Profileimage by Stasja Yudovych Projektmanagerin, Projektleitung, IT-Projektmanagement from Hamburg

Stasja Yudovych

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Last update: 23.08.2023

Projektmanagerin, Projektleitung, IT-Projektmanagement

Company: Ayudantes GmbH
Graduation: Bachelor
Hourly-/Daily rates: show
Languages: German (Native or Bilingual)

Skills

  • 9 Jahre Erfahrung in der Anwendung von MS Office 365 (Excel, Sharepoint etc.) 
  • 2 Jahre Erfahrung in der Anwendung und Konfiguration von Jira und Confluence 
  • 4 Jahre Anwendung von CMR-Tools 
  • 4 Jahre Erfahrung im Projektmanagement 
  • 4 Jahre Erfahrung in der Koordination und Steuerung im Projektumfeld 
  • 3 Jahre Erfahrungen als Projektmanagerin 
  • 4 Jahre Erfahrung in der Analyse und Konzeptionierung 
  • 4 Jahre Erfahrung im IT-Projektmanagement 
  • 4 Jahre Erfahrung mit Workflow-Tools 


Fachliche Schwerpunkte:
Project Management Office (PMO), Projektmanager, SCRUM Master (PSM I) Anforderungsmanagement, NGO- Management, Sozialberatung

Project history

01/2023 - Present
Teilprojektleiterin für den Bereich der EFA Nachnutzung

  • Analysieren und Erstellen von Umsetzungskonzepten  
  • Anforderungsmanagement mit Analysen, best practises, Dokumentation 
  • Projektziel-Monitoring mit Meilensteinplanungen 
  • Aufbereiten von Daten und Informationen für Führung 
  • Steuerung und Nachhalten innerhalb der Fachbereiche und Linie 
  • Unterstützung der Projektleitung 
  • Erstellen von Meetings uns Workshops mit Vor- und Nachbereitung 
  • Schnittstelle zwischen verschiedenen Stakeholdern und Fachbereichen 
  • Coaching und Unterstützung von Umsetzungsverantwortlichen  
  • Koordination und Monitoring  
  • Eskalationsmanagement 
  • Prozessoptimierungen mit Analysen im Bereich der Geschäftsprozessen 
  • Entwickeln und Umsetzen von Kommunikationsstrategien in der Linie 
  • Optimierungen innerhalb der Umsetzungsprojekten 
  • Unterstützung im PMO 
  • Protokollieren und Nachhalten von Aufgaben 
  • Unterstützung in der Prüfung und Anpassung der FIM-Bausteine (Datenfelder und Prozesse) 
  • Begleitung der APP-Konfiguration in den Referaten 
  • Teilprojektleiterin für den Bereich der EFA Nachnutzung 

09/2021 - 12/2022
Bundesweites Digitalisierungsprojekt in der öffentlichen Verwaltung

  • Anforderungsmanagement: Erfassen und Weiterentwicklung von User Stories, Prozessanalyse   
  • Modellierung und Digitalisierung von Antragstrukturen und Prozessen für Verwaltungsleistungen 
  • Vereinheitlichung und Abstimmung der Inhalte, Prozesse und Nutzerreisen zwischen den Ländern  
  • Konzeption und Durchführung von Workshops 
  • Initiale Erstellung und Betreuung unterschiedlicher Reporting und Controlling Tools 
  • Interne Teamkoordination und Ressourcenverwaltung 
  • Initiale Erstellung und Einführung von neuen internen Prozessen zur Verbesserung der Kooperation und Kommunikation im Team (Workfkow) 
  • Identifizierung und Umsetzung von Prozessverbesserungen  
  • Steakholder- und Schnittstellenmanagement 
  • Tlw. Leitung und Teilnahme an allen Regel-Meetings im agilen Kontext, u.a. Daylies, Weeklies, Refinement, Plannings und Retrospektiven  
  • Initiale Erstellung und Einführung eines neuen Ticket-Schemas in Jira 
  • Status Tracking, Erstellen von Berichten, Zusammenstellung von Unterlagen  
  • Erstellung und Pflege von Aufwands- sowie Terminplänen  
  • Strategische Unterstützung durch Auswahl, Priorisierung von Projektbestandteilen  
  • Knowledge Management/Wissensmanagement, durch Dokumentation, Bereitstellung von Unterlagen, Schaffung von Möglichkeiten zur Wissensteilung in Confluence 
  • Verfolgung offener Punkte mit den Verantwortlichen für die Maßnahmen und Erleichterung von Diskussionen für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Teams  
  • Onboarding neuer Teammitglieder  

08/2021 - 11/2022
Gestaltung und Begleitung einer umfangreichen Gesetzesreform auf Landesebene im Bereich der kommunalen Finanzen

