Carta de cobrança Freelance – Dicas e Modelos

Infelizmente, os atrasos nos pagamentos são algo muito comum no mundo do freelancing. Por qualquer motivo, muitos empregadores parecem acreditar que os freelancers podem “esperar”. Você já trabalhou e seu cliente não paga? Siga a leitura!

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Como freelancer, de certeza que já tece que lidar no passado com clientes que se tornam difíceis na hora de pagar pelo seu trabalho. Você cumpre a sua parte do acordo, entrega o seu trabalho a tempo e horas, e espera que o seu cliente adote uma postura idêntica consigo no que diz respeito ao seu (merecido) dinheiro. 

Mas infelizmente nem sempre é assim e por vezes os clientes tendem a negligenciar o facto de que também os freelancers necessitam de receber atempadamente para poderem gerir tanto a sua vida pessoal quanto o seu negócio. 

Por isso deixamos abaixo uma lista de conselhos que o ajudarão nas cobranças difíceis e ainda alguns exemplos de modelos de cartas de cobrança que poderão ser muitos úteis caso se veja a braços com um cliente “esquecido”

Sumário:

• O que é uma carta de cobrança?
• Carta de cobrança amigavel (1° Lembrete de pagamento)
• Carta de cobrança formal (2º Lembrete de pagamento)
• Carta de reclamação de pagamento (Último aviso de cobrança)

Mais vale prevenir do que remediar

É o famoso ditado! E a melhor maneira de se prevenir é fazendo um contrato. Não tenha medo de estabelecer um dia para o seu pagamento e não tenha medo de oficializar isso.

Se você quiser receber antes de começar a trabalhar, diga. Se quiser receber metade antes e metade depois, diga. Converse com o seu cliente e convença-o a pagar antecipadamente, combine coisas, explique as suas condições e mantenha-se firme: nem toda a gente é fácil de convencer, é verdade, mas você nunca deve deixar de tentar.

Você fez tudo bem feito, mas ainda assim o tempo passou (e continua a passar) sem que o seu cliente demonstre qualquer intenção de lhe pagar pelo seu trabalho. Chega então a hora de agir e enfrentar o problema de frente com lembretes de pagamento e mensagens de cobrança. 

O que é uma carta de cobrança?

Tal como o próprio nome indica, uma carta de cobrança (também conhecida como lembrete de pagamento) é um documento que te como principal objetivo lembrar o seu cliente (devedor) de que tem que lhe pagar por um serviço que já fez (no caso do nosso exemplo, por um serviço feito enquanto trabalhador independente).

Pode basear-se no nossa carta de cobrança amigável e cordial, que poderá servir de primeiro email de cobrança. Como o lembrete cordial não possui qualquer especificação ou validade legal, pode optar por fazê-lo:

• Por escrito (através de carta ou email) 
• Até verbalmente (através de chamada telefónica, por exemplo). 

Mas o envio do primeira carta de cobrança (que deve ser sempre um “lembrete amigável”) pode não significar que finalmente irá receber o seu dinheiro. 

Por vezes os devedores optam por esticar a corda ao máximo e esperar pelo(s) avisos de cobrança(s) seguinte(s). Por incrível que pareça, algumas pessoas precisam de ser lembradas mais do que uma vez para que finalmente se decidam a agir.

E como lidar com isto, sendo freelancer? 

Se já passaram mais de 7 dias sobre o prazo de pagamento acordado (e que estipulou na sua fatura) e o seu cliente ainda não realizou o respetivo pagamento, chegou a hora de entrar em contacto com ele e perceber qual a razão para isso estar a acontecer.

Aqui deixamos alguns exemplos de lembretes de pagamento e mensagem de cobrança para clientes com hábitos de pagamento tardios.

Carta de Cobrança Amigável e Cordial

Modelo de carta cobrança amigável (Word, PDF e PPT)

Acredite: no início, o segredo é ser simples e gentil. Comece por enviar ao seu cliente uma carta de cobrança amigável. Peça a confirmação da receção da sua fatura e pergunte-lhe mais diretamente sobre o seu pagamento.

Mas como saber quando deve contactar o cliente? Isso é uma decisão sua e depende muito da data de vencimento da fatura. Se o prazo de pagamento é de 30 dias, por exemplo, pode sempre esperar uma semana antes de contactar o cliente. Se o prazo de pagamento for de 15 dias, é aconselhável que espere uns 3 ou 4 antes de falar com o cliente.

