El asistente virtual (virtual assistant o VA) apoya a individuos y empresas de forma remota con tareas variadas como la gestión de calendarios, la creación y administración de bases de datos, la redacción y edición de documentos, la atención al cliente, la gestión de redes sociales, o la gestión de proyectos. Conoce sus funciones o cuánto pueden ganar un asistente virtual.
¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual puede ser un programa informático que ayudar a realizar determinadas tareas o proporciona información a través de un interfaz de conversación.
Si, estás pensando bien. Los asistentes virtuales más conocidos son Siri de Apple, Google Assistant de Google, Alexa de Amazon y Cortana de Microsoft.
Estos dispositivos utilizan la inteligencia artificial y técnicas de procesamiento del lenguaje natural para ayudarnos en nuestro día a día. Sin embargo, son máquinas y aún no pueden asumir ciertas tareas. De aquí que haya otros asistentes virtuales que tienen la capacidad de asumir tareas más complejas.
El perfil profesional del asistente virtual (también conocido como VA o Virtual Assistant) tiene actualmente una gran demanda y para entender sus funciones, podemos pensar que tienen un papel similar al de un asistente de dirección o una secretaria.
El objetivo principal de un asistente virtual es ayudar a sus clientes a ahorrar tiempo y mejorar su productividad y eficacia, ya que asumen tareas y responsabilidades que permiten a los clientes centrarse en actividades más importantes y que generan más valor para sus negocios.
Muchos asistentes virtuales trabajan como profesionales independientes o freelancers de forma remota, apoyando a equipos y personas independientemente de donde se encuentren.
Funciones y responsabilidades
Las funciones y responsabilidades del asistente personal virtual pueden variar en función de las necesidades de la empresa o la persona para la que se trabaje. El objetivo de la asistencia virtual siempre va a ser apoyar con tareas que pueden ser delegadas y que den al CEO o al trabajador el tiempo suficiente para atender otros compromisos o realizar tareas que solo puede realizar él.
Por ejemplo, un asistente virtual de un CEO podría apoyar con la gestión de su agenda y programar sus reuniones con proveedores, empleados, inversores o potenciales partners.
También podría apoyar en tareas administrativas y de contabilidad y ejecutar tareas de facturación, seguimiento de cobros o reclamos por impagos.
Además, el asistente virtual debería mantener al CEO actualizado con las actividades más relevantes según su agenda del día.
Otras tareas podrían incluir la gestión de correo electrónico o consultas de soporte de clientes. Es decir, filtra los emails corporativos y responde aquellos en los que está capacitado.
También pueden asumir tareas de gestión de redes sociales. Un asistente virtual en LATAM responde los mensajes que recibe por medio de las redes sociales. También atiende llamadas y brinda soporte o respuestas en plataformas de mensajería instantánea como Telegram o WhatsApp.
Los asistentes virtuales manejan herramientas de publicación y edición de vídeos para crear contenido en redes sociales, correos electrónicos y editan grabaciones para subirlas en los sistemas de gestión de contenidos (CMS).
También pueden redactar y editar documentos que necesita la empresa, así como hacer análisis de mercados, planificar eventos o asegurar que un centro logístico funcione correctamente.
Realmente, las tareas van a estar definidas por las necesidades de la empresa y éstas pueden variar. No será igual si el asistente virtual trabaja para una tienda online o si trabaja para un creador de contenido o un CEO de una empresa tecnológica.
¿Cuáles son las tareas comunes de un asistente virtual?
- Gestión de correo electrónico y organización de bandeja de entrada
- Organización de agenda y calendario
- Programar y agendar citas, reuniones y recordatorios con proveedores, clientes u otros
- Coordinar horarios y gestionar viajes y eventos
- Reportar al cliente o superior sobre tareas urgentes e importantes
- Administración y gestión de bases de datos
- Creación de reportes y organización de datos
- Gestión de redes sociales con creación y gestión de contenido
- Atención al cliente a través de distintos canales (redes sociales, chat en línea, plataformas de mensajería instantánea (Telegram, Slack)
- Investigación de mercado y competidores
- Apoyo en facturación y contabilidad
- Corrección y edición de textos
¿Qué conocimientos debe tener un VA?
La mayoría de los cargos de asistente virtual solicitan a una persona con experiencia previa en el puesto.
En general, el asistente virtual debe estar familiarizado con herramientas de trabajo en línea, VoIP y servicios en la nube.
Este profesional debe tener amplia experiencia en software de procesamiento de información y hojas de cálculos tales como el paquete MS Office, Notion, etc. y también aplicaciones digitales de calendarios, gestión de proyectos, etc.
Otras herramientas digitales que pueden serle útiles son aquellas de diseño como Canva, Adobe InDesign, etc. o de facturación como Freshbooks, o Bonsai.
En función de los requisitos del cliente y del tipo de asistente virtual, puede ser necesario tener conocimientos técnicos en áreas como el marketing digital, las redes sociales o la experiencia de usuario.
Pero lo más importante para este profesional van a ser sus habilidades blandas (las llamadas soft skills). Necesita tener excelentes dotes de comunicación (verbal y escrita) ya que interactuará con muchas personas por email, teléfono o mensajería instantánea.
El asistente virtual necesita habilidades de organización para poder coordinar y administrar tareas y proyectos eficientemente y también ser bueno en la gestión del tiempo para poder priorizar aquellas tareas más importantes.
El asistente virtual debe ser metódico y capaz de adaptarse a los cambios. Es posible que necesite aprender nuevas habilidades para adaptarse a las necesidades del cliente.
Con todo esto, se puede entender que el precio de un asistente virtual depende de su conocimiento concreto de herramientas y experiencia.
