Planificar proyectos: 11 elementos a incluir en tu planificador

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¿Sabes por qué algunos supermercados tienen cajas automáticas hoy en día? Estas son más rápidas, precisan menos interacciones y permiten que las personas sigan su propio ritmo. Una estrategia parecida está siendo cada vez más popular en el ámbito freelance. Hablamos de planificar proyectos.

11 elementos a incluir en tu planificador de proyectos

¿Qué es un planificador de proyecto?

Básicamente, es una manera de dejar que los clientes resuman sus necesidades y los detalles de su proyecto a través de un formulario en tu sitio web. En él, los clientes pueden explicar lo que necesitan y así puedes decidir si es viable y factible para ti.

Además de ahorrarte mucho tiempo, también sirve para incitar a potenciales clientes a contactarte, ya que solo tienen que rellenar un formulario.

Planificar proyectos: 11 elementos clave

El aspecto de tu planificador de proyecto dependerá ostensiblemente de que sea o no exitoso. Hay muchos elementos susceptibles de incluirse. La mayoría de ellos permite a tu cliente potencial detallar mejor lo que espera. Eso sí, incluir demasiados puede hacer que el proceso sea demasiado engorroso. Es esencial encontrar el equilibrio perfecto.

Estos son los 11 elementos a tener en cuenta a la hora de planificar tus proyectos.

1. Información básica sobre el cliente

No hay forma de prescindir de esta parte cuando planificas un proyecto. Habrá que incluir un campo para el nombre del cliente, su compañía, su email, su dirección y número de teléfono. Son datos obvios, así que no te olvides de incluir ninguna de ellos.

2. Resumen del proyecto

Inmediatamente después de obtener la información de contacto básica de tu cliente potencial, sentirás curiosidad por descubrir de qué va el proyecto. Añade un campo libre en el que este pueda expresar todos sus pensamientos. Quizás deberías darle una referencia acerca de cuánto debería escribir. Entre 50 y 100 palabras o alrededor de 500 caracteres debería ser suficiente para un resumen aproximado.

Consejo extra: no olvides incluir un contador para hacerles saber si deberían ser más específicos e ir al grano.

3. Objetivos del proyecto

Lo siguiente es entrar en algunos de los detalles más importantes del proyecto. Ya sabes de qué se trata, pero ¿cuál es el objetivo del mismo?

  • ¿Buscan aumentar las impresiones del sitio web?
  • ¿Quieren llegar a un público más específico?
  • ¿Desean consolidar la marca?
  • ¿Pretenden obtener más conversiones de un nuevo producto?

Considera dejar que los clientes hagan una lista con sus tres objetivos más importantes. Esto te ayudará a entender mejor el proyecto.

4. Valores de la compañía

Se trata de un elemento opcional en todo planificador de proyecto. Si la idea es desarrollar un trabajo creativo o que pretende reflejar la filosofía de la empresa, será útil saber cómo esta se ve a sí misma. Esta será la imagen que el proyecto deba transmitir.

5. Lista de proyectos similares que les gustan

Una forma de anticipar las expectativas de los clientes es preguntarles qué otros proyectos les sirven como punto de referencia. Pueden tener expectativas demasiado bajas o demasiado altas que podrían requerir una estrategia de venta diferente en función de las mismas.

6. Competencia actual

Comprender cómo les va a sus competidores es también una parte del trabajo de un freelancer a veces. En vez de realizar tú mismo la investigación, pregúntale a tu cliente directamente quién es la competencia real. Créeme, él obtendrá una respuesta a tu pregunta de manera más rápida que tú.

Por supuesto, puedes solicitar esa información después de que el cliente haya enviado el formulario completo, si bien disponer de esos datos por adelantado también puede ayudarte a entender el proyecto en cuestión.

7. ¿Tienen experiencia trabajando con freelancers?

Trabajar con clientes inexpertos en tratar con empleados externos puede ser todo un desafío. No es algo que deba llevarte a rechazar un proyecto, pero saberlo puede ayudarte.

De nuevo, se trata de una pregunta opcional, pero dependiendo de tu especialidad, podría ser muy importante.

Consejo extra: No te olvides de compartir este artíuclo con el cliente: 10 consejos para conseguir los mejores resultados de tus freelancers”. Está en inglés pero es un artículo con grandes consejos de un consultor que trabaja como freelancer y también con freelancers, así que seguro le podrá ayudar.

8. Habilidades y experiencia a marcar

Puede ocurrir que, en ocasiones, aquellos que buscan freelancers no tengan muy claro qué es lo que realmente quieren. Ya sea que no estén familiarizados con la esencia del trabajo o que no hayan contestado a esa pregunta por sí mismos, incluir una pregunta en el planificador de proyecto puede resultar de utilidad para ambos. Disponer de una lista de habilidades y servicios que ofreces y permitir que los clientes marquen solo los que necesitan, es un gran primer paso para lograrlo.

Por ejemplo, supongamos que eres un freelancer experto en WordPress. Podrías añadir una lista como esta:

  • Realización de sitio de WordPress
  • Diseño de landing page
  • Rediseño web
  • Personalización del tema
  • Mantenimiento del sitio
  • Configuración de la seguridad de WordPress
  • Consultoría

O bien especificar un conjunto de habilidades:

  • Desarrollo de plugins
  • Desarrollo de temas
  • Desarrollo web
  • Diseño UX
  • PHP

9. Plazos de entrega (especialmente si tiene una fecha límite)

Este detalle resulta bastante obvio. Es lógico querer saber la fecha de finalización del proyecto que el cliente ha establecido. Esto te ayudará a priorizar los proyectos correctos y, en algunos casos, a rechazar aquellos de los que se espera que se ejecuten de manera excesivamente rápida o no se ajustan a tu calendario.

10. Presupuesto

Esta puede ser una pregunta complicada. A muchos clientes no les gusta revelar su presupuesto porque esperan obtener un precio inferior. Para solventar este hecho, puedes crear un rango de precios. Por ejemplo, <500€, 500-999€, 1000-1999€, etc. O, incluso, considera añadir una última opción, “No sé cuánto podría costar” para aquellos clientes que realmente no saben cuánto podría costar el proyecto.

11. Método de pago preferido

Este punto no se refiere al pago a través de PayPal o tarjeta de crédito. Esta cuestión versa sobre si tu cliente prefiere pagarte un porcentaje por adelantado, por etapas, al final del proyecto, etc.

Se trata de una forma de verificar cómo va a realizarse el pago. Puedes establecer varias estrategias de pago para que tu cliente escoja una de ellas.

Una vez hayas recopilado toda esta información, date un poco de tiempo para analizar el proyecto con más detalle.

Consejo extra: Cuando el cliente envíe el formulario de contacto, infórmale de que te comunicarás con él en X días. Por ejemplo, “¡Gracias por informarme sobre tu proyecto! Recibirás noticias mías en 5 días hábiles”.

Siempre nos complace escuchar a la comunidad de freelancermap.com. Cuéntanos qué tienes en cuenta a la hora de planificar tus proyectos.

Natalia Campana

Natalia Campana forma parte del equipo internacional de www.freelancermap.com. Enamorada de las nuevas tecnologías y la interculturalidad, tras reunir diferentes experiencias laborales trabajando en varios países como EE.UU, Reino Unido o Alemania, ahora centra sus esfuerzos en ayudar a freelancers a encontrar nuevos proyectos y clientes a nivel mundial.

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