Cómo escribir una factura como freelancer – Consejos y plantillas

07.10.2015

Aprender a escribir una factura es imprescindible para cada freelancer. No recibir la cantidad correcta o no recibir el dinero a tiempo es un problema al que muchos tienen que hacer frente. A veces la solución a estos problemas se encuentra en escribir la factura correctamente.

Una factura no es sólo eso. Es una muestra de tu habilidad y profesionalidad y dejará ver hasta donde conoces tu negocio y por tanto mantendrá tu imagen. Para ayudarte con ello, hemos decidido guiarte en el proceso de escribir una factura. Las siguiente líneas te darán unos consejos vitales, así como un par de plantillas para que ahorres tiempo.

Los elementos más importantes de una factura:


Empecemos nombrando los detalles imprescindibles dentro de una factura. Por supuesto, debe contener el nombre de empresa y el logo (si tienes uno). De esta manera el cliente sabrá de un vistazo de quién es la factura. Segundo, tendrás que introducir tus datos personales: correo electrónico, teléfono, dirección y el resto de datos que tu cliente necesite si tuviera un problema con la factura. Tu también querrás tener a mano los datos del cliente, así que añádelos también. Comprueba que envias la factura al cliente correcto, sobre todo si trabajas con grandes empresas. Las facturas pueden perderse fácilmente y tu quieres cobrarla, así que asegurate que está bien dirigida.

Lo siguiente, añade la fecha y número de factura. La numeración es fundamental y te será útil en el futuro si tuvieras que hacer referencia a la misma y además os ayudará a ti y a tu cliente con vuestra organización. Aseguraté que el número es único y consecutivo con el resto de facturas que has emitido. Una manera fácil de mantener un orden, es númerar las facturas por año. Por ejemplo: 201308 será la octava factura del año 2013. Otra manera alteranativa para hacerlo, sería por nombre de proyecto o por número de cliente. Lo importante es elegir un sistema y utilizarlo siempre. Esto te ahorrará mucho tiempo y frustración.

El siguiente paso será escribir la factura en si misma describiendo que hiciste y el importe que se debe por ello. Se concreto, porque a nadie le gusta pagar por algo que no sabe exactamente que es como „diseño“. Explica al cliente exactamente lo que les has dado y especifica tu tarifa como freelance por esos servicios. Por otro lado, mantén la sencillez de manera que tanto tú como el cliente sepáis lo que se ha realizado y cuánto cuesta. Añade también si el servicio se paga por hora o por trabajo realizado. Una vez que hayas añadido todos los servicios y/o productos incluye el importe total pendiente de recibir.

No te olvides de incluir una fecha límite de pago y las modalidades de pago. Normalmente ya habrás discutido la forma de pago con el cliente, pero sino incluye tantos como sea posible: cheque, transferencia o incluso PayPal. Ten en cuenta los costes por transferencia y aseguraté de incluir todos los detalles que el cliente deberá pagarte finalmente. Por último, no te olvides de tus términos. ¿Qué pasa si el cliente no paga a tiempo o si no te paga? Dejar todo claro desde el principio es una buena forma de asegurarte de que recibirás tu dinero a tiempo o de que recibirás intereses si se retrasan en el pago.

Por supuesto, hay más detalles que se pueden incluir en la factura, pero estos son esenciales y no deberás olvidarlos. Si no tienes tiempo o ganas de crear tu propia factura, aquí tienes unas plantillas en Google Docs https://drive.google.com/templates?q=invoice&sort=hottest&view=public. Recuerda que una factura no es solo un papel para expresar lo que has hecho y lo que esperas de vuelta, sino también una forma de mantener tu imagen profesional. 


Pic: © Vangelis Thomaidis  - fotolia.com
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