Description
Startdatum:
Einddatum:
Optie op verlenging: Ja
Aantal uur per week: 36
Sluitingsdatum: om 09:00 uur
Het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is onderdeel van de dienst Facility Management, dienstencentrum en draagt (mede) zorg voor de instandhouding van de informatiehuishouding van de politie door adequaat informatie- en archiefbeheer dat voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Het team adviseert proceseigenaren over de inrichting van duurzaam documentbeheer in de dynamische fase. Bovendien zorgt DIV voor het ontwerp (inrichting), de implementatie en het beheer van het Documentmanagement Systeem (DMS).
De kerntaken van het team zijn:
- Ondersteunen van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement. (Adviesfunctie.)
- Duurzaam inrichten en beheren van semistatische archieven, analoog en digitaal. (Beheerfunctie)
De informatiespecialist coordineert de dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor de verdeling van het werk. Neemt deelt aan landelijke projecten, of projecten binnen de eenheid coördineert, bijvoorbeeld met betrekking tot invoering van de digitale postkamer binnen de eenheid.
Voor wat betreft de duur van de opdracht; voor nu is in de aanvraag als einddatum opgenomen, echter wordt het contract in alle waarschijnlijkheid met een jaar verlengd met daarna een optie op verlenging.
De verdeling Tilburg / Middelburg is ongeveer 50/50.
Doelstelling
Vernieuwend op het gebied van digitalisering van de informatievoorziening. Kunnen analyseren van informatievraagstukken en een oplossing kunnen aandragen.
Levert een bijdrage aan de professionalisering van de medewerkers.
Verantwoordelijkheden
Is verantwoordelijk voor de coordinatie van de dagelijkse werkzaamheden en voor de coordinatie en uitvoering van projecten.
Vakmatige taken
De Informatiespecialist DIV
- levert producten en diensten, met name in het archiveringsproces, gebruik makend van gestandaardiseerde (specialistische) methoden en technieken.
- Hij/zij verricht zaakcoördinatie, bijvoorbeeld met betrekking tot het proces van vernietiging en van overdracht aan het NA, maar ook bij vernieuwingsprojecten binnen de eenheid.
- Hij/zij past zelfstandig richtlijnen toe, bijvoorbeeld voor vaststellen bewaartermijn, bewerking van complexe dossiers, vaststellen beperking openbaarheid etc.
- Hij/zij ondersteunt medewerkers binnen de eenheid bij de toepassing van methoden en technieken. Bijvoorbeeld binnen het postproces bij het beoordelen of een brief mag worden geopend.
- Hij/zij stelt – in het kader van voorbereiding en mede aan de hand van beschikbare formats –plannen van aanpak op voor de toepassing van vastgestelde beleidsproducten.
- Hij/zij onderhoudt contact met collega’s binnen de eenheid en met de beleidsadviseurDIV van de eenheid voor een gezamenlijke aanpak van vastgestelde beleidsproducten
- Hij/zij maakt uitvoeringsafspraken voor de DIV eenheid binnen de centraal vastgestelde kaders en richtlijnen en doet voorstellen vanuit de uitvoeringspraktijk ter verbetering van de uitvoering van de toepassing van vastgestelde beleidsproducten
- Hij/zij bevordert als mentor de professionaliteit van collega’s.
- Hij/zij ondersteunt gebruikers, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van complexe DIV werkzaamheden binnen de dynamische fase.
- Hij/zij neemt specialistische en overkoepelende informatievragen in behandeling.
- Van de informatiespecialist DIV wordt ook verwacht dat deze deelneemt aan landelijke projecten, of projecten binnen de eenheid coördineert, bijvoorbeeld met betrekking tot invoering van de digitale postkamer binnen de eenheid.
Leidinggevende taken
- Voor deze rol geldt dat er sprake is van sturings- en coördinerende taken binnen het team van adviseurs (ca. 10 medewerkers). Je stuur dit team aan, zowel op inhoudelijke adviesvraagstukken als op de inzet van de adviseurs.
Let op! Standplaats Tilburg en Middelburg