04/05/2026 updated
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Digital Office & Smart Workflows & IT Services
Tiflis, Georgia
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About me
Vor der Selbstständigkeit war ich mehrere Jahre Office Managerin: Rechnungswesen, IT, Personal, Prozesse. Ich unterstütze kleine und mittelständische B2B-Unternehm, ihren Büroalltag zu strukturieren, Prozesse zu vereinfachen und digitale Lösungen sinnvoll miteinander zu verbinden.
• Microsoft 365 Business Integration & Verwaltung: Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange, Outlook - Power Automate - Workflow-Automatisierung - Microsoft Admin Center - Benutzerverwaltung & Lizenzzuweisung • Digitale Prozessautomatisierung: Technische Einrichtung und Implementierung von Workflows in Power Automate, SharePoint und Microsoft 365 - Aufgabenweiterleitung - automatische Benachrichtigungen - Genehmigungsprozesse • Vorlagen & Templates: Dokumentvorlagen in Word und PowerPoint - E-Mail-Signaturen in Outlook - Formularvorlagen in Microsoft Forms - Listen- und Datenbankvorlagen in SharePoint und Excel • Digitale Büroverwaltung & Administrative Systemverwaltung: Konfiguration und Betrieb von Dokumentenmanagementsystemen - digitale Planungstools - Kalender- und Kollaborationssysteme • Benutzerkontoverwaltung & Zugriffskontrolle: Kontoeinrichtung - Passwortverwaltung - Berechtigungskonfiguration - Zugriffskontrolle für interne Systeme • Remote-IT-Support: Fernwartung - Fehlerbehebung - Software-Installation - Systemkonfiguration und technische Unterstützung • Remote-Geräteinrichtung: Ferninstallation und - Konfiguration von Computern und Bürogeräten - Software-Installation - Systemoptimierung - Druckereinrichtung und Peripheriegerätekonfiguration • Technische Wartung & Systemoptimierung: Regelmäßige Updates - Leistungsoptimierung - Fehlerbehebung und präventive Wartung zur Minimierung von Ausfallzeiten
Experience
Professional experience0 - 5 years
Freelancer since2026
Languages
GermanNative speakerEnglishBasic knowledge
Project history
Ausgangslage: Eine einzige Vorlagenablage ohne einheitliche Logik, keine Trennung zwischen aktiven Dokumenten und Vorlagen, mehrere Mitarbeitende suchten auf unterschiedlichen Wegen nach denselben Unterlagen.
Umsetzung:
▪ Ordnerstruktur nach Prozessen statt nach Einzelkunden aufgebaut (Auftragsabwicklung, Lieferanten, Kunden/Baustelle, Vorlagen und Anleitungen u.a.)
▪ Von 15 unübersichtlichen Hauptordnern auf 9 klar definierte Bereiche reduziert
▪ Einheitliche Namenskonventionen für Angebote und Rechnungen eingeführt
▪ Ablage-Übersicht als Orientierungshilfe für das gesamte Team erstellt und im OneDrive verankert
▪ Vorlagen technisch von aktiven Dokumenten getrennt
Ergebnis: Das Büro-Team findet Dokumente jetzt sofort statt durch mehrere Ordnerebenen zu suchen. Neue Mitarbeitende orientieren sich ohne Einarbeitung.
Beschreibung:
▪ Im Rahmen eines ehrenamtlichen Engagements habe ich für den Tierschutzverein Rosenheim e.V. einen Spendenaufruf-Flyer für eine Sachspenden-Kampagne konzipiert, gestaltet und produziert:
▪ Vollständiges Layout und Design in der Farbwelt des Vereins (Dunkelgrün, Orange, Creme) umgesetzt
Struktur und Texte gezielt auf die Zielgruppe zugeschnitten: Unternehmen, Geschäfte, Selbstständige, Vereine und Privatpersonen in der Region
▪ Klickbare Kontakt-Buttons für WhatsApp und Telefon direkt im PDF eingebunden, sodass Interessierte ohne Umweg Kontakt aufnehmen können
▪ Individuelle Icons und Tier-Illustrationen passend zum Erscheinungsbild des Vereins erstellt
▪ Schriften eingebettet für eine konsistente, hochwertige Darstellung unabhängig vom Endgerät
▪ Als Print-optimiertes Single-Page-Design für A4 sowie für die einfache digitale Weiterleitung per WhatsApp umgesetzt
Ausgangslage:
Vor der Umsetzung lagen sämtliche Dateien in einem einzigen freigegebenen Ordner, ohne Struktur oder einheitliche Namenskonventionen. Es gab keine Microsoft 365 Business Lizenzen, die Mitarbeitenden arbeiteten mit privaten E-Mail-Konten ohne einheitliche Signatur, und Teams, SharePoint sowie OneDrive waren nicht eingerichtet. Eine zentrale Benutzer- und Zugriffsverwaltung fehlte ebenso wie grundlegende Sicherheitsstandards: keine Multi-Faktor-Authentifizierung, keine geregelten Zugriffsrechte, keine Backup-Struktur.
Umgesetzt:
▪ Microsoft 365 Business Lizenzen im Admin Center beschafft, zugewiesen und verwaltet
▪ Teams eingerichtet: Kanalstruktur, Berechtigungen, Gästezugänge
▪ SharePoint konfiguriert: Dokumentenbibliotheken, Ordnerstruktur, Zugriffsrechte
▪ OneDrive-Struktur aufgesetzt und nach einheitlichen Namenskonventionen migriert
▪ Exchange Online eingerichtet: Postfächer, Weiterleitungen, Shared Mailboxen
▪ E-Mail-Konten und einheitliche Signaturen auf allen Endgeräten des Teams eingerichtet (Smartphones, Laptops)
▪ Benutzerkonten angelegt, Zugriffsrechte vergeben, Lizenzverwaltung laufend gepflegt
Ergebnis: durchgängig lizenzierte, sauber konfigurierte M365-Umgebung, in der das gesamte Team ohne technische Reibung arbeitet. Vollständig remote umgesetzt und dokumentiert.