  • Anforderungsmanagement 
  • Unterstützung der Projektleitung, v. a. bei Organisation und Moderation von Facharbeitsgruppensitzungen 
  • Aufbereitung von Dokumenten und Präsentationen  
  • Begleitung und Protokollierung der Arbeitsgruppensitzungen 
  • Erstellung und Bearbeitung von Word-, Excel- und PPT-Templates 
  • Erstellung der Gesamtdokumentation der Projektfortschritte und -ergebnisse 
  • Grafische Arbeiten in Abhängigkeit vom Kunden-CD 

02/2020 - 12/2020
Entwicklung eines Fachkonzepts zur Optimierung der sozialräumlichen Infrastruktur im Bereich der “Offenen Altenhilfe”

  • Aufsetzen der Projektkonzeption nach Vorgabe des Auftraggebers (Projektstruktur, initiale Problemanalyse, Operationalisierung der Projektziele, Fördermittelmanagement) 
  • Überwachung und Sicherstellung der Programmziele und Timeline  
  • Status Tracking, sowie Erstellung von Berichten und Zusammenstellung von Unterlagen 
  • Stakeholder-Kommunikation  
  • Ressourcen-/ Personaleinsatzplanung 
  • Identifizierung und Umsetzung von Prozessverbesserungen 
  • Aufsetzen und Koordinierung der Schulungsinhalte (Steuerung des Trainingspersonals) 
  • Knowledge Transfer / Wissensmanagement (durch Workshops und entsprechende Dokumentation) 
  • Multiplikatoren-Schulung / Coaching der Projektbeteiligten hinsichtlich kultureller und sozialer Kompetenzen im Umgang mit den Kunden 
  • Behördenkommunikation
  • Sozialberatung 
  • Mitarbeiterakquise (v.a. ehrenamtliches Personal) 
  • Aufnahme, Analyse und Beschreibung aktueller Probleme und Risiken 

10/2019 - 10/2020
Digitale Transformation von Teilhabestrukturen für Menschen mit eingeschränkter Mobilität während der Corona-Pandemie - Digitalisierung der Zivilgesellschaft

  • Anforderungsmanagement 
  • Aktivitätsplanung für durchzuführende Maßnahmen, Abwesenheiten, Urlaube, etc. 
  • Aufnahme, Analyse und Beschreibung aktueller Probleme und Risiken 
  • Fachliche Unterstützung der Projektleitung, v. a. Organisation und Moderation von Workshops, Einzel-Interviews, Dienstberatungen, Fortbildungen und Stakeholder-Meetings 
  • Schulung und Coaching Projektmitarbeitenden (intern und extern) 
  • Konsolidierung und Pflege von Status-Reports für verschiedene Verwendungszwecke  
  • Erstellen von Dokumentationen, Verwendungsnachweisen und Entscheidungsvorlagen 
  • Monitoring und Tracking der Status Reports und Controlling von Budgets 
  • Koordinierung der Workstreams / Teilprojekte mittels Meilensteintracking und Status-meetings, sowie Aufbereitung der verschiedenen Projektinformationen 
  • Schnittstellenkommunikation zwischen den beteiligten Stakeholdern (interne Abteilungen und beteiligte Leistungserbringer) 
  • Sozialberatung von Klient:innen 

07/2019 - 09/2020
Begleitung und Betreuung eines Transformationsprozesses im Rahmen der Einführung einer Franchisepartnerschaft

  • Stärkung des bürgerlichen Engagements und Ehrenamtes sowie Einführung von digitalen Services z.B. online Wegweiser für Betroffenen o.ä 
  • Aufsetzen der Projektkonzeption nach Vorgabe des Auftraggebers (Projektstruktur, initiale Problemanalyse, Operationalisierung der Projektziele, Fördermittelmanagement) 
  • Überwachung und Sicherstellung der Programmziele und Timeline  
  • Status Tracking, sowie Erstellung von Berichten und Zusammenstellung von Unterlagen 
  • Stakeholder-Kommunikation  
  • Ressourcen-/ Personaleinsatzplanung 
  • Identifizierung und Umsetzung von Prozessverbesserungen 
  • Aufsetzen und Koordinierung der Schulungsinhalte (Steuerung des Trainingspersonals) 
  • Knowledge Transfer / Wissensmanagement (durch Workshops und entsprechende Dokumentation) 
  • Multiplikatoren-Schulung der Projektbeteiligten für die verwendete Hard- und Software (mobile Endgeräte/PC, Zoom, MS Office) 
  • Multiplikatoren-Schulung / Coaching der Projektbeteiligten hinsichtlich kultureller und sozialer Kompetenzen im Umgang mit den Kunden 
  • Second level support für Multiplikatoren u.a. App-Installierung, User-Schulungen 
  • Behördenkommunikation online 
  • Mitarbeiterakquise (v.a. ehrenamtliches Personal) 
  • Aufnahme, Analyse und Beschreibung aktueller Probleme und Risiken 

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