Indicadores de Recursos Humanos: Los 26 KPIs más usados [Fórmulas y Ejemplos]

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Los indicadores de reclutamiento y contratación, también conocidos como KPIs de recursos humanos, son herramientas eficaces para medir y evaluar el proceso de contratación. Estas métricas son fundamentales para optimizar el proceso de reclutamiento y mejorar las deficiencias de una organización al proporcionar datos esenciales sobre el rendimiento interno.

¿Qué son los indicadores de recursos humanos?

Los indicadores de recursos humanos son herramientas que permiten evaluar de forma cuantitativa la eficacia de los recursos humanos durante el proceso de contratación y el desempeño posterior. Es esencial que estos indicadores sean SMART:

  • S (Specific) – Específicos y con un objetivo claro.
  • M (Measurable) – Medibles para poder cuantificar su efectividad.
  • A (Achievable) – Alcanzables y verificables para garantizar su cumplimiento.
  • R (Relevant) – Relevantes para los objetivos de la empresa.
  • T (Time-bound) – Temporales y medibles en un período específico.

Clasificación de indicadores de recursos humanos

Fase de postulación

Esta clasificación de indicadores se centra en medir el proceso de postulación de candidatos a través de diferentes canales y evaluar la eficacia de las estrategias de atracción de talento de la organización. Algunos ejemplos de indicadores de postulación incluyen:

  • Tasa de conversión de candidatos: El porcentaje de candidatos que pasan de ser postulantes a ser seleccionados para una entrevista.
  • Índice de satisfacción del candidato: La evaluación de la experiencia general de los candidatos durante el proceso de postulación, que puede medirse a través de encuestas o retroalimentación.

Ejemplo: Si la tasa de conversión de candidatos es del 20%, significa que el 20% de los candidatos que se postulan son seleccionados para una entrevista.

Fase de selección y contratación

Estos indicadores se centran en medir la eficacia del proceso de selección y contratación de nuevos empleados. Evalúan aspectos como la calidad de las contrataciones, la satisfacción de los gerentes y la rapidez del proceso. Ejemplos de indicadores de selección y contratación son:

  • Tasa de aceptación de la oferta: El porcentaje de candidatos que aceptan una oferta de empleo después de recibirla.
  • Tiempo promedio para contratar: El tiempo medio que transcurre desde que se abre una vacante hasta que se completa la contratación.

Ejemplo: Si la tasa de aceptación de la oferta es del 90%, significa que el 90% de los candidatos que recibieron una oferta de empleo la aceptaron.

Costos

Los indicadores de costos en recursos humanos se centran en medir y controlar los gastos asociados con el proceso de reclutamiento y contratación de empleados. Estos indicadores son importantes para garantizar una gestión eficiente de los recursos financieros de la organización. Algunos ejemplos de indicadores de costos incluyen:

  • Costo por contratación: El costo promedio de reclutar y contratar a un nuevo empleado, que incluye gastos como publicidad de empleo, honorarios de reclutamiento y tiempo de reclutamiento.
  • Costo por aplicación: El costo promedio de recibir una aplicación de candidato para una posición abierta.

Ejemplo: Si el costo por contratación es de $5,000, significa que la organización gasta en promedio $5,000 en reclutar y contratar a un nuevo empleado.

Rechazo

Estos indicadores se centran en medir la tasa de rechazo o rotación de los empleados durante el proceso de reclutamiento y contratación. Ayudan a identificar áreas de mejora en el proceso de selección y retención de talento. Ejemplos de indicadores de rechazo son:

  • Tasa de rechazo: El porcentaje de candidatos que son rechazados durante el proceso de reclutamiento.
  • Rotación del primer año: El porcentaje de empleados que dejan la organización dentro del primer año de contratación.

Ejemplo: Si la tasa de rechazo es del 15%, significa que el 15% de los candidatos son rechazados durante el proceso de reclutamiento.

Indicadores de recursos humanos - Clasificación y tipos de KPI
Lista de métricas de reclutamiento y Recursos Humanos

Importancia de las métricas en recursos humanos

Las métricas de recursos humanos, aplicadas de manera correcta, resultan ser un enorme beneficio para cualquier empresa, ya que, son capaces de arrojar información cuantificada que permite medir la eficacia de sus empleados, el desarrollo de una actividad en específico o el potencial que tienen los postulantes.

De esta forma, es posible llevar un mayor control de los procesos que ocurren dentro de una organización y poder influir en los resultados de los mismos.

