O que é CRM e porque todos os freelancers devem usar

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Para a maioria das pessoas, CRM é sinónimo de software de gestão de relacionamento com o cliente, mas será que é apenas isso? Neste artigo vamos mostrar realmente o que é CRM e porque razão todos os freelancers devem utilizar este sistema.

  1. O que é CRM – Gestão de Relacionamento com o cliente?
  2. O que precisa de saber sobre o funcionamento do CRM
  3. Escolhendo a sua ferramenta CRM
    1. Os melhores softwares CRM pagos
    2. Melhores softwares CRM open source gratuitos para freelancers
  4. Como automatizar a sua gestão de clientes: dicas para freelancers
    1. Zapier
    2. IFTTT
  5. Quatro ideias de automatização para o seu processo de gestão de relacionamento com o cliente
    1. Crie um formulário de contato detalhado
    2. Eduque o seu cliente
    3. Estabeleça a infraestrutura de um projeto: contratos e demais documentos
    4. Envie recados ao terminar uma fase do projeto ou uma tarefa
  6. Conclusão: O que precisa de reter sobre CRM
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Um número considerável de empresas e vendedores não sabe realmente o que é CRM, o que significa que estão a perder dinheiro pois não estão a gerir os seus contatos da melhor forma. 

Por outro lado, muitos daqueles que tentam essa gestão não utilizam os métodos certos. Recorrem a planilhas e a simples programas de email que não foram concebidos como ferramenta CRM.

De acordo com dados divulgados pela popular plataforma SalesForce, a utilização de um sistema CRM pode conduzir a um aumento das vendas em cerca de 26%. Adicionalmente, o aumento de leads é de cerca de 32% de leads.

Estes valores são inequívocos e demonstram como é importante implementar uma boa estratégia de CRM para fazer a gestão de relacionamento com o cliente

Não deixe de ler o nosso artigo para que possa colocar em em prática essa estratégia o mais rapidamente possível. Enquanto freelancer é essencial que tenha a capacidade de fazer uma gestão eficiente das suas vendas. Esse é um passo fundamental para o crescimento do seu negócio.

Ao longo deste artigo irá aprender o que é CRM de forma detalhada, mas também irá perceber porque deve usar estas técnicas e que ferramenta CRM deve usar por forma a conseguir um processo tão eficiente quanto possível.

Enquanto freelancers não nos devemos esquecer que devemos colocar o cliente como peça central de todas as nossas estratégias: comunicação, marketing e vendas. Quando este paradigma é implementado da melhor forma possível, fica mais fácil aumentar a rentabilidade. 

O que é CRM – Gestão de Relacionamento com o cliente?

CRM, significa Customer Relationship Management em inglês, mas a definição é um pouco mais complexa do que parece à partida.

Para evitar dúvidas vamos começar por separar o CRM em duas formas distintas:

  1. Técnicas de Gestão de Relacionamento com o cliente;
  2. Sistema de CRM

O primeiro ponto inclui as diversas atividades e estratégias para fazer a gestão de relacionamento entre um negócio (seja uma empresa ou um freelancer) e todos os seus clientes ou potenciais clientes.

O objetivo é aumentar a rentabilidade, promovendo o aumento da satisfação do cliente e melhorando a sua fidelidade. Mais do que nunca, num mercado extremamente dinâmico e competitivo, é importante criar laços fortes e duradouros com os clientes.

Assim fica desde já claro que CRM é muito mais do que um software especializado em gestão de contactos, monitorização de vendas e definição de fluxos de trabalho.

As técnicas de gestão de relacionamento com o cliente colocam o foco nas relações de uma empresa ou freelancer com as diversas pessoas relevantes para a sua atividade (clientes, fornecedores, parceiros, etc).

Também importante referir que o CRM não serve apenas para controlar o fluxo de vendas. Este sistema deve ser usado também para monitorizar áreas como: marketing, apoio ao cliente e pós-venda. 

Já o ponto 2, diz respeito aos sistemas CRM. Tecnologias criadas para facilitar a gestão do relacionamento com os clientes. Existem diversas opções, algumas das quais gratuitas (algo sempre importante para os freelancers, especialmente para aqueles que estão a começar) e outras pagas. Mas vamos abordar esta questão de forma mais aprofundada mais à frente. 


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O que precisa de saber sobre o funcionamento do CRM

Enquanto freelancer vai construindo ligações comerciais com diversos clientes. Conforme essas ligações se vão desenvolvendo, vão ficando mais complexas. 

