Los indicadores de reclutamiento y contratación (o KPI de recursos humanos) son una herramienta eficaz para medir y evaluar el proceso de contratación.
Gracias a dichas métricas e indicadores de gestión de recursos humanos, es posible optimizar el proceso de contratación y mejorar las carencias de una organización al obtener datos esenciales del rendimiento interno.
En el siguiente artículo veremos a detalle los indicadores de recursos humanos y métricas más importantes para mejorar el proceso de reclutamiento.
- ¿Qué son los indicadores de Recursos Humanos?
- Importancia de las métricas en Recursos Humanos
- Indicadores de Recursos Humanos: Fórmulas y Ejemplos
- Estrategia KPI en RRHH
¿Qué son los indicadores de Recursos Humanos?
Como se mencionó anteriormente, los indicadores de recursos humanos (también conocidos como KPI de recursos humanos) son una herramienta que permite evaluar y medir de forma cuantitativa la eficacia de recursos humanos durante la contratación de personal y el desempeño luego de ser contratado.
Es importante que la empresa fije SMART KPIs. Los indicadores de éxito se definirán por ser:
- S (Specific) – Son específicos: Los indicadores de RR. HH. deben ser concretos y tener un objetivo específico a medir
- M (Measurable) – Son medibles: En vista de que los indicadores de reclutamiento son métricas, éstos deben ser capaces de medirse
- A (Achievable) – Verificables y alcanzables: Los indicadores de gestión de recursos humanos deben ser verificables y arrojar información de importancia para la empresa Tienen que poder cumplirse. En este caso el responsable del KPI será el departamento de R.HH.
- R (Relevant) – Relevantes: El objetivo tiene que ser relevante para la empresa.
- T (Temporables) – Son temporales: Se pueden medir en un tiempo determinado.
Existen diferentes tipos de indicadores de recursos humanos que se definen para las distintas fases y áreas que Recursos Humanos gestiona:
- Indicadores de Recursos Humanos de Reclutamiento y Selección (Atracción de talento)
- Indicadores de Recursos Humanos de Capacitación y Desarrollo (Mejora continua de los trabajadores)
- Indicadores de Recursos Humanos de Productividad del Equipo (Análisis del rendimiento del equipo
A continuación, dejamos algunos de los KPIs de recursos humanos más importantes, los KPI de reclutamiento agrupados en diferentes áreas.
Estas métricas de RR. HH. ayudan a mejorar el proceso de reclutamiento y a obtener los mejores candidatos posibles:
Fase de postulación
Esta fase de postulación se caracteriza por contar con los indicadores de recursos humanos que miden todo el proceso de solicitud desde que se inicia una vacante hasta que se ocupa la misma y qué tan eficaces fueron los medios para lograrlo.
Entre los indicadores de reclutamiento en la fase de solicitud podemos resaltar: tiempo para contratar, fuentes de reclutamiento y la eficacia del canal.
Fase de selección y contratación
Durante esta fase, los indicadores de RRHH miden la calidad de los contratados, así como el seguimiento de la satisfacción que deja el proceso de contratación para los reclutadores y reclutados.
Las métricas de reclutamiento más útiles en la fase de contratación son: Tasa de aceptación de la oferta, satisfacción del gerente, satisfacción del candidato.
Costos
La parte de costos de reclutamiento permite a la empresa medir por medio de los KPI recursos humanos como se está distribuyendo su presupuesto para obtener nuevos empleados.
Algunos indicadores clave de reclutamiento desde el punto de vista financiero son: Costos por contratación y costos por aplicación.
Rechazo
En la fase de rechazo del proceso de reclutamiento, se puede sacar el porcentaje total de la cantidad de empleados o solicitantes que dejan la empresa durante determinados periodos.
Dichos porcentajes se pueden obtener a través de los siguientes indicadores de recursos humanos: tasa de rechazo, rotación temprana o la rotación del primer año.
En los siguientes apartados podrás conocer a fondo la importancia de dichos indicadores de recursos humanos, más ejemplos y sus fórmulas para poder calcularlos.
Importancia de las métricas en Recursos Humanos
Las métricas de recursos humanos, aplicadas de manera correcta, resultan ser un enorme beneficio para cualquier empresa, ya que, son capaces de arrojar información cuantificada que permite medir la eficacia de sus empleados, el desarrollo de una actividad en específico o el potencial que tienen los postulantes.
De esta forma, es posible llevar un mayor control de los procesos que ocurren dentro de una organización y poder influir en los resultados de los mismos.