Gracias a los indicadores de reclutamiento, es posible alcanzar las metas y objetivos que haya trazado la empresa. Al final, tras la utilización correcta de las métricas de recursos humanos, es posible evitar el derroche de los recursos habilitados para el funcionamiento de los departamentos y se concentra en priorizarlos en las actividades y personal que estén arrojando los resultados más efectivos.

Beneficios de utilizar KPI de Recursos Humanos:

  • Ayudan a entender si las técnicas de reclutamiento funcionan
  • Permiten determinar si los procesos de RR. HH. aportan valor a la empresa
  • Ayudan a ajustar estrategias y procesos para mejorar la efectividad
  • Apoyan la toma de decisiones para optimizar inversión de tiempo y dinero
  • Permiten tener los resultados e informes de recursos humanos basados en hechos cuantificables
  • Facilitan la adaptación si fuera necesario
  • Permiten a la empresa una mejora continua

Los 26 Indicadores de recursos humanos: tabla y fórmulas 

A continuación se presenta una tabla con los 26 KPIs de recursos humanos, junto a su fórmula respectiva, su función y clasificación.

INDICADOR FUNCIÓNFÓRMULAS FASE
Tiempo de contrataciónIndica la cantidad de tiempo que tarda la empresa en conseguir a la persona para el trabajo.N.º de días desde la apertura de la posición hasta la ocupación del puesto
Postulación
Tiempo de cubrir la posiciónTiempo que pasa entre la apertura de la posición y la selección de la persona elegida. N.º de días desde la apertura de la posición hasta la elección (aunque empiece más adelante oficialmente) Postulación
Fuentes de reclutamiento y vías de contrataciónIndica el medio a través del cual el solicitante o empleado conoció la empresa o proceso abierto. (Ejemplos: bolsas de trabajo, publicidad, redes sociales, recomendación de otro empleado, etc.)Media (x̄) de contratación por cada canal: Total de contrataciones / N.º de contrataciones por canal Postulación
Eficacia de los canalesMide la efectividad de los medios de contratación.N.º de visitas o clics que ha obtenido el empleo