Estas ligações, na maioria dos casos, vão muito mais longe do que uma simples entrega de projeto e transação monetária. No âmbito de alguns projetos, poderá existir contacto com diversos elementos associados à empresa do cliente. As negociações podem prolongar-se, e pode surgir toda uma panóplia de situações.

Face a esta evolução, é fundamental encontrar uma forma de organizar toda a informação e de torná-la facilmente consultável em qualquer momento.

Nesse sentido, utilizar um sistema CRM ajuda de fora substancial, permitindo uma melhor gestão das ligações que vão surgindo à medida que o seu negócio cresce

Escolhendo a sua ferramenta CRM

Como prometido, vamos agora focar-nos nos melhores softwares CRM disponíveis no mercado

Agora que sabemos que é essencial manter o negócio organizado para aumentar a produtividade, é imprescindível que encontre um software que corresponda às suas reais necessidades enquanto freelancer.

Para facilitar a sua procura pelo melhor programa CRM, resolvemos dividir a lista de sugestões em dois segmentos: programas CRM pagos e gratuitos. 

Como todos sabemos, muito freelancers estão ainda a começar a sua atividade e possuem recursos financeiros limitados. Felizmente, já existem bons softwares CRM open source gratuitos, que podem ser uma ferramenta para freelancers.

Escolher uma opção paga ou uma opção gratuita, a decisão compete-lhe a si. Nas próximas linhas iremos enumerar algumas alternativas.

Os melhores softwares CRM Pagos

Ao escolher uma ferramenta CRM deve ter em atenção alguns aspetos: integração com outras ferramentas que também utilize, personalização, integridade e segurança da informação, exportação e visualização da informação. Também é importante garantir que a opção que escolher é facilmente acedida a partir de dispositivos móveis

Como isto em mente, vamos começar por enumerar os softwares CRM pagos mais populares da atualidade. Todas estas opções estão repletas de funcionalidades e são uma excelente escolha para quem pode investir numa boa ferramenta CRM. 

Melhores softwares CRM open source gratuitos para freelancers

Se quer investir num software deste tipo, mas não pretende ou pode investir numa solução paga, não precisa de abandonar a sua ideia. Felizmente, hoje existem diversas soluções de CRM gratuitos, que podem ser mais do que suficientes para as suas necessidades.

Como automatizar a sua gestão de clientes: dicas para freelancers

Agora que já conhece excelentes opções de softwares CRM, podemos até ir mais longe.

Como todos sabemos, o tempo é valioso para qualquer trabalhador – e duas vezes mais importante para um freelancer. Cada minuto gasto tem reflexo no seu pagamento, o que significa que todos os atrasos e distrações causarão descontos. Como fazer para otimizar o seu tempo e dar prioridade às coisas mais relevantes?

como automatizar CRM

Automatização é a resposta! Investir em ferramentas com esta finalidade pode ajudá-lo a economizar tempo. A automatização dos serviços também pode fazer com que os seus ganhos mensais aumentem de forma bastante significativa, facilita a sua vida e impede que você cometa erros causados por distração ou excesso de trabalho. 

Isso ajudará a que nunca mais envie e-mails para a pessoa errada ou esquecerá de fazer alguma coisa considerada pequena, mas essencial para o funcionamento de um determinado projeto.

Interessado? Abaixo listamos algumas das ferramentas mais utilizadas por freelancers que desejam automatizar o seu negócio. Logo depois, daremos algumas dicas sobre como utilizá-las melhor. Veja:

As duas ferramentas de automatização essenciais para uma boa Gestão de Relacionamento com o Cliente (ou CRM, se você quiser usar o termo original):

Zapier

O Zapier é uma excelente solução para quem deseja automatizar seus processos profissionais. Esta ferramenta trabalha em conjunto com mais de mil aplicativos, incluindo o Dropbox, o Gmail e o Slack. Com o Zapier, você consegue promover interação entre estes aplicativos. 

Vamos explicar melhor: digamos que você recebe um e-mail com um anexo. Se quiser, pode programar o Zapier para fazer o download de todos os anexos e colocá-los em uma pasta específica do Dropbox. 

Existe um plano gratuito para o Zapier, que permite que o usuário efetue 100 tarefas por mês. Os planos premium, por sua vez, custam a partir de 20 dólares. Tudo depende do quanto você está disposto a investir e do fluxo de trabalho que está acostumado a ter.