Gracias a los indicadores de reclutamiento, es posible alcanzar las metas y objetivos que haya trazado la empresa. Al final, tras la utilización correcta de las métricas de recursos humanos, es posible evitar el derroche de los recursos habilitados para el funcionamiento de los departamentos y se concentra en priorizarlos en las actividades y personal que estén arrojando los resultados más efectivos.
Beneficios de utilizar KPI de Recursos Humanos:
- Ayudan a entender si las técnicas de reclutamiento funcionan
- Permiten determinar si los procesos de RR. HH. aportan valor a la empresa
- Ayudan a ajustar estrategias y procesos para mejorar la efectividad
- Apoyan la toma de decisiones para optimizar inversión de tiempo y dinero
- Permiten tener los resultados e informes de recursos humanos basados en hechos cuantificables
- Facilitan la adaptación si fuera necesario
- Permiten a la empresa una mejora continua
Indicadores de Recursos Humanos: Fórmulas y Ejemplos
| INDICADOR | FUNCIÓN | FÓRMULAS | FASE |
| Tiempo de contratación | Indica la cantidad de tiempo que tarda la empresa en conseguir a la persona para el trabajo. | N.º de días desde la apertura de la posición hasta la ocupación del puesto | Postulación |
| Tiempo de cubrir la posición | Tiempo que pasa entre la apertura de la posición y la selección de la persona elegida. | N.º de días desde la apertura de la posición hasta la elección (aunque empiece más adelante oficialmente) | Postulación |
| Fuentes de reclutamiento y vías de contratación | Indica el medio a través del cual el solicitante o empleado conoció la empresa o proceso abierto. (Ejemplos: bolsas de trabajo, publicidad, redes sociales, recomendación de otro empleado, etc.) | Media (x̄) de contratación por cada canal: Total de contrataciones / N.º de contrataciones por canal | Postulación |
| Eficacia de los canales | Mide la efectividad de los medios de contratación. | N.º de visitas o clics que ha obtenido el empleo Por ejemplo: visitas al career site, v | Postulación |
| Tasa de finalización de la solicitud | Mide la cantidad de interesados que inician el proceso de solicitud y la cantidad final de los que la culminan. | N.º de solicitudes recibidas / N.º total de solicitudes iniciadas | Postulación |
| Número de ofertas abiertas | Indican el nivel de necesidad de personal que tiene la empresa | N.° de vacantes abiertas | Postulación |
| Número de candidatos | Muestran el interés que genera una determinada posición | N.° de aplicaciones de candidatos recibidas | Postulación |
| Tasa de aceptación de la oferta | Compara cuántos solicitantes realmente aceptaron el trabajo o lo abandonaron después de ser aceptados. | (N.º de ofertas de trabajo aceptadas / N.º de ofertas de trabajo) x 100 | Postulación |
| Rendimiento de screening | Nos da una indicación de la capacidad que tiene la empresa para atraer personal cualificado. | N.° de profesionales invitados a una entrevista / n° de CVs recibidos | Selección & Contratación |
| Rendimiento entrevistas | Nos dice si la empresa ha realizado la criba correctamente | N.º de candidatos invitados a la 1° entrevista / nº de candidatos en screening | Selección & Contratación |
| Tasa de aceptación de la oferta | Denota cuántos candidatos hay para un puesto específico y a cuántos solicitantes se les ha ofrecido un trabajo | N.º de ofertas aceptadas / N.º de candidatos preseleccionados x 100 | Selección & Contratación |
| Calidad de contratación (QoH) | Se usa para medir todo el aporte que otorgan los nuevos empleados a la empresa. La misma solo puede ser medida tiempo después de la contratación. | QoH= (desempeño laboral promedio de los nuevos empleados + porcentaje de nuevas contrataciones que alcanzan una productividad aceptable en un período determinado + Tasa de retención después de un año) / 3 | Selección & Contratación |
| Calidad de la fuente tras contratación | Se mide que tan alta es la calidad de los empleados que le proporciona cada fuente de reclutamiento. | Media (x̄) de calidad de las contrataciones: Suma de los resultados de la métrica de calidad de las contrataciones / N.º de contrataciones | Selección & Contratación |
| Candidatos calificados por vacante | Rastrea la cantidad promedio de candidatos que se encontraron debidamente calificados durante el proceso de contratación para cada categoría de trabajo | N.º de candidatos calificados / N.º de contrataciones | Selección & Contratación |
| Entrevistas para contratar | Muestra el promedio de horas dedicadas a la entrevista por parte de los entrevistadores | N.º medio de entrevistas realizadas hasta que se hace la oferta | Selección & Contratación |