Normalmente o primeiro lembrete possui as seguintes características:

• É escrito de forma cordial e amistosa
• Pode ou não incluir um novo prazo para o pagamento
• Não inclui qualquer tipo de ameaça de consequências legais
• Apenas serve para informar o seu cliente de que espera receber o pagamento o mais rapidamente possível, uma vez que já foi ultrapassado o prazo estipulado para o mesmo

O que deve constar da primeira carta de cobrança?

1. Nome e morada do freelancer
2. Nome e morada do cliente
3. A referência do cliente: Número do cliente e número da fatura
4. A data do lembrete
5. A indicação de que se trata do “1° Lembrete”
6. O novo prazo de pagamento – normalmente 5 a 10 dias (opcional)
7. A descrição dos bens ou serviços prestados
8. O montante bruto, líquido e o valor dos impostos
9. O montante total a liquidar
10. Outras ações no processo de cobrança
11. As modalidades de pagamento aceites

Cobrança por e-mail – Modelo email de cobrança

Muitos freelancers gerenciam seus negócios 100% digitalmente, por isso recomendamos que o primeiro contato seja por e-mail. Este formulário irá facilitar a resposta rápida do cliente. 

O tom do e-mail de cobrança será neutro e sem formalidades excessivas. Você ainda não sabe o motivo do atraso no pagamento. A conta é devida por muitas outras razões (além de não querer pagá-la voluntariamente), por isso não a leve para o lado pessoal.

Exemplo do email de cobrança: 

Prezado (cliente),

Eu ainda não recebi o pagamento da fatura (N Fatura) da conta pelos serviços de (projeto). A fatura está já com um atraso de [N de dias]. Agradecia que procedesse à sua liquidação, no máximo até [DD.MM.AAAA]. 

Se você já enviou o pagamento, por favor, desconsidere a mensagem.

Em caso de dúvidas ou problemas para efetuar esse pagamento, responda este e-mail.

Atenciosamente,
(Freelancer)

Se o cliente se limitar a ignorar este lembrete e primeira notificação de Atraso, poderá então mudar a sua estratégia e a maneira como estabelece a sua comunicação com ele. 

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Carta de Cobrança Formal

Modelo segunda carta cobrança (Word, PDF e PPT)

Se o seu pagamento já tem um atraso de duas semanas sem que até ao momento tenha conseguido obter uma resposta concreta por parte do cliente, ou com promessas que nunca são cumpridas, isso é sinal de que o assunto terá que ser encarado já de forma mais séria.

Volte a contactar o seu cliente e sem mais demoras, faça chegar o segundo lembrete de pagamento, num registo mais formal, para que o cliente perceba que esta situação se está a tornar danosa para si.

Quando deve enviar este segundo aviso de cobrança?

O tempo que se pode considerar razoável entre o envio do primeiro lembrete de pagamento e de um segundo depende muito do novo prazo que mencionou aquando do envio do primeiro (caso o tenha feito). 

Se não estabeleceu qualquer prazo e se limitou a enviar um e-mail ou a ligar ao cliente, será aconselhável esperar cerca de 10 dias até enviar o segundo lembrete. Mas, uma vez mais, isto só depende de si e a decisão final é sempre sua. 

O seu cliente está em falha, tem toda a legitimidade para lho lembrar.

No entanto, no caso deste segundo lembrete, a situação já se alterou. Você já avisou o seu cliente de que estava em incumprimento uma vez. Por isso, desta segunda vez, pode cobrar não só o montante da fatura como também um valor adicional por eventuais gastos que tenham surgido no decorrer desta situação (como os juros de mora). Aliás, se possível, deve inclusivamente incluir esta informação na fatura e nas suas condições de relação comercial. Desta forma o seu cliente já estará de sobreaviso acerca da possibilidade de cobrança destes encargos adicionais.

Neste caso, o valor adicional a cobrar por atraso pode e deve ir aumentando à medida que o tempo passa sem que receba o seu pagamento. Pode ainda optar por um montante fixo – 10€ ou 20€, ou então por uma percentagem sobre o montante a liquidar.

O que deve constar da segunda carta de cobrança?

