Cómo escribir una factura como freelancer – Consejos y plantillas

Aprender a escribir una factura es imprescindible para cada freelancer. No recibir la cantidad correcta o no recibir el dinero a tiempo es un problema al que muchos tienen que hacer frente. A veces la solución a estos problemas se encuentra en escribir la factura correctamente.

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Una factura es un documento en el que un individuo o empresa informa a su cliente sobre la tarifa ocurrida en base de un contrato de compra o por unos servicios prestados.

Las facturas deben emitirse en papel o, si el destinatario está de acuerdo y la legislación del país así lo acepta, electrónicamente (las conocidas facturas electrónicas). Pero en ambos casos la factura surge por la entrega de unos servicios o productos y debe contener toda la información importante sobre el producto o servicio entregado, el pago, el vendedor y el cliente.

Si trabaja como freelance, se deberá facturar al cliente por cada pedido o proyecto.

Además de las facturas, también es posible emitir un recibo cuando se trabaja directamente con un individuo. Es un documento simple pero menos formal en el que también se detalla el servicio prestado, retenciones, descuentos, etc. y el cliente deberá firmar la copia de este recibo. No te olvides de consultar la legislación de tu país o envía una duda a el ministerio de Hacienda.

En el siguiente artículo nos centraremos en consejos para hacer facturas, contestaremos algunas preguntas básicas y te regalamos unas plantillas de factura gratuitas que podrás adaptar a tu negocio.

Los elementos más importantes de una factura

Empecemos nombrando los detalles imprescindibles dentro de una factura. Por supuesto, debe contener el nombre de empresa y el logo (si tienes uno). De esta manera el cliente sabrá de un vistazo de quién es la factura.

Segundo, tendrás que introducir tus datos personales: correo electrónico, teléfono, dirección y el resto de datos que tu cliente necesite si tuviera un problema con la factura. Tu también querrás tener a mano los datos del cliente, así que añádelos también.

Comprueba que envías la factura al cliente correcto, sobre todo si trabajas con grandes empresas. Las facturas pueden perderse fácilmente y tú quieres cobrarla, así que asegúrate que está bien dirigida.

Lo siguiente, añade la fecha y número de factura. La numeración es fundamental y te será útil en el futuro si tuvieras que hacer referencia a la misma y además os ayudará a ti y a tu cliente con vuestra organización.

Asegúrate que el número es único y consecutivo con el resto de facturas que has emitido. Una manera fácil de mantener un orden, es numerar las facturas por año.

Por ejemplo: 201308 será la octava factura del año 2013.

Otra manera alternativa para hacerlo, sería por nombre de proyecto o por número de cliente. Lo importante es elegir un sistema y utilizarlo siempre. Esto te ahorrará mucho tiempo y frustración.

El siguiente paso será escribir la factura en si misma describiendo que hiciste y el importe que se debe por ello. Se concreto, porque a nadie le gusta pagar por algo que no sabe exactamente que es.

Explica al cliente exactamente lo que les has dado y especifica tu tarifa como freelance por esos servicios.

Por otro lado, mantén la sencillez de manera que tanto tú como el cliente sepáis lo que se ha realizado y cuánto cuesta. Añade también si el servicio se paga por hora o por trabajo realizado. Una vez que hayas añadido todos los servicios y/o productos incluye el importe total pendiente de recibir.

No te olvides de incluir una fecha límite de pago y las modalidades de pago. Normalmente ya habrás discutido la forma de pago con el cliente, pero si no incluye tantos como sea posible: cheque, transferencia o incluso PayPal.

Ten en cuenta los costes por transferencia y asegúrate de incluir todos los detalles que el cliente deberá pagarte finalmente.

Por último, no te olvides de tus términos. ¿Qué pasa si el cliente no paga a tiempo o si no te paga? Dejar todo claro desde el principio es una buena forma de asegurarte de que recibirás tu dinero a tiempo o de que recibirás intereses si se retrasan en el pago.

Puedes incluir más detalles en la factura, pero estos son los aspectos esenciales.

¿Debo siempre enviar una factura? ¿Puedo facturar sin ser autónomo?

SI, siempre deberías emitir una factura si prestas tus servicios como freelancer.

Y NO, no puedes facturar sin ser autónomo.

Por lo menos si quieres evitar tener problemas con hacienda en algún momento.

Esta segunda pregunta es muy frecuente en España, un país donde la cuota a la seguridad social es muy alta y es fija independientemente de los ingresos que se tengan.

La cuota de autónomos en 2022 es de 294 € al mes (286 € en 2021). Es por esto que muchos nuevos empresarios, o aquellos que se suman a la tendencia de trabajar como freelancers por su cuenta se preguntan si es posible facturar sin ser oficialmente un autónomo.

Aunque es cierto que existe un pequeño vacío legal que podría dar a entender que para unos ingresos no muy altos y puntuales se podría evitar pagar esta cuota, nosotros recomendamos no correr el riesgo, ya que por supuesto, la opción de ser penalizado está ahí.

Consejos generales para hacer tu factura

• No tengas miedo a facturar. Si un amigo te pide que diseñes un logo o desarrolles na web no creas que siempre tienes que regalar tu tiempo. Puedes hacerles un descuento pero no te olvides de tu negocio y del valor que ofreces.

• Envía la factura lo antes posible. El pago final llega muchas veces al finalizar el proyecto, así que envía la factura tan pronto como lo termines. Cuanto más tarde lo envíes más tarde recibirás el pago.

• Revisa antes de enviar. Crea tu propia checklist de cosas a revisar antes de enviar este documento tan importante: Los errores de contenido o gramaticales no deben existir.

• Guarda el trabajo hasta que el cliente haga el pago. Esto puede funcionar solo en algunos nichos, pero por ejemplo puedes dar acceso a una web cuando recibas el dinero de la misma.

• Se agradecido. Siempre puedes añadir una nota personal agradeciendo la confianza. Sobre todo si la relación fue buena y el trabajo agradable, cuida a ese cliente ya que podría convertirse en una relación de negocio duradera.

• Facilita el pago. Ofrece tantas formas de pago como sea posible, para que el cliente encuentre la suya ideal. No te limites solo a la transferencia bancaria. Mira nuevas opciones disponibles como TransferWise, con su cuenta sin fronteras podrás recibir pagos de clientes en todo el mundo como si se tratara de un pago en moneda local, sin comisiones y al tipo de cambio real. Lee más sobre su cuenta para freelancers aquí.

• No te olvides de los impuestos. Dependiendo de dónde se encuentre el cliente, deberá cobrar un IVA. Asegúrate de obtener este del cliente, de lo contrario tendrás que pagarlo de tu propio bolsillo.

Plantillas de factura para freelancers

Plantilla de factura para freelancers en Word, PDF o PowerPoint

Consulta otras plantillas para freelancers disponibles:   

– Plantilla propuesta freelance   
– Plantilla carta confirmación de pedido   
– Plantilla recordatorios de pago

Google Docs ofrece también unas plantillas que puedes utilizar de forma gratuita y que también puedes editar.

Recuerde que una factura no solo se trata de tener en claro lo que hizo y del dinero que esperas a cambio, sino también de mantener una imagen profesional y conseguir una relación estable con los clientes.

Ahora que tienes tu plantilla de factura lista, ¡adelante, a buscar nuevos clientes en nuestra bolsa de trabajo!

* NOTA: El personal de freelancermap no pretende ser un especialista en finanzas o impuestos. Por eso, si tienes dudas sobre fiscalidad, te recomendamos contacta con un profesional en la materia.*