 IFTTT

O IFTTT, “If This Then That” (em tradução livre, algo como “se isto, então aquilo”), é uma ferramenta gratuita e bastante útil

Embora não seja tão profissional quanto o Zapier, ela é excelente para automatização. E isso não é tudo: uma das maiores vantagens do IFTTT está na enorme comunidade que atua na plataforma. 

Os utilizadores e fãs do IFTTT frequentemente criam novas fórmulas de automatização, que partilham com os demais – e assim, a coisa vai crescendo!

O IFTTT é tão útil para os freelancers que fizemos um artigo sobre ele!

4 ideias de automatização para o seu processo de gestão de relacionamento com o cliente

1. Crie um formulário de contato detalhado

Não importa qual seja o seu nicho: é possível que você tenha uma tendência a dizer as mesmas coisas quando fala com clientes pela primeira vez. Existem coisas que você precisa saber para entender qual é o tipo de projeto que eles estão oferecendo, por exemplo. Onde há repetição, há espaço para automatização. Poético, mas verdadeiro.

Para facilitar a sua vida, você pode criar um formulário de contato detalhado (que também costumamos chamar de project planner) em seu website, em vez de simplesmente criar um campo vazio e pedir para que o seu cliente escreva o que quer. 

Pergunte a ele coisas como “qual é o tempo estimado de duração deste projeto?” ou “quais são as habilidades necessárias para concluir este trabalho?” e forneça diversas opções de respostas. 

Ao preencher este formulário, faça com que o Zapier ou o IFTTT mova estes potenciais clientes para categorias específicas, como “projetos de um mês de duração”. Desta forma, você saberá de forma mais rápida quais são as suas possibilidades de trabalho para os próximos tempos.

2. Eduque o seu cliente

É possível que o seu cliente tenha uma série de perguntas. Isso é normal, mas se você demorar para esclarecer as dúvidas dele, pode levar semanas para fechar um contrato – ou mesmo perdê-lo para outro freelancer. 

Para evitar uma troca de e-mails enorme e desnecessária, reúna todas as informações possíveis em um só lugar. Utilize um mural do Trello, um vídeo do YouTube ou hospede um tutorial no Dropbox.

Isto não apenas faz com que você economize tempo, mas impressiona o seu cliente.

3. Estabeleça a infraestrutura de um projeto: contratos e demais documentos

Ao definir o seu papel em um determinado projeto, existem algumas coisas que você precisará fazer. Se você chegou até aqui, sabe o que vamos sugerir, certo? Isso: automatização.

Por exemplo, você talvez goste de criar uma página específica no Dropbox ou um mural no Trello para cada novo cliente.

Que tal contar o tempo gasto no trabalho, também? Se você está utilizando um aplicativo para fazer isto, você pode criar um projeto novo nele também. Saiba como o Trello pode ajudar o seu trabalho enquanto freelancer aqui: Como Usar o Trello para organizar seus projetos de freelancer

Pense em toda a infraestrutura básica que você precisa ter ao iniciar algo e busque maneiras de automatizar este processo. Isto fará com que você poupe muito tempo, acredite!

Recomendamos que leia também o artigo: Documentos e Modelos que todos os Freelancers Deveriam Ter que pode ajudar a simplificar todo o processo de início de um projeto.

4. Envie recados ao terminar uma fase do projeto ou uma tarefa

Uma coisa é certa: seus clientes amam saber que você está empenhado. Se você é freelancer, possivelmente separa seus projetos por fase ou tarefas. Se este é o seu caso, que tal utilizar um aplicativo que permite que você sinalize as tarefas finalizadas?

Isto é válido não apenas para que você se organize melhor, mas para permitir que o seu cliente saiba o que você está fazendo ou mesmo receba uma mensagem com atualizações do seu trabalho.

Conclusão: O que precisa de reter sobre CRM

A utilização de um software de CRM é um passo importante para melhorar processos, contudo pode não ser suficiente para garantir que um freelancer poderá conseguir melhorar realmente o seu nível de interação com os clientes. 

Só é possível obter mais de um CRM se colocar em prática uma boa estratégia de aquisição dos dados dos clientes e se conseguir determinar qual o real valor de cada informação.

Colocar em prática uma boa gestão de relacionamento com o cliente requer que o freelancer concentre a sua atenção no cliente. É necessário construir uma cultura de negócio orientada para o cliente

Jota Del Rosso

Jota Del Rosso é redatora, tradutora, cientista social e atriz em formação. Acredita que trabalhar remotamente foi uma das melhores coisas que já decidiu fazer e por isso, é a pessoa perfeita para as traduções em português do freelancermap.com

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