Como Criar uma Fatura Freelance – Dicas e Modelo

Que faria um freelancer sem faturas? Absolutamente nada! Criar uma fatura freelance não é muito complicado, mais o que deve ser incluído numa fatura? Veja este artigo e faça download do nosso template!

Não receber o valor correto ou não o receber a tempo é um problema que muitos freelancers enfrentam regularmente. Fazer uma fatura correta e clara pode muito bem ser a chave para resolver este problema.

Como faturar por uma prestação de serviços?

1. O que é uma factura?
2. Informação imprescindível em uma fatura
3. Dicas para Criar uma Fatura Freelance
4. Modelo de fatura grátis para freelancers

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento através do qual um empreendedor, empresa ou freelancer informa os seus clientes acerca dos valores a liquidar no seguimento de um contrato de compra ou adjudicação.

As faturas devem ser emitidas em papel ou, caso o destinatário concorde, eletronicamente. Mas na fatura devem sempre constar os produtos ou serviços que estão a ser cobrados ao cliente. E para isso, devem também constar as informações mais importantes acerca desses produtos ou serviços, do método de pagamento e dos dados do vendedor (ou prestador) e do cliente.

Se trabalha como freelancer, necessita de cobrar cada projeto ou serviço aos seus clientes.

Mas uma fatura serve para muito mais que isso – pode também servir como prova do seu profissionalismo e das suas capacidades, de que conhece bem o seu negócio. E isso ajuda também na sua imagem. Foi por isso que decidimos dedicar um artigo para o guiar no processo de criação de uma fatura.

As próximas linhas vão fornecer-lhe informação vital acerca do processo de criação da fatura e temos ainda para si alguns templates ótimos que o ajudarão a poupar tempo.

Informação imprescindível a colocar numa fatura

Vamos começar pelas informações mais importantes e que devem constar em qualquer fatura.

1. Os seus contactos e os do seu cliente

Deve incluir sempre o nome e o logo da sua empresa, se esta o tiver. Desta forma a fatura será identificada e associada à sua empresa logo à primeira vista. Em segundo lugar, deve colocar sempre os seus contactos – e-mail, número de telefone e morada, tudo o que for necessário para que o passam contactar caso haja algum problema com a fatura. Da mesma forma, também deve incluir o mesmo tipo de informação acerca do seu cliente.

Certifique-se de que manda a fatura para a pessoa certa, principalmente se estiver a liar com uma empresa grande. É muito habitual perderem-se faturas, mas, se a dirigir diretamente à pessoa que fará o seu pagamento, certamente que diminuirá em muito a probabilidade de isso acontecer.

Principalmente no caso dos clientes habituais, seria também útil incluir a referência do cliente (da ordem de compra ou adjudicação).

2. Data e número da fatura

Também nunca deve falta a data e o número da fatura. O número é essencial já que será a melhor forma que terá de se referir a ela no futuro, ajudando-o a si e ao seu cliente na organização de toda a papelada.

Certifique-se também de que o número é único e sequencial em relação às outras faturas. Uma boa forma de manter as coisas bem organizadas é numerar as suas faturas em função do ano – por exemplo, 201808 referir-se-ia à oitava fatura de 2018.

Alternativamente, também poderá ordenar as faturas pelo nome do projeto ou pelo número do cliente. O importante é mesmo escolher um sistema e mantê-lo, o que lhe poupará tempo e frustração.

3. Características do produto ou serviço fornecido: descrição, preço, unidades

O passo seguinte é a descrição do que foi feito e o valor a pagar por isso. Seja específico, ninguém gosta de pagar por algo vagamente descrito como “design” ou “desenvolvimento”.

Descreva à empresa exatamente aquilo que lhe proporcionou e seja específico na cobrança dos seus valores enquanto freelancer, por cada uma das atividades.

Mas não se esqueça de, ao mesmo tempo, simplificar. Certifique-se de que você e o seu cliente sabem exatamente o que foi feito e quanto isso custou. Indique também se o serviço será cobrado em função das horas ou do total de trabalho efetuado.

Depois de ter listado tudo, não se esqueça de incluir todo isso no montante total a liquidar.

