08/14/2026 updated
100 % available
Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant
Palma, Spain
Only remote
Business AdministrationReporting to the BoardBack OfficeCorporate FunctionsExecutive Assistance
Backoffice-Management
Erstellung und Verwaltung aller im Backoffice benötigten Dokumente und Vorlagen, Organisation von Onboarding-Prozessen sowie Optimierung administrativer Abläufe.
Vertragsmanagement
Erstellung von Aktienkaufverträgen und anderen Vertragsdokumenten sowie Unterstützung bei rechtlich relevanten Unternehmensprozessen wie Kapitalerhöhung und Holding-Gründung.
Personalmanagement
Übernahme der Personalleitung, Aufbau von Abteilungen, Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie vorbereitende Buchhaltung und Kundenmanagement.
Eventorganisation
Planung und Organisation großer Kunden- und Partnerevents, Aktionärsversammlungen sowie Teambuildings und Messen.
Partner- und E-Mail-Management
Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und Partner-Managements für Unternehmer mit mehreren Gesellschaften.
Unternehmensaufbau und -entwicklung
Mitarbeit beim Aufbau von Unternehmen von Grund auf, Begleitung von IPO-Prozessen sowie Gründung und Leitung eigener Unternehmen.
Catering- und Küchenleitung
Leitung von Messecaterings mit Teams von bis zu 20 Personen, Organisation von Kochprojekten in Hotelketten sowie Durchführung von Kochkursen.
Geschäftsführung
Übernahme von Geschäftsführungsaufgaben, Vertretung der Geschäftsführung in verschiedenen Angelegenheiten sowie Begleitung strategischer Unternehmensprozesse.
Erstellung und Verwaltung aller im Backoffice benötigten Dokumente und Vorlagen, Organisation von Onboarding-Prozessen sowie Optimierung administrativer Abläufe.
Vertragsmanagement
Erstellung von Aktienkaufverträgen und anderen Vertragsdokumenten sowie Unterstützung bei rechtlich relevanten Unternehmensprozessen wie Kapitalerhöhung und Holding-Gründung.
Personalmanagement
Übernahme der Personalleitung, Aufbau von Abteilungen, Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie vorbereitende Buchhaltung und Kundenmanagement.
Eventorganisation
Planung und Organisation großer Kunden- und Partnerevents, Aktionärsversammlungen sowie Teambuildings und Messen.
Partner- und E-Mail-Management
Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und Partner-Managements für Unternehmer mit mehreren Gesellschaften.
Unternehmensaufbau und -entwicklung
Mitarbeit beim Aufbau von Unternehmen von Grund auf, Begleitung von IPO-Prozessen sowie Gründung und Leitung eigener Unternehmen.
Catering- und Küchenleitung
Leitung von Messecaterings mit Teams von bis zu 20 Personen, Organisation von Kochprojekten in Hotelketten sowie Durchführung von Kochkursen.
Geschäftsführung
Übernahme von Geschäftsführungsaufgaben, Vertretung der Geschäftsführung in verschiedenen Angelegenheiten sowie Begleitung strategischer Unternehmensprozesse.
Experience
Professional experience0 - 5 years
Freelancer since2016
Languages
GermanNative speakerEnglishFluent
Project history
Persönliche Assistentin für einen Unternehmer mit mehreren Unternehmen (AG in der Schweiz, Food-Startup, Unternehmensberatung). Aufgaben: Planung und Organisation von Aktionärsversammlungen, Organisation großer Kunden- und Partnerevents, Verwaltung des E-Mail-Verkehrs, Partner-Management, private und administrative Aufgaben, Erstellung von Aktienkaufverträgen und Vertragsdokumenten, Personalmanagement sowie vorbereitende Buchhaltung.
Arbeit in verschiedenen Abteilungen, Aufbau dieser Abteilungen und Übergabe an neues Personal. Erstellung von Backoffice-Dokumenten, Gestaltung von Onboarding-Prozessen, Optimierung von Abläufen, Personalleitung, Kundenmanagement, administrative Aufgaben sowie Vorbereitung von Unterlagen für die Geschäftsführung. Später Begleitung des Prozesses zur Kapitalerhöhung und Gründung einer Holding-Struktur.
Leitung von Messecaterings mit Koordination der Produktion mit Teams von bis zu 20 Personen. Organisation und Durchführung von Kochprojekten in großen Hotelketten sowie Leitung von Kochkursen für unterschiedliche Zielgruppen in Kochschulen.