Carta de confirmación de pedido – Plantilla para freelancers

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¿El cliente ha aceptado tu propuesta? Es hora de enviar una confirmación de pedido para asegurar el proyecto con el cliente. ¡Descarga nuestro modelo de carta de confirmación de pedido gratuita y adáptala a tu negocio! Disponible en varios formatos: Word, PDF y PPT.

Plantilla de confirmación de pedido en Word, PDF o PPT

Otras plantillas para freelancers:
 Plantilla de presupuesto y propuesta 
Plantilla de factura freelancer
Plantilla recordatorios de pago (1°, 2° y 3°)

¿Qué es una confirmación de pedido?

Una confirmación de pedido es un mensaje o documento que informa al cliente de que aceptas el pedido. Se utiliza cuando el freelancer ya ha trabajado en una oferta y propuesta para un proyecto para un determinado cliente en la que se han enumerado los servicios y precios. Si el cliente acepta este presupuesto o propuesta, realizará oficialmente el pedido para que le freelancer empiece a trabajar.

Con la confirmación del pedido informarás al cliente de que comenzarás a trabajar en el proyecto. Como freelancer a menudo se tratará de un servicio, pero también será el documento que tendrás que enviar si vendes algún producto físico, por ejemplo, si has publicado un libro, diseñado una fuente, etc.

Una confirmación de pedido es generalmente un documento escrito. Es importante que toda la información relevante sobre el pedido esté incluida en el documento. Esto es una documentación oficial de los servicios y/o productos que usted y su cliente acordaron.

Una confirmación de pedido debe ser concisa y compacta. Pero, ¿cómo redactar la carta de confirmación?

¿Qué debe incluir una carta de confirmación de pedido?

Información a incluir en la carta de confirmación:

  1. Nombre y dirección del freelancer (tú)
  2. Nombre y dirección del cliente (quién hace el pedido)
  3. Número de cliente y número de factura
  4. Fecha de confirmación de pedido (en el documento y en el e-mail que envíes al cliente)
  5. Agradecimiento por el pedido
  6. Descripción con detalle los servicios incluidos en el pedido
  7. Precio de los servicios
  8. Impuestos y descuentos si se aplican
  9. Coste total del pedido
  10. Información para realizar el pago

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¿Cuál es la función de la confirmación de pedido?

1. Evita malentendidos

Tanto el cliente como el freelance conocen los servicios solicitados, para que no se produzcan sorpresas imprevistas. Lo que es lo mismo sirve para evitar disputas en el futuro.

  • El cliente recibe el servicio detallado en la confirmación de pedido.
  • El freelancer debe llevar completar los servicios detallados en la confirmación del pedido.

2. Da protección sobre pedidos verbales

Se puede hacer un pedido verbalmente por teléfono. Después de discutir el proyecto con el cliente y que este confirme que quiere trabajar contigo y comprar tu producto o servicio, la confirmación de pedido será la prueba escrita oficial. La confirmación de pedido detallará por escrito los detalles de su acuerdo verbal.

3. Añade cambios oficiales a la propuesta inicial

Si la confirmación del pedido se desvía de la oferta en puntos importantes como los servicios prestados o el precio, la confirmación del pedido actuará como acuerdo final.

Confirmación de pedido por email

No es necesario que envíes una carta de confirmación en papel por correo ordinario al cliente. Basta con que les respondas con un correo electrónico con el documento adjunto.

Tener una plantilla de correo electrónico de confirmación de pedido te ayudará a optimizar el tiempo. Aquí tienes una plantilla que puedes usar pero por supuesto te animamos a que la edites de acuerdo a tu negocio y a tu cliente:

Estimado cliente,

Muchas gracias por aceptar mi propuesta. Estoy muy emocionado de empezar a trabajar en este proyecto.

A continuación encontrará la lista de servicios que se completarán:
[Servicio 1] – $ Precio
[Servicio 2] – $ Precio
[Servicio 3] – $ Precio

El monto total de este proyecto será de [$X,XXX].

Saludos cordiales,
[El freelancer]

Errores comunes al redactar cartas de confirmación de pedido

Errores tipográficos y gramaticales

Los errores tipográficos y gramaticales pueden dar una mala impresión al cliente. Los más comunes incluyen:

  • Ortografía incorrecta: Palabras mal escritas o confusión entre palabras similares.
  • Errores de puntuación: Comas mal colocadas o ausentes.
  • Concordancia verbal y nominal: Uso incorrecto de tiempos verbales y concordancia de género y número.

Para evitarlos, revisa cuidadosamente la carta y utiliza herramientas de corrección ortográfica y gramatical.