4. Métodos de pagamento e informações para fazer esses pagamentos

Não se esqueça de incluir na fatura a data de vencimento para pagamento e o método de pagamento. Normalmente as opções de pagamento não discutidas previamente com o cliente e, se possível, deve aceitar todos os métodos que lhe forem possíveis – transferência bancária, PayPal ou nosso parceiro Transferwise (Você pode economizar até 8 vezes em comparação aos bancos quando enviar dinheiro).

Tenha cuidados com as comissões de transferência e inclua todos os detalhes necessários para que o cliente lhe possa pagar.

Não se esqueça também dos seus termos – o que acontece se o cliente não pagar até à data de vencimento? Escrever isso formalmente é uma ótima maneira de se certificar de que recebe o seu dinheiro e/ou multa por falta de pagamento, se a data de vencimento for ultrapassada.

Existem mais elementos que pode e deve incluir numa fatura, mas estes são os essenciais.

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Quais são os dados obrigatórios a inserir na fatura?

Como freelancer, devo enviar sempre uma fatura?

Resposta curta: SIM

Resposta longa: Sim; passar uma fatura vai garantir-lhe proteção, não só no que diz respeito ao conteúdo do seu projeto, mas também no cumprimento das suas obrigações enquanto contribuinte.

Depois de trabalhar como freelancer durante anos, verá que é muito mais fácil encontrar uma fatura por ano e data do que ter que procurar em toda uma montanha de e-mails desorganizados que podem ou não confirmar o pagamento da mesma.

Dicas para Criar uma Fatura Freelance

#1 Não tenha medo de passar faturas

Por vezes os amigos podem pedir-lhe para fazer algum trabalho ou você poderá ter receio de estar a cobrar demasiado por algo, mas lembre-se: está a cobrar aquilo que merece face à qualidade do seu trabalho.

#2 Envie a fatura o mais rapidamente possível

Provavelmente acordou com o seu cliente que o pagamento deve ser efetuado aquando da conclusão do projeto, por isso deve enviar a sua fatura assim que completar a última tarefa. O cliente demora sempre algum tempo a processar este tipo de documentação por isso, quanto mais tempo demorar a enviar a sua fatura, mais tempo demorará a recebê-la.

#3 Utilize uma checklist de fatura de freelance antes de a enviar

É um documento importante, por isso deve certificar-se de que é feito de forma profissional, sem erros de conceção ou de escrita.

#4 Entrega apenas uma parte do projecto

Não entregue a totalidade do trabalho até que o cliente pague (somente para algumas áreas de negócio). Isto não funcionará em todos os negócios, mas se estiver a desenhar o logo ou um website para um cliente, poderá guardar parte do seu trabalho para ser entregue somente após receber o seu pagamento.

#5 Agradeçal

Agradeça ao seu cliente pela confiança que depositou em si e, se tudo correr bem, não se esqueça de acarinhar o seu cliente. Isto pode ser o começo de uma longa e forte relação de negócios.

#6 Torne o pagamento em algo simples

Assegure-se de que o cliente consegue aceder facilmente aos seus métodos de pagamento: transferência bancária, PayPal, ou qualquer outro. Recomendamos uma visita ao site do Transferwise e sua conta multimoneda. Você obtém dados bancários internacionais para receber dinheiro do mundo todo, sem pagar nada por isso.

#7 Não se esqueça dos impostos

Dependendo da situação e/ou da localização do cliente, será necessário efetuar a cobrança do IVA ou da taxa de retenção. Certifique-se de que inclui estes impostos no total a liquidar pelo cliente, senão terá que os liquidar você mesmo com o seu próprio dinheiro.

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Modelo de fatura para freelancers

Se não tem tempo ou paciência para criar o seu próprio template de fatura, nós temos a solução perfeita para si. Pode fazer download do nosso e personalizá-lo como quiser. Está disponível em vários formatos: Word, PDF and PTT.

Modelo de fatura freelance em Word, PDF and PPT

Descubra outros templates de documentos para freelancer:

• Modelo de proposta freelance
• Carta de cobrança para freelancers
• Contrato freelance

Lembre-se: uma fatura não serve somente para informar acerca do que fez e do que espera receber em retorno. Também o ajuda a dar uma imagem de profissionalismo.

Agora que já tem o seu template, está na hora de ir procurar novos clientes na nossa secção de emprego!