4 plantillas que todo freelancer debería tener

17.05.2019

La burocracia es algo que pocos freelancers tienen en cuenta al principio. Sin embargo, manejar diferentes documentos es una parte importante del trabajo, así que ¡más vale estar preparado! Puede parecer intimidante al principio, pero con el sistema correcto puede salvarte un montón de tiempo.


Tener plantillas para los principales documentos que se necesitan es una buena práctica de muchos freelancers. Eso sí, utiliza las plantillas con cuidado.

Las plantillas son documentos generales que no son utilizables en todas las situaciones (a veces tendrás que adaptarlas). Sin embargo, son extremadamente útiles en la mayoría de los casos.

Aquí tienes algunas plantillas para freelancers con los documentos más importantes que todo freelancer debería tener en su arsenal:

 

1) Contrato

Una plantilla de contrato puede variar demasiado y es importante elegir el adecuado para tu ubicación y tu tipo de trabajo. Dónde vives y dónde trabajas definirá tu contrato.

Hay varios aspectos que deberían estar incluidos en tu contrato y también en tu plantilla: servicios, precios, calendario de pago, plazos de trabajo, penalizaciones por finalización de contrato, coste de revisiones, o copyright.

Para un desglose detallado de cada uno de estos aspectos, consulte las cláusulas imprescindibles en un contrato freelance.

 

2) Factura

Las facturas, al igual que los contratos, pueden variar mucho dependiendo de lo que haces y lo que busques. Sin embargo, hay informaciones que cada factura debería tener: datos de contacto de ambas partes, servicios realizados o precio de los mismos, por ejemplo.

Además, asegúrate de dejar espacio para la fecha y el número de factura. Por último, no olvide el importe total adeudado, la forma de pago y el plazo de entrega.

Tener una plantilla de factura para poder enviar a tus clientes con esos detalles listos y formateados acelerará significativamente el proceso de creación de facturas.

 

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3) Correos electrónicos en frío (Cold emails)

¿Qué es un cold email? Un cold email se podría traducir como “correo electrónico en frío” es aquel correo que escribes a potenciales clientes con los que no has tenido un contacto previo.

Se podría decir que se la nueva versión digital de la venta fría o la venta puerta a puerta. Y en el mundo freelance es como enviar una propuesta sorpresa a un cliente.

Quizá no hace falta que tengas una plantilla para este tipo de correos, pero pero sí que te ayudará tener un par de preguntas preparadas para redactarlo.

Este es tu manual de instrucciones para redactar tu cold email:
 

  • ¿Cómo has conocido al cliente?
  • ¿Qué problema has identificado en el que puedes ayudar?
  • ¿Cómo puedes ayudarle?
  • ¿Cuál es tu experiencia en este campo de trabajo?
  • ¿Cuál es el siguiente paso (Llamada a la acción o Call-To-Action)?

 

Modifica eso un poco, añade algunas preguntas que sean específicas de tu campo y tendrás la plantilla perfecta para tus emails de venta fría y estarás preparado para ganar empleos con correos electrónicos. En lugar de sentarte 20 minutos frente al correo en blanco sin saber que escribir, ya tienes los primeros pasos.

 

4) Hoja de Vida o Curriculum Vitae (CV)

 

Este siguiente puede parecer un poco raro, pero sí, también tu CV debe ser tratado como una plantilla. Esto es algo que la gente a menudo no tiene en cuenta, sin embargo, no deberías enviar la misma versión de tu CV a todos los clientes potenciales y además lo deberías ir actualizando con nuevos proyectos completados.

Adaptalo a tus necesidades y sobre todo, a las del cliente.
 

Te puede interesar:  >> Cómo incluir tu experiencia freelance en tu CV


Piensa en cuáles son las calificaciones y experiencia más importantes para los proyectos que estás buscando conseguir.

Destaca precisamente las tareas que ya has hecho y que son más relevantes para lo que el cliente está buscando y elimina la información irrelevante (menos tiempo que perder al cliente).

Ese toque extra puede ser a menudo la diferencia entre ser considerado para un trabajo freelance o que tu propuesta y CV acaben en la papelera después de un vistazo rápido.

 

5) Propuestas y presupuestos

Si un cliente reaccionó a tu cold email o simplemente encontró tus servicios freelance en línea y está interesado en trabajar contigo, el siguiente paso será enviarles una propuesta para su proyecto con un presupuesto.

Dentro de esta propuesta incluirás el trabajo y las tareas que deben completarse, así como el precio de esos servicios. Por supuesto, también es necesario que enumeres la propuesta, añadas los datos de contacto de su cliente, etc.

Es por eso que tener una plantilla de propuesta preparada que solo tendrás que actualizar con los servicios concretos te ayudará con tu productividad.

 

 

6) Confirmación del pedido

Después de que envíes tu propuesta y haber revisado todos los detalles el cliente, hay varios escenarios posibles. La primera opción es que el cliente acepte la propuesta tal y cómo está y pueda empezar a trabajar con ellos inmediatamente.

Otra opción, es que el presupuesto no se ajuste al cliente. Por ejemplo, es demasiado caro y le gustaría reducir el alcance del trabajo o también, que falte incluir un servicio extra que también necesite el cliente.

Volverás a enviarle otra propuesta al cliente que incluye los nuevos servicios hablados. Si finalmente el cliente acepta trabajar contigo. La mejor opción será confirmar su trabajo con una confirmación de pedido. En la mayoría de los casos, esta será ligeramente diferente de la propuesta inicial y también podrás tener una plantilla de confirmación de pedido a mano.

 

7) Recordatorios de pago

Una situación (tristemente) muy repetida entre los freelancers es que el cliente no paga (o no paga a tiempo) después de que el freelance haya completado el trabajo y enviado la factura.

Es absolutamente injusto, pero seguramente tendrás que perseguir un pago en algún momento de tu carrera como freelance.

 Normalmente, se pueden enviar recordatorios de pago y suele haber 3 recordatorios de pago clave:

 

  • 1er Recordatorio (amistoso) - a menudo se envía 5 días después de que la factura fue enviada
  • 2º Recordatorio (profesional) - normalmente se envía cuando la factura está atrasada unos 10 días.
  • 3er Recordatorio (formal) - a menudo se envía 15 días después de la fecha de la factura


Afortunadamente, a veces sólo necesitarás enviar un primer recordatorio de pago. A veces la factura se ha quedado enterrada en las bandejas de entradas repletas de correos que tenemos. Otras veces, tendrás que llegar un poco más allá y llegar a reclamar el pago.


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   FACTURAS   
  
   PRESUPUESTOS   
  
   CONFIRMACIÓN PEDIDO   

   RECORDATORIO PAGO   


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