¿Qué se necesita para ser un asistente virtual?
- Experiencia previa como asistente virtual o cargos similares como asistente de dirección
- Amplio conocimiento sobre plataformas TI, el empleo de software de compartido de escritorios, VoIP y servicios en la nube.
- Manejo de herramientas y aplicaciones de procesadores de texto y hojas de cálculo (paquete MS Office, Notion), correo electrónico, calendarios (Google Calendar), gestión de proyectos (Jira, Trello), etc.
- Habilidades de comunicación efectiva (verbales y escritas)
- Experiencia en gestión del tiempo y organización
- Bueno con investigación para recopilar información necesaria y relevante
- Orientación al cliente
- Adaptabilidad para afrontar nuevas tareas en caso necesario
- Conocimientos técnicos concretos en función del cliente
- Inglés (si se piensa trabajar para clientes con presencia internacional)
- Ser organizado, resolutivo, proactivo, metódico y con capacidad de adaptación
¿Qué debo estudiar para ser asistente virtual?
Para ser un asistente virtual no se necesita de ninguna formación específica. Las empresas valoran la atención al detalle y la experiencia previa en el cargo.
Muchos profesionales tienen titulaciones relacionadas con la administración o como asistentes ejecutivos.
En la actualidad, debido a la demanda de este perfil profesional, existen cursos específicos para formarse como asistente virtual que enseñan a comenzar como asistente virtual desde cero y a manejar herramientas como Gmail, Google Drive, Google Calendar, etc.
También enseñan como trabajar desde casa, redactar cartas comerciales, agendar y gestionar reuniones y tareas, etc.
Algunos cursos que puedes estudiar para ser asistente virtual son:
- Emprende como Asistente Virtual – Udemy
- Asistente Virtual Administrativo desde casa – Udemy
- Informática Administrativa para la Gestión – Udemy
- Asistente Ejecutiva – emagister
- Carrera IA: Asistentes Virtuales – Openwebinars
Las posibilidades de ganar dinero como asistente virtual aumentan mientras mayor sea la capacitación de este profesional. Pues, es un campo que está creciendo como parte de la revolución digital.
¿Cómo puedo conseguir trabajo como virtual assistant?
Una vez adquiridas las habilidades y conocimientos necesarios para trabajar como asistente virtual, te tocará seguir algunos pasos para conseguir trabajo como asistente online. Tienes que recordar que muchos asistentes trabajan como freelancers.
Aquí tienes algunos consejos para buscar trabajo como asistente virtual:
- Prepara un CV que destaque tu experiencia y habilidades y cualquier experiencia previa como asistente virtual o en roles similares
- Crea un perfil en plataformas freelance ya que muchos asistentes virtuales consiguen trabajo como profesionales independientes
- Actualiza tus perfiles profesionales como LinkedIn para que reflejen tu experiencia y la clase de trabajo que buscas como asistente online
- Consulta a tu red de contactos para ver si alguien necesita un perfil como el tuyo o informarles de que ofreces tus servicios como asistente virtual
- Contacta directamente a empresas o incluso agencias y envía tu CV
Mantente actualizado en las últimas herramientas y tendencias en el trabajo virtual para destacar entre la competencia y se constante a la hora de buscar trabajo como asistente virtual.
¿Cuánto gana un asistente virtual?
El precio de un asistente virtual va a variar mucho en función de:
- Lugar desde donde se trabaja: Los asistentes virtuales en LATAM, India o Filipinas tienen unas tarifas más bajas que otros en España o EE.UU.
- Experiencia: No será lo mismo contratar un perfil senior que un perfil junior
- Urgencia y disponibilidad: A proyectos más urgentes, mayor será el precio del asistente virtual
- Tipo de trabajo: Los servicios administrativos como gestión de emails y agenda, son más baratos que los servicios de gestión como gestión de proyectos, envío de propuestas, etc.
Como hemos dicho, es frecuente que estos profesionales trabajen como freelancers y que tengan una tarifa freelance para una serie de tareas pactadas con el cliente. En general, será frecuente que el cliente pague un precio mensual por ello.
Sobre todo, al inicio, es probable que se pague por hora de trabajo, pero conforme puedas probar tus resultados podrás pasar a un modelo de cobro por proyecto en lugar de por hora.
Según indeed, los asistentes virtuales en EE. UU cobran unos $28/hora. Glassdor nos dice que los sueldos de los VA oscilan entre los 36.000 y los 55.000 dólares anuales.
Aunque freelancermap, se enfoca sobre todo en perfiles técnicos, también tenemos algunos asistentes virtuales en la comunidad y estas son las tarifas que están cobrando:
Según los datos de freelancermap, los asistentes virtuales (VA) cobran de media:
La mayoría de freelancers en esta área cobran entre 33 y 106 $/hora.
Los virtual assistant trabajando a tiempo completo (8 horas/día) cobrarían:
Si nos fijamos en las tarifas por país de asistentes virtuales en Latinoamérica vemos tarifas como estas (septiembre de 2023):
- Asistentes virtuales en Argentina cobran entre 10 y 31 $/hora
- VA freelance en Venezuela cobran entre 7 y 20 $/hora
- Asistentes virtuales freelance en Colombia cobran entre 10 y 19$/hora
¿Cuánto puede ganar un asistente virtual en España?
Al otro lado del charco, en España, la remuneración promedio percibida por un asistente virtual es de 1.700 € al mes según Glassdoor.
En modalidad freelance (y dependiendo del tipo de funciones y responsabilidades que se tengan), el precio por hora del asistente virtual en España podrá oscilar entre los 15 y los 50 $/hora.
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