Como profesional freelance, sabrás que tu reputación lo es todo. Si eres conocido como alguien que no cumple con los plazos de entrega, tu negocio podría estar en peligro. Si a menudo te ves trabajando contra reloj para entregar el trabajo a tiempo, domina las fechas de entrega con este artículo.
Primero de todo, ¿qué es un deadline?
Deadline es la palabra en inglés para “fecha de entrega límite”, que por su sencillez se usa también mucho en español. También si tienes clientes internacionales te darán un plazo de entrega y fecha límite para entregrar los proyectos.
Especialmente como freelancer, es importante que seas capaz de administrar los proyectos y entregar el trabajo antes de que venza el plazo.
No llegar a entregar un trabajo a tiempo dará al cliente la sensación de poca profesionalidad y puede dañar gravemente tu reputación. Sobre todo si tu parte del proyecto retrasa todo un proyecto más complejo para el cliente.
Sin embargo, incluso a las personas más organizadas se les puede acumular el trabajo y tener serios problemas para cumplir con las fechas de entrega.
En este artículo recogemos algunas estrategias básicas y consejos para lidiar con una fecha de entrega que está a la vuelta de la esquina.
Cómo lidiar con fechas de entrega ajustadas
1. No asumas demasiado trabajo
Una de las principales razones por las que los freelancers tienen problemas para cumplir con los plazos de entrega es porque tienen demasiado trabajo.
Aunque puede resultar tentador decir que sí a todas las oportunidades que se presentan a lo largo del camino, el aumento de los ingresos no siempre va a estar relacionado con la cantidad de tiempo que tendrás que emplear.
Valora si realmente tienes hueco para cada proyecto antes de fijar una fecha de entrega. No comprometerse demasiado es la mejor manera de evitar un plazo ajustado que no vas a poder cumplir.
2. Administra tus proyectos adecuadamente
Cada freelancer trabaja de manera diferente. Algunos son muy meticulosos y cuentan con planificadores y recordatorios, mientras que otros prefieren almacenarlo todo en su memoria.
El hecho es que, a menos que administres tus trabajos de modo apropiado, en algún momento pasarás algo por alto. Puedes evitar el estrés de cumplir con los plazos organizando tus proyectos correctamente.
Esto pasa por usar una aplicación de administración de proyectos como Trello o Asana y realizar un seguimiento de todos los proyectos que tienes en un momento dado.
La creación de listas de comprobación y las herramientas de bloqueo del tiempo (como la técnica del pomodoro) al efectuar ciertas tareas también son una excelente forma de garantizar que serás disciplinado con tu trabajo y no lo dejarás todo para el último momento.
3. Establece prioridades
Una de las mejores cosas que tiene ser profesional freelance es que no hay dos días iguales. Sin embargo, esto también puede significar que comiences tu día con múltiples tareas por hacer, pero no sepas ni por dónde empezar.
Coge el hábito de crear listas de prioridades. Ten en cuenta el tamaño de un proyecto (y divídelo en bloques más fáciles de administrar), cuándo es la fecha de entrega y cuánto tiempo tardarás en cada tarea.
Al priorizar el trabajo, te aseguras de cumplir los plazos de entrega sin problema y nunca te verás corriendo para terminar una tarea en el último minuto.
4. Minimiza las distracciones
¿Cuentas con una oficina doméstica donde siempre trabajas o bien eres un nómada digital que aprovecha cualquier sitio en su hotel o en una cafetería?
Estés donde estés, siempre habrá distracciones que te impidan cumplir fechas de entrega más justas.
Trata de minimizar las distracciones siempre que sea posible, lo que puede suponer desde limpiar tu escritorio de aplicaciones y pestañas innecesarias hasta crear una superficie de trabajo libre de obstáculos para que puedas enfocarte.
Crea una lista de reproducción (con música clásica, por ejemplo, para concentrarte) también puede ser una extraordinaria manera de eliminar las distracciones.
Aquí tienes una lista de Spotify que escuchamos:
5. Comunícaselo a tus clientes
En ocasiones, a pesar de tener todo planeado al dedillo, la vida se interpone en el camino, dejándonos incapaces de cumplir con la fecha de entrega. La mayoría de los clientes lo entenderá: ¡al fin y al cabo, eres humano!
Si estás enfermo o te ha surgido algo inesperado que está fuera de tu alcance, ponte en contacto con tu cliente y explícale tus circunstancias.
Pídele por favor una extensión del plazo de entrega del proyecto.
Sí, puede ser un inconveniente para el cliente, pero es mucho mejor que entregarlo tarde sin ofrecer ninguna explicación o apresurarse y entregar un trabajo de mala calidad.
¿Cómo pedir mas tiempo para entregar un trabajo? Mira este ejemplo:
Hola [Cliente],
La entrega final del proyecto se está complicado debido a [Razones para la demora]. Me gustaría entregar un trabajo bien hecho en lugar de trabajar rápidamente y entregar algo con lo que ni tu ni yo estaremos satisfechos.
¿Supone mucho impedimento completar el trabajo el X en lugar del Y? Te puedo enviar un informe preliminar en el que veas en que punto del proyecto estamos.
Perdona las molestias y por supuesto, espero que esto no os cause mayores retrasos.
Quedo pendiente de una respuesta.
Gracias por la comprensión y un saludo,
El freelancer
Pro tip: Evita llegar a tener muchas fechas de entregas a la vez
Por lo general, aprender a administrar los plazos de entrega es cuestión de ser coherente, organizado y realista.
Es cierto que puede resultar tentador abarcar el mayor número de proyectos posible, pero siempre es mejor tener menos y entregar un trabajo de mayor calidad a tus clientes actuales. Si no llegas a más y no tienes a nadie que pueda echarte una mano, es mejor rechazar proyectos antes de no poder entregar un buen trabajo.
Las fechas de entrega límite pueden construir o destruir tu carrera como freelancer.
Piensa, ¿cuándo eres más productivo? ¿En casa, trabajando por las mañanas? ¿En una cafetería vacía por las tardes? Identifica los patrones que funcionan y síguelos.
¡Estresarse por cumplir con un plazo de entrega ajustado será cosa del pasado!