| Satisfacción del candidato | Ofrece el grado de satisfacción de los candidatos con la oferta laboral | Puntuaciones del postulante | Selección & Contratación |
| Satisfacción de la contratación | Indica el nivel de satisfacción del reclutador en el proceso de reclutamiento | Puntuaciones del reclutador | Selección & Contratación |
| Impacto adverso | Permite identificar si existe algún sesgo en el proceso de contratación contra ciertas clases protegidas | Dividir en dos grupos los empleados (clase protegida y clase no protegida) y luego calcular el impacto adverso: Grupo 1 / Grupo 2 | Selección & Contratación |
| Costo por contratación | Demuestra el costo total que lleva el contratar a un nuevo empleado | Costos totales de reclutamiento / N.º total de contrataciones | Costos |
| Costo por aplicación o candidatura | Arroja el costo total que lleva cada aplicación (mano de obra, marketing, etc.) Durante un periodo de tiempo determinado | (costo del anuncio de trabajo + costos de contratación) / N.º de solicitudes recibidas | Costos |
| Coste por posición | Expresa la cifra de lo que cuesta mantener una vacante abierta durante un periodo de tiempo determinado | Salario anual del puesto vacante / N.º de días laborables del año | Costos |
| Coste por canal | Demuestra los costos de los canales de reclutamiento y la cantidad de solicitantes que atraen con ello. | Coste por anuncio al mes o año / N.º de vacantes recibidas por canal | Costos |
| Índice de retención | Permite medir el número de retención de empleados durante un periodo de tiempo | Tasa de retención = 100 – Tasa de abandono = (empleados fieles en un periodo / empleados totales en el mismo periodo) | Rechazo |
| Tasa de rechazo | Otorga el porcentaje de solicitantes que han sido rechazados luego de su solicitud | N.° total de rechazos / N.° de unidades de lote x 100 | Rechazo |
| Rotación temprana | Informa el total de abandono en la empresa durante el proceso de contratación. | N.º de empleados que han abandonado la empresa / N.º medio de empleados en un determinado periodo de tiempo x 100 | Rechazo |
| Tasa de abandono del primer año | Arroja la cantidad de empleados que abandonan el cargo luego de ser contratados en el periodo de un año. | N.º de empleados que dejan la empresa en menos de un año / N.º total de empleados que renuncian | Rechazo |
| Tasa de movilidad dentro de la empresa | Analiza la capacidad de la empresa de cubrir puestos internamente | Empleados que se mueven a otro puesto / Total de empleados | Desarrollo & Capacitación |
| Externalización | Nos dice si es útil o no contratar perfiles externos (freelancers, especialmente útil en perfiles IT) | Empleados internos / Contratos externos | Desarrollo & Capacitación |
Estrategia KPI en RRHH
Los indicadores de RRHH juegan un papel importante en el proceso de reclutamiento, ya que, al ser aplicados bajo una estrategia, asegura un margen más preciso de progreso en la empresa.
Para ello, se debe hacer una selección de las cifras más relevantes obtenidas tras un análisis de la situación que atraviesa la organización
Análisis de la situación actual
Durante el proceso de solicitud actual, es necesario responder las siguientes preguntas para saber qué camino debe tomar la estrategia a realizar:
- ¿Cuál es nuestra situación actual de reclutamiento?
- ¿Cómo funciona nuestro proceso de reclutamiento?
- ¿Tenemos una respuesta suficiente y de alta calidad de los solicitantes?
- ¿Cuáles son nuestros objetivos corporativos?
- ¿Cuáles son nuestros objetivos de reclutamiento?
- ¿Cómo puedo lograr nuestras metas corporativas y de reclutamiento?
Definición del objetivo de contratación
Antes de realizar un proceso de reclutamiento, es necesario marcar un objetivo claro, basado en las necesidades de la empresa y que, a su vez, sea medible. Por lo tanto, dicho objetivo debe estar definido para que pueda ser medido y analizado mediante los KPIs de recursos humanos.
También, es recomendable utilizar objetivos intermedios al inicio para garantizar que las medidas aplicadas están conduciendo a las metas deseas, de esta forma se puede mantener una parte de los fondos asegurada en vista de necesitar un cambio de objetivo.
Derivación de las cifras clave
Una vez se haya definido el objetivo de reclutamiento, queda por seleccionar cuáles son aquellas cifras clave que ayudarán a alcanzar el éxito. Por esto mismo, se debe definir la figura clave que lleva dicho análisis y recopilar aquellos KPIs de recursos humanos que se ajusten directamente al objetivo de reclutamiento.
