A burocracia é um aspeto manifestamente negligenciado pelos iniciantes ao iniciar a carreira de freelancer. No entanto, gerir diferentes tipos de documentos faz parte da função e exige tempo, por isso deve estar preparado. Que documentos é necessário ter sempre à mão?
No início pode parecer intimidante, mas com o sistema adequado pode poupar muito tempo com a administração e gestão.
É por isso que a maior parte dos freelancers recorre aos templates o modelos de documentos. Mas também há que ter algum cuidado!
Os modelos são documentos genéricos que não devem ser utilizados gratuitamente para todas e quaisquer situações (às vezes você terá que adaptá-los).
Apesar disso, eles podem ser bastante úteis na maioria dos casos – encontra aqui alguns templates e modelos que todos os freelancers deveriam ter sempre à mão!
1) Contrato
Os templates de contratos podem ser muito diferentes uns dos outros e é muito importante escolher um que se adeque à sua localização e tipo de função. O local onde vive e aquilo que faz serão os aspetos que definirão o seu contrato.
Ainda assim, existem vários aspetos que todos os freelancers devem incluir nos seus contratos: os preços, os prazos de pagamento, o prazo de entrega, o montante a pagar com a adjudicação do projeto e a questão dos direitos de autor.
Para obter uma explicação detalhada de todos estes aspetos, veja o artigo cláusulas imprescindíveis nos contratos freelance.
2) Fatura
À semelhança do que acontece com os contratos, as faturas também podem ser muito diferentes umas das outras, dependendo daquilo que procura. Mas existem alguns elementos e informaçõe comuns que são imprescindíveis, como o logotipo da sua empresa e os contactos, por exemplo.
Além disso, deve certificar-se de que deixa algum espaço dedicado à data e número da fatura. Finalmente, não pode esquecer-se de incluir o montante total a liquidar, o método de pagamento e o prazo de entrega.
Ter um modelo de fatura freelance já pronta e com todos os aspetos mais importantes incluídos e formatados simplificará enormemente o processo de emissão de faturas para faturar por uma prestação de serviços.
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3) E-mails (Cold e-mails)
O que é um cold email? Aqueles e-mails que envia espontaneamente para os seus clientes.
Pode dizer-se que é a nova versão digital da venda a frio ou da venda porta-a-porta. E no mundo dos freelancers é como enviar uma proposta surpresa a um cliente.
Não é positivo ter um template clássico, mas existem sempre algumas questões-chave que deve considerar ao escrever um e-mail.
Imagine um manual de instruções:
- Como é que descobriu o seu cliente?
- Identificou algum problema que ele tenha para o qual acredita que tem a solução?
- Que tipo de experiência possui na área?
- Que deve o seu potencial futuro cliente fazer a seguir (iniciativa)?
Altere uma ou outra coisa, adicione alguma informação específica da sua área e pronto, terá o template ideal para o seu e-mail. Em vez de ficar sentado durante 20 minutos em frente a uma folha em branco, saberá exatamente o que escrever.
4) Currículo Vitae (CV)
Este pode parecer um bocadinho estranho, mas sim, mesmo o seu CV deve ser considerado um template. Isto é algo que muitas vezes é desconsiderado, mas o facto é que não deve enviar a mesma versão do seu CV para todos os potenciais clientes. O que eles precisam mesmo é de algo à medida.
Você pode estar interessado: » Como Listar Trabalho Freelance no seu CV
Pense nas qualificações mais importantes para os projetos e trabalhos em freelance que pretende conseguir.
Destaque o que já fez no passado e lhe pareça mais relevante relativamente àquilo que o seu empregador necessita. Remova também toda a informação que lhe parecer irrelevante.
Este cuidado extra pode muito bem fazer a diferença entre ser considerado para uma determinada função ou ser atirado para o caixote do lixo.
5) Ofertas e Propostas
Se um cliente responder a um dos seus e-mails ou simplesmente tiver encontrado informação acerca dos seus serviços online e estiver interessado em trabalhar consigo, terá que lhe enviar sempre uma proposta.
Nesta proposta deverá indicar as tarefas e o trabalho que deverá completar e também o preço que cobrará pelos seus serviços. Claro que as suas propostas devem ser numeradas, devem incluir os dados dos seus clientes, etc.
É por isso que ter um modelo para as propostas que possa simplesmente atualizar e enviar para o cliente o ajudará a poupar tempo e ser mais produtivo.
6) Confirmação de encomenda
Depois de enviar a proposta e ter acertado todos os detalhes com o cliente, existem diversos cenários possíveis. O primeiro passa pela aceitação da sua proposta pelo cliente exatamente como a fez e, nesse caso, poderá começar a trabalhar de imediato.
Por outro lado, também e possível que a sua estimativa de preço estivesse demasiado alta para o seu cliente, e que ele pretenda reduzir a quantidade de trabalho que lhe quer atribuir ou sugerir algum serviço adicional que também gostava que fizesse.
Especialmente neste segundo cenário, a melhor opção passará mesmo pela emissão de uma confirmação da encomenda. Esta será, na maior parte dos casos, ligeiramente diferente da proposta inicial.
7) Carta de cobrança
Tristemente, algo que é muito comum entre os freelancers. O cliente não paga após ter terminado o trabalho e enviado a fatura (ou não paga no prazo).
É muito injusto, mas também é certo que em algum momento da sua carreira de freelancer terá que procurar um pagamento e enviar una mensagem de cobrança para clientes.
Normalmente enviam-se 3 avisos de cobrança:
- Carta de cobrança amigável (1° Lembrete de pagamento) – normalmente feito 5 dias após o envio da fatura
- Carta de cobrança formal (2º Lembrete de pagamento) – enviado normalmente após 10 dias do prazo de pagamento da fatura
- Carta de reclamação de pagamento (3° Lembrete de pagamento) – enviado normalmente 15 dias depois de ultrapassada a data de pagamento da fatura.
Esperemos que em todos os casos seja suficiente o envio do primeiro lembrete. Pode acontecer que o cliente se esqueça simplesmente da sua fatura. Outras vezes, terá de ir um pouco mais longe e reclamar o pagamento.
Modelos de Documentos para Freelancers
Se necessita urgentemente de um template para o seu negócio, pode contar connosco. Criamos alguns templates de forma gratuita para que você possa lançar-se no freelancing mais facilmente.
Afinal de contas, você precisa mesmo é de se focar no seu trabalho e não em perder tempo a pesquisar na internet acerca de que tipo de informação tem que incluir, quais os melhores layouts e ainda por cima ter que decidir um design a partir do zero.
Utiliza templates? Se acha que nos esquecemos de algo importante, mencione-o na secção de comentários para que possamos incluir dicas também acerca desse tópico!