Información incorrecta o incompleta

Proporcionar información errónea o incompleta puede generar confusión. Los ejemplos incluyen:

  • Detalles del pedido incorrectos: Productos, cantidades, precios o números de referencia erróneos.
  • Datos del cliente incompletos: Nombre, dirección de entrega o datos de contacto incorrectos.
  • Fechas incorrectas: Fechas de envío o entrega mal especificadas.

Verifica toda la información con los registros del pedido antes de enviar la carta.

Falta de profesionalismo

La falta de profesionalismo puede afectar negativamente la percepción de la empresa. Los signos incluyen:

  • Tono inadecuado: Uso de un tono demasiado informal o excesivamente técnico.
  • Diseño desordenado: Carta sin un formato claro y estructurado.
  • Falta de personalización: Cartas genéricas sin personalización con el nombre del cliente o detalles específicos del pedido.

Adopta un tono apropiado, utiliza un formato limpio y personaliza la carta tanto como sea posible para mantener un alto nivel de profesionalismo.

Impacto de una buena carta de confirmación en la posterior relación con el cliente

Fomenta la confianza

Una carta de confirmación de pedido clara y bien redactada transmite profesionalismo y atención al detalle, lo que ayuda a construir y fortalecer la confianza del cliente en la empresa. Al recibir una confirmación que refleja precisión y claridad, el cliente siente que su pedido está en buenas manos y que la empresa es confiable y eficiente.

Incrementa la satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente aumenta cuando se siente valorado y bien informado. Una carta de confirmación que agradece al cliente por su compra y proporciona toda la información relevante de manera organizada contribuye significativamente a una experiencia de compra positiva. La claridad en los detalles del pedido, las fechas de envío y la información de contacto para cualquier consulta adicional mejora la percepción del cliente sobre el servicio recibido.

Evita malentendidos

Una buena carta de confirmación de pedido reduce el riesgo de malentendidos al proporcionar información detallada y precisa sobre el pedido. Al detallar claramente los productos comprados, cantidades, precios, direcciones de envío y fechas estimadas de entrega, se minimizan las posibilidades de errores o confusiones. Esto también facilita la resolución rápida de cualquier discrepancia que pueda surgir, mejorando la eficiencia y la comunicación entre la empresa y el cliente.

Potencial para ventas futuras

Un cliente satisfecho y confiado es más probable que repita su compra y recomiende la empresa a otros. Una carta de confirmación bien redactada no solo cumple con la función de informar, sino que también puede incluir mensajes adicionales como recomendaciones de productos, información sobre programas de fidelización o descuentos para futuras compras. Estas acciones proactivas pueden incentivar al cliente a realizar más compras en el futuro y fortalecer la lealtad hacia la marca.

Consejos para las confirmaciones de pedido

Una vez que el cliente acepte trabajar contigo, es crucial enviar la confirmación de pedido lo antes posible. Idealmente, deberías tener una plantilla preparada para agilizar este proceso. Se recomienda enviar la confirmación dentro de las primeras 24 horas.

Además, ten en cuenta los siguientes puntos:

  • Proyectos con cambios frecuentes: Es especialmente importante enviar una confirmación de pedido cuando has estado discutiendo el proyecto durante un tiempo prolongado y los detalles han cambiado con frecuencia o se han enviado varias propuestas.
  • Ofertas caducadas: Si el cliente ha aceptado una oferta después de su fecha de caducidad, asegúrate de incluir en la confirmación la aceptación de las condiciones originales o cualquier modificación acordada.
  • Comunicación clara y detallada: Asegúrate de que la confirmación incluya todos los detalles relevantes del pedido, como productos, cantidades, precios, fechas de entrega y condiciones de pago. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que tanto tú como el cliente estén alineados en las expectativas.
  • Agradecimiento y profesionalismo: Expresa tu agradecimiento por la compra del cliente y utiliza un tono profesional y cortés. Esto refuerza la relación positiva y demuestra tu compromiso con la satisfacción del cliente.

Siguiendo estos consejos, puedes asegurarte de que tus confirmaciones de pedido sean claras, oportunas y efectivas, mejorando la experiencia del cliente y la eficiencia de tus operaciones.

Natalia Campana

Natalia Campana forma parte del equipo internacional de www.freelancermap.com. Enamorada de las nuevas tecnologías y la interculturalidad, tras reunir diferentes experiencias laborales trabajando en varios países como EE.UU, Reino Unido o Alemania, ahora centra sus esfuerzos en ayudar a freelancers a encontrar nuevos proyectos y clientes a nivel mundial.

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