Por ejemplo: visitas al career site, v
Postulación
Tasa de finalización de la solicitudMide la cantidad de interesados que inician el proceso de solicitud y la cantidad final de los que la culminan.N.º de solicitudes recibidas / N.º total de solicitudes iniciadas Postulación
Número de ofertas abiertasIndican el nivel de necesidad de personal que tiene la empresaN.° de vacantes abiertas Postulación
Número de candidatosMuestran el interés que genera una determinada posiciónN.° de aplicaciones de candidatos recibidas Postulación
Tasa de aceptación de la ofertaCompara cuántos solicitantes realmente aceptaron el trabajo o lo abandonaron después de ser aceptados. (N.º de ofertas de trabajo aceptadas / N.º de ofertas de trabajo) x 100 Postulación
Rendimiento de screeningNos da una indicación de la capacidad que tiene la empresa para atraer personal cualificado.N.° de profesionales invitados a una entrevista / n° de CVs recibidosSelección &
Contratación
Rendimiento entrevistasNos dice si la empresa ha realizado la criba correctamente N.º de candidatos invitados a la 1° entrevista / nº de candidatos en screening Selección &
Contratación
Tasa de aceptación de la oferta Denota cuántos candidatos hay para un puesto específico y a cuántos solicitantes se les ha ofrecido un trabajo N.º de ofertas aceptadas / N.º de candidatos preseleccionados x 100 Selección &
Contratación
Calidad de contratación (QoH)Se usa para medir todo el aporte que otorgan los nuevos empleados a la empresa. La misma solo puede ser medida tiempo después de la contratación.QoH= (desempeño laboral promedio de los nuevos empleados + porcentaje de nuevas contrataciones que alcanzan una productividad aceptable en un período determinado + Tasa de retención después de un año) / 3 Selección &
Contratación
Calidad de la fuente tras contrataciónSe mide que tan alta es la calidad de los empleados que le proporciona cada fuente de reclutamiento.Media (x̄) de calidad de las contrataciones:
Suma de los resultados de la métrica de calidad de las contrataciones / N.º de contrataciones
Selección &
Contratación
Candidatos calificados por vacanteRastrea la cantidad promedio de candidatos que se encontraron debidamente calificados durante el proceso de contratación para cada categoría de trabajoN.º de candidatos calificados / N.º de contrataciones  Selección &
Contratación
Entrevistas para contratarMuestra el promedio de horas dedicadas a la entrevista por parte de los entrevistadores N.º medio de entrevistas realizadas hasta que se hace la oferta Selección &
Contratación
Satisfacción del candidatoOfrece el grado de satisfacción de los candidatos con la oferta laboralPuntuaciones del postulante Selección &
Contratación
Satisfacción de la contrataciónIndica el nivel de satisfacción del reclutador en el proceso de reclutamiento Puntuaciones del reclutador Selección &
Contratación
Impacto adversoPermite identificar si existe algún sesgo en el proceso de contratación contra ciertas clases protegidasDividir en dos grupos los empleados (clase protegida y clase no protegida) y luego calcular el impacto adverso: Grupo 1 / Grupo 2 Selección &
Contratación
Costo por contrataciónDemuestra el costo total que lleva el contratar a un nuevo empleadoCostos totales de reclutamiento / N.º total de contrataciones Costos
Costo por aplicación o candidaturaArroja el costo total que lleva cada aplicación (mano de obra, marketing, etc.) Durante un periodo de tiempo determinado (costo del anuncio de trabajo + costos de contratación) / N.º de solicitudes recibidasCostos
Coste por posiciónExpresa la cifra de lo que cuesta mantener una vacante abierta durante un periodo de tiempo determinadoSalario anual del puesto vacante / N.º de días laborables del añoCostos
Coste por canal Demuestra los costos de los canales de reclutamiento y la cantidad de solicitantes que atraen con ello. Coste por anuncio al mes o año / N.º de vacantes recibidas por canalCostos
Índice de retención Permite medir el número de retención de empleados durante un periodo de tiempo Tasa de retención = 100 – Tasa de abandono = (empleados fieles en un periodo / empleados totales en el mismo periodo) Rechazo
Tasa de rechazoOtorga el porcentaje de solicitantes que han sido rechazados luego de su solicitudN.° total de rechazos / N.° de unidades de lote x 100Rechazo
Rotación tempranaInforma el total de abandono en la empresa durante el proceso de contratación.N.º de empleados que han abandonado la empresa / N.º medio de empleados en un determinado periodo de tiempo x 100Rechazo
Tasa de abandono del primer añoArroja la cantidad de empleados que abandonan el cargo luego de ser contratados en el periodo de un año.N.º de empleados que dejan la empresa en menos de un año / N.º total de empleados que renuncianRechazo
Tasa de movilidad dentro de la empresaAnaliza la capacidad de la empresa de cubrir puestos internamenteEmpleados que se mueven a otro puesto / Total de empleados Desarrollo & Capacitación
ExternalizaciónNos dice si es útil o no contratar perfiles externos (freelancers, especialmente útil en perfiles IT)Empleados internos / Contratos externosDesarrollo & Capacitación
Todos los KPIs de recursos humanos con función, fórmula y clasificación. Fuente: freelancermap (2024).

¿Cómo desarrollar y aplicar una estrategia KPI en recursos humanos?

La implementación efectiva de una estrategia de indicadores de desempeño en recursos humanos es fundamental para mejorar la gestión del talento y el rendimiento organizacional. A continuación, se detallan los pasos clave para aplicar y desarrollar una estrategia de KPI en recursos humanos de manera efectiva:

