cabeza. Prestar atención es de suma importancia en las reuniones virtuales y es muy fácil perderse, ya que necesitamos un esfurzo adicional al no tener nuestro interlocutor delante. Se consciente de ello y fija algunas normas que deberás seguir para asegurarte de prestar toda la atención necesaria en la reunión.

4. Silencia el micrófono
Ten siempre en cuenta el ruido de fondo que causa tu micrófono. Si hay veinte personas atendiendo a la reunión y todas producen un ruido de fondo con su micrófono, será complicado que os entendáis los unos a los otros. Da igual que sea el maullido de tu gato o simplemente el ruido estático que se produce, acuérdate de silenciar el micrófono. Si alguien más silencia el suyo te puedo asegurar que será mucho más facil entablar una conversación y escucharse los unos a los otros.

5. Déjate oir
Este último consejo es crucial en cualquier reunión, no seguirlo podría ser idéntico a no haber asistido a la reunión. Asegurate de que tienes una agenda antes de asistir a la reunión y que sabes como plantear los temas que te interesa tratar. Como freelancer tendrás que presentar en muchas ocasiones la parte del proyecto que te corresponde. Lanza tu mensaje y déjate oir a través de todos los canales necesarios. Si necesitas mandar un e-mail con anotaciones con anterioridad, hazlo o anade anotaciones en la presentación. Explica lo que planeas hacer y asegurate que todos te entienden.
Tener estos consejos en cuenta igual no hará las reuniones más placenteras, pero si conseguirán que tu presencia cuente.

Otro de los aspectos que puede ser importante al trabajar con clientes internacionales y a la hora de hacer reuniones con ellos, es tener en cuenta la diferencia horaria entre países. Fíjate también en este punto a la hora de fijar la hora de la reunión.

Imagen: © ArtmannWitte - fotolia.com
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