Por ejemplo, los datos pueden mostrar que canales están llegando a más candidatos y observar la efectividad del canal o la fuente de contratación. Pero, para el proceso de reclutamiento, también es importante conocer los costos que genera cada canal y si estos son justos en relación con el alcance logrado.
Evaluación de los KPI de reclutamiento
Después de haber realizado los procesos anteriormente mencionados, queda evaluar y recopilar durante un tiempo específico todos los KPIs de recursos humanos para corroborar que las cifras puedan responder a las siguientes preguntas basadas en el aumento de alcance:
- ¿Qué canal de reclutamiento tiene el mayor alcance?
- ¿Qué canal de reclutamiento tiene el menor alcance?
- ¿Cuál es el alcance en relación con las solicitudes recibidas por este canal?
- ¿Cuál es el costo de un canal?
- ¿Son soportables los costos del canal de abastecimiento en relación con el alcance logrado?
- ¿Debería continuar, modificar o cerrar los canales que tienen un rendimiento deficiente?
¿Cómo hacer un seguimiento de los KPI?
- Hoja de cálculo en Excel o Google Sheets – Es una forma clásica pero puede ser efectiva para pequeñas y medianas empresas
- Software de reclutamiento – te permitirá automatizar el proceso y arrojará los indicadoras de forma automática
Veremos el análisis de adquisición de talento un poco más adelante.
Definición de las medidas
Los resultados arrojados por el análisis de los indicadores de recursos humanos son esenciales durante el periodo de contratación, pues, de esta manera, se logrará su optimización.
Por ejemplo, si tras el análisis concluye que la mayoría de los candidatos calificados provienen de plataformas profesionales como LinkedIn, es necesario centrar su atención en dicho canal de contratación, y, posteriormente, ajustar el presupuesto.
Además, se deben tener en cuenta aquellos canales que presenten potencial de mejora para ampliar y optimizar su uso. Asimismo, se debe decidir qué hacer ante aquellos canales cuyo alcance este deficiente y no presente una vía para lograr el objetivo, ya sea corrigiendo los errores que puedan presentar o desactivando su uso.
Análisis de adquisición de talento
El análisis de adquisición de talento es el proceso de análisis de datos de candidatos, así como varias métricas de reclutamiento, cuya intención es mejorar la fase de reclutamiento y selección.
El análisis se suele hacer a través de una herramienta como un ATS (sistema de seguimiento de candidatos) y otras herramientas como Excel, Google Analytics, etc.
Adquisición de talento vs reclutamiento
El análisis de adquisición de talento, a diferencia del proceso de reclutamiento puro, se produce cuando las empresas buscan llenar un vacío de habilidades en su organización, mejorar su proceso de contratación y cumplir los objetivos comerciales.
Este proceso es más detallado e intenso que simplemente buscar a alguien sin más. El análisis de adquisición de talento tiene en cuenta los objetivos estrat´égicos de la empresa.
Análisis de adquisición de talento: Métricas para rastrear
Ya hemos listado anteriormente métricas de adquisición de talento relevantes para la empresa a las que se les tendrá que hacer seguimiento. Aquí otra vez las más importantes:
- Tiempo de contratación: Tiempo que le lleva a la empresa cubrir las vacantes disponibles. De esta manera se obtiene más exactamente qué tan rápido se obtienen, entrevistan y finalmente contratan a los candidatos.
- Tiempo de cubrir vacante: Todo el tiempo dedicado para screening, entrevistas y aceptación de la oferta. Claver para identificar cuellos de botella.
- Coste de contratación: Financieramente se buscará la opción más barata
- Calidad de contratación: A través de este KPI de recursos humanos se puede comprender el valor que las nuevas contrataciones agregan a una organización y, por lo general, se mide por el desempeño de las nuevas contrataciones, el nivel de satisfacción del gerente y la progresión profesional.
- Tasa de oferta y aceptación: Una buena Tasa de Oferta-Aceptación suele estar por encima del 90% y es un reflejo del proceso general de contratación.
Conclusión: use los KPI de reclutamiento con sensatez
Conociendo la importancia y el uso de los KPIs de recursos humanos, cada empresa y departamento es responsable de decidir cuáles serán las métricas de recursos humanos que más le favorecen para su proceso de reclutamiento.
El uso irreflexivo puede no generar el éxito que se espera. En consecuencia, mantener un sistema de gestión de recursos humanos es crucial para la obtención de los objetivos.
Al mismo tiempo, el uso de los mismos tiene que conducir a resultados concretos con cuya información pueda optimizar el proceso de reclutamiento y generar ahorro en los costos.
En dicho caso, el software de gestión de candidatos puede ser una herramienta útil para llevar el seguimiento de los KPI.