1. Nome e morada do freelancer
2. Nome e morada do cliente
3. A referência do cliente: Número do cliente e número da fatura
4. A data do lembrete
5. A indicação de que se trata do “2° Lembrete”
6. O novo prazo de pagamento – normalmente 5 a 10 dias (opcional)
7. A descrição dos bens ou serviços prestados
8. Juros de mora ou outras ações no processo de cobrança
9. O montante bruto, líquido e o valor dos impostos
10. As modalidades de pagamento aceites

Conselho:  Depois do primeiro contato você pode informar que se não receber o pagamento você passará o caso para o setor jurídico. Tenha cuidado com seu tom para não parecer muito agressivo.

Carta de Reclamação de Pagamento

Modelo de carta reclamação de pagamento (Word, PDF e PPT)

Se mesmo depois de todo este esforço o seu cliente continua sem cumprir com as suas obrigações e ignora também o seu segundo lembrete, haverá então que proceder ao envio de uma carta de reclamação de pagamento. O terceiro lembrete designa-se por vezes como “último aviso de cobrança” ou “carta de reclamação de pagamento”.

Esta última carta deve ser enviada após o final do prazo estabelecido no segundo lembrete. Caso não tenha estabelecido qualquer prazo para o pagamento no segundo lembrete, pode esperar cerca de 15 dias para enviar este lembrete.

No terceiro carta de cobrança deverá definir um prazo final para o pagamento do montante em dívida e informar o cliente de que terá que enveredar pela via legal caso este não pague no prazo final, estabelecido por si. 

O objetivo desta terceira carta de reclamação é demonstrar ao cliente que está a encarar este assunto com seriedade e que este não deveria nunca ter ignorado os lembretes anteriores. 

Nesta fase, deverá inclusivamente emitir uma fatura adicional ao seu cliente, onde refletirá os juros e encargos adicionais por mora. O prazo de pagamento deste terceiro lembrete deve ser menor (sugerimos um prazo de 5 dias).

Informe ao cliente que esta é a última carta de cobrança extrajudicial e você quer evitar novas tentativas e cobranca em esperas judiciais.

O que sugerimos: o caso está mesmo a tornar-se grave e chega a altura de escalar a questão. Se não consegue obter uma resposta junto da pessoa com quem fala habitualmente, porque não tentar falar diretamente com os seus superiores?

Talvez estes não tenham sequer conhecimento da sua situação, e talvez consigam fazer algo mais sobre ela. Também é aconselhável contactar diretamente o departamento financeiro.

O que deve constar da carta de reclamação de pagamento?

Conselhos para o envio dos último aviso de cobrança

No decorrer desta situação, é muito possível que já se tenha visto numa situação complicada, além de estar certamente aborrecido com o seu cliente e com todas estas dificuldades em receber algo a que tem legítimo direito.

Apesar de tudo, e mesmo sendo impossível manter o mesmo tom cordial que escolheu para fazer o primeiro lembrete, não coloque nunca em causa o seu profissionalismo. Não demonstre diretamente o seu aborrecimento para com o cliente ou a situação. Em vez disso, mostre-se disponível para conceder ao seu cliente uma última oportunidade para fazer aquilo que já devia ter feito há muito tempo.

Por vezes basta dizer ao cliente que vai escalar o caso para um advogado ou para uma empresa de cobranças difíceis para que ele envie o pagamento no minuto seguinte!

Mas se o cliente continua a ignorar todos os seus avisos (mesmo depois de já ter enviado uma carta de reclamação de pagamento) e o atraso já chegou às oito semanas ou mais, poderá estar na hora de pedir mesmo a intervenção de terceiros e ações legais devem ser tomadas. 

Perante esta situação, existem dois caminhos que qualquer freelancer pode seguir:

#1 Divulgar a sua situação

É um método pouco ortodoxo, mas a verdade é que já tem provas dadas. Se se sente lesado por um determinado cliente ou empresa, aproveite o poder das redes sociais e exponha a sua situação.

Afinal de contas, ninguém gosta de ser associado a este tipo de situação e esta poderá muito bem ser a motivação certa para que o seu cliente decida corrigir a situação e pagar, finalmente, o que lhe é devido.  

#2 Contratar um advogado

Esta solução não é a ideal e nem a mais barata, mas será algo que deve decididamente considerar, principalmente se o montante envolvido o justificar. O mais importante é mesmo não se deixar vencer e não desistir de receber aquilo que lhe é devido, especialmente se trabalhar exclusivamente como freelancer.

Você já passou por alguma situação do tipo? Se sim, como reagiu? Conte-nos mais sobre as suas experiências nos comentários!

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