Estrategia KPI de recursos humanos
Proceso para estrategia de KPI de recursos humanos
  1. Análisis de la situación actual: Durante el proceso de solicitud actual, es necesario responder las siguientes preguntas para saber qué camino debe tomar la estrategia a realizar: 
  • ¿Cuál es nuestra situación actual de reclutamiento?
  • ¿Cómo funciona nuestro proceso de reclutamiento?
  • ¿Tenemos una respuesta suficiente y de alta calidad de los solicitantes?
  • ¿Cuáles son nuestros objetivos corporativos?
  • ¿Cuáles son nuestros objetivos de reclutamiento?
  • ¿Cómo puedo lograr nuestras metas corporativas y de reclutamiento?
  1. Definir objetivos claros y medibles: Antes de seleccionar los indicadores de desempeño, es fundamental identificar los objetivos específicos que se desean alcanzar en el área de recursos humanos. Estos objetivos deben ser claros, alcanzables y estar alineados con la estrategia general de la organización.
  1. Seleccionar indicadores relevantes: Una vez que se han establecido los objetivos, es necesario identificar los indicadores de desempeño que sean más relevantes para medir el progreso hacia esos objetivos. 
  1. Recopilar y analizar datos: Desarrollar un sistema para recopilar datos relevantes y confiables para cada indicador seleccionado. Esto puede implicar la implementación de herramientas de seguimiento, encuestas, análisis de datos internos y externos, entre otros métodos. Es importante garantizar la precisión y la integridad de los datos recopilados.
  1. Establecer metas y benchmarking: Una vez que se han recopilado los datos, es necesario establecer metas claras y realistas para cada indicador de desempeño. Además, es útil comparar el desempeño de la organización con el de otras empresas del mismo sector (benchmarking) para identificar áreas de mejora y mejores prácticas.
  1. Implementar acciones correctivas: Si los indicadores de desempeño muestran áreas de bajo rendimiento o desviaciones con respecto a las metas establecidas, es importante implementar acciones correctivas de manera oportuna. Estas acciones pueden incluir la revisión de políticas y procesos, la capacitación del personal, la reasignación de recursos, entre otras medidas.
  1. Monitorear y evaluar constantemente: La implementación de una estrategia de KPI en recursos humanos es un proceso continuo que requiere monitoreo y evaluación constantes. Es importante revisar periódicamente el desempeño de los indicadores, ajustar las metas según sea necesario y realizar mejoras continuas en el sistema de gestión del talento.

¿Cómo hacer un seguimiento de los KPI?

  • Hoja de cálculo en Excel o Google Sheets – Es una forma clásica pero puede ser efectiva para pequeñas y medianas empresas
  • Software de reclutamiento – te permitirá automatizar el proceso y arrojará los indicadoras de forma automática

Análisis de adquisición de talento

Resumen del Proceso de reclutamiento
Resumen del proceso de adquisición de talento

El análisis de adquisición de talento es el proceso de análisis de datos de candidatos, así como varias métricas de reclutamiento, cuya intención es mejorar la fase de reclutamiento y selección.

El análisis se suele hacer a través de una herramienta como un ATS (sistema de seguimiento de candidatos) y otras herramientas como Excel, Google Analytics, etc.

Adquisición de talento vs reclutamiento

El análisis de adquisición de talento, a diferencia del proceso de reclutamiento puro, se produce cuando las empresas buscan llenar un vacío de habilidades en su organización, mejorar su proceso de contratación y cumplir los objetivos comerciales.  

Este proceso es más detallado e intenso que simplemente buscar a alguien sin más. El análisis de adquisición de talento tiene en cuenta los objetivos estrat´égicos de la empresa.

Análisis de adquisición de talento: métricas para rastrear

Ya hemos listado anteriormente métricas de adquisición de talento relevantes para la empresa a las que se les tendrá que hacer seguimiento. Aquí otra vez las más importantes:

  • Tiempo de contratación: Tiempo que le lleva a la empresa cubrir las vacantes disponibles. De esta manera se obtiene más exactamente qué tan rápido se obtienen, entrevistan y finalmente contratan a los candidatos.
  • Tiempo de cubrir vacante: Todo el tiempo dedicado para screening, entrevistas y aceptación de la oferta. Claver para identificar cuellos de botella.
  • Coste de contratación: Financieramente se buscará la opción más barata
  • Calidad de contratación: A través de este KPI de recursos humanos se puede comprender el valor que las nuevas contrataciones agregan a una organización y, por lo general, se mide por el desempeño de las nuevas contrataciones, el nivel de satisfacción del gerente y la progresión profesional.
  • Tasa de oferta y aceptación: Una buena Tasa de Oferta-Aceptación suele estar por encima del 90% y es un reflejo del proceso general de contratación.

Conclusión: use los KPI de reclutamiento con sensatez

Conociendo la importancia y el uso de los KPIs de recursos humanos, cada empresa y departamento es responsable de decidir cuáles serán las métricas de recursos humanos que más le favorecen para su proceso de reclutamiento.

El uso irreflexivo puede no generar el éxito que se espera. En consecuencia, mantener un sistema de gestión de recursos humanos es crucial para la obtención de los objetivos.

Al mismo tiempo, el uso de los mismos tiene que conducir a resultados concretos con cuya información pueda optimizar el proceso de reclutamiento y generar ahorro en los costos.

En dicho caso, el software de gestión de candidatos puede ser una herramienta útil para llevar el seguimiento de los KPI.

Rossany Rivera
Por Rossany Rivera

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