03/16/2026 updated

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Executive Assistant | PMO & Recruiting Support for DACH Companies

Dubai, United Arab Emirates
Worldwide
Berufsausbildung
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About me

Ich unterstĂŒtze GrĂŒnder, FĂŒhrungskrĂ€fte und Teams mit strukturierter Executive Assistance, Projektkoordination sowie operativer und administrativer UnterstĂŒtzung. Ich arbeite proaktiv, zuverlĂ€ssig und sorge fĂŒr reibungslose AblĂ€ufe im TagesgeschĂ€ft.

ResearchAccounting Information SystemsAudit PlanningAutomotive IndustryBid ManagementContinuing CareDocument Management SystemsDocument ProductionEngineeringRecruitmentOffice ManagementSales ManagementMicrosoft SharePointSocial RecruitingTime ManagementTest Management ToolsTravel CoordinationTravel PlanningAtlassian TrelloSoftware VersioningWorkflowsHr SupportDisease ManagementElectronic Access ControlElectronic Expense ReportingOffice365Personnel DataData ProtectionBusiness Travel ManagementOffboardingMicrosoft TeamsMedical Bill ProcessingWorkday OnboardingProject SupportRIB ITWOTime and Activity ManagementAccounting ControlPersonal AssistanceTurkishIT Project Management
Ich unterstĂŒtze FĂŒhrungskrĂ€fte und Teams dabei, AblĂ€ufe effizient zu organisieren und zuverlĂ€ssig umzusetzen. Mein Fokus liegt auf Executive Assistance, Projektkoordination, Recruiting-Koordination sowie operativer und administrativer UnterstĂŒtzung.

Ich koordiniere Kalender, Reisen und Meetings end-to-end (Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups), unterstĂŒtze Recruiting-Workflows sowie Dokumenten- und Angebotsmanagement. Dabei halte ich Stakeholder und Vendoren im Loop, sorge fĂŒr klare PrioritĂ€ten und strukturierte Prozesse.

Ich arbeite zuverlĂ€ssig, diskret und mit hoher Detailgenauigkeit. Mein Ziel: FĂŒhrungskrĂ€ften Zeit verschaffen und Teams durch strukturierte AblĂ€ufe und klare Kommunikation entlasten.

Leistungen:
  1. Diary & Travel Management · Termin- und Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung & Protokoll
  2. Recruiting Coordination · LinkedIn-Sourcing, Shortlist, Interview-Scheduling, Kandidatenkommunikation
  3. Dokumenten- & Angebotsmanagement · Deadline-Tracking, strukturierte Ablage, Versionierung
  4. Stakeholder- & Vendor-Management · klare Kommunikation, Follow-ups, SLA-/Status-Transparenz
  5. Procure-to-Pay VorprĂŒfung · Menge/Preis/Leistung/PO prĂŒfen, KlĂ€rfĂ€lle nachverfolgen
  6. Research & Content-Zuarbeit · Markt-/Wettbewerbsrecherchen, UnterstĂŒtzung Web/SoMe

Skills & Tools:

Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, SharePoint/OneDrive)
LinkedIn Sourcing · Basis Dokumentenlenkung · iTWO · ZEM@web
Branchen
Bau/Engineering · Automotive · Healthcare · IT/Tech
Sprachen
Deutsch (C2), TĂŒrkisch (C2), Englisch (B2)
Arbeitsweise & VerfĂŒgbarkeit
Diskret, strukturiert, proaktiv, zeitzonenflexibel, remote-first. Kurzfristig verfĂŒgbar

Experience

Professional experience10+ years
Freelancer since2025

Languages

GermanNative speakerEnglishFluentTurkishNative speaker

Project history

Freelancer: Personal Assistant, Recruiting & Projektkoordinaton

Munnich.IT

Internet & IT

50-250 team member

  1. Kalender‑/Terminsteuerung fĂŒr Management; Meetings End‑to‑End (Agenda, Unterlagen, Protokoll, Follow‑ups).
  2. Recruiting Coordination: Sourcing ĂŒber LinkedIn, Shortlisting, Interview‑Slots und Kandidatenkommunikation zentral koordiniert.
  3. Procurement/Finance‑Support: Werbeartikel‑Recherche und Bestellung; Eingangsrechnungen standardisiert vorgeprĂŒft (Menge/Preis/Leistung/PO), KlĂ€rfĂ€lle strukturiert nachverfolgt.
  4. Markt‑/Wettbewerbsrecherchen und Content‑Zuarbeit fĂŒr Kampagnen.

Assistenz des Bereichsleiters & Angebotsbearbeitung

Ed. ZĂŒblin AG

Architecture & Civil Engineering

>10.000 team member

  •  Administrative UnterstĂŒtzung des Bereichsleiters sowie von 5 Gruppenleitern mit ĂŒber 60 Teammitgliedern
  •  Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und GeschĂ€ftsreisen
  •  SelbststĂ€ndige Bearbeitung und Formatierung von Angeboten in Abstimmung mit technischen Abteilungen
  •  Erstellung von PrĂ€sentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
  •  Kommunikation mit internen Fachabteilungen und externen GeschĂ€ftspartnern
  •  Pflege vertraulicher Unterlagen und strukturierte Ablage von Projektdokumenten
  •  Vertretung der zentralen Schnittstelle zwischen Leitungsebene und Team

SekretÀrin der Personalabteilung I HR/Research & Development

Mercedes Benz AG

Automotive & Vehicle Manufacturing

>10.000 team member

  • Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben im HR-Bereich
  • IT-Koodinatorrin & Gleitzeitbeauftragte
  • Pflege und Verwaltung von Personalakten und sensiblen Mitarbeiterdaten
  • Terminierung und Organisation von VorstellungsgesprĂ€chen und internen Meetings
  • UnterstĂŒtzung bei der Vorbereitung von Zeugnissen und Bescheinigungen
  • Kommunikation mit Bewerbern, Mitarbeitern und FĂŒhrungskrĂ€ften
  • Erfassung und Pflege von Daten 
  • Erstellung von Serienbriefen, PrĂ€sentationen und Dokumentenvorlagen

ChefarztsekretÀrin

Klinikverbund SĂŒdwest

Pharmaceuticals & Medical Technology

5000-10.000 team member

  • SelbststĂ€ndige FĂŒhrung des Chefarztsekretariats mit hohem Verantwortungsbereich
  • Organisation und Koordination von Terminen, Sprechstunden und Besprechungen
  • Erstellung und Korrektur medizinischer Korrespondenz nach Diktat und Vorlage
  • Verwaltung sensibler Patientendaten sowie Ă€rztlicher Unterlagen und Berichte
  • Abrechnungsvorbereitung und Kommunikation mit Krankenkassen und Versicherungen
  • Enge Zusammenarbeit mit Pflegepersonal, Ärzten und Verwaltungsabteilungen
  • Empfang und Betreuung von Patienten, Angehörigen und externen Partnern
  • Strukturierte Ablage, Dokumentation und Archivierung nach Klinikstandards

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