Despesas de viagem profissional: como contabilizar e cobrar do cliente?

D

As viagens a trabalho são uma realidade dos profissionais das mais diversas áreas. Visitar um cliente, participar de um seminário importante, ter que se deslocar para coletar informações, enfim, não faltam exemplos em variados setores de atuação que exigem contabilizar as despesas de viagem e cobrar. Isso não é diferente para freelancers. Mesmo sem um vínculo empregatício tradicional com uma empresa, freelancers também precisam se deslocar para realizar seus trabalhos da melhor forma e também podem cobrar de seus clientes

O que são as despesas de viagem?

Se você tem que viajar para algum lugar para exercer sua profissão, os custos que você incorrerá são as chamadas despesas de viagem. Eles podem ser visitas a clientes, cursos de formação ou feiras de negócios.

Quais são as despesas de viagem mais comuns?

  • Deslocamento
  • Hospedagem
  • Alimentaçao
  • Outros tipos de despesas
Tipos de despesas de viagem

Deslocamentos

O deslocamento é uma das despesas de viagem primordiais para serem ressarcidas, afinal é possível que uma viagem não obrigue se hospedar em algum lugar ou até a alimentação, mas terá um deslocamento pago.

Pedir o reembolso não depende do meio escolhido. Se for transporte público, carro próprio (custo com gasolina, pedágio, estacionamento), ônibus ou avião (passagens). 

Hospedagem

Falaremos abaixo sobre a necessidade de uma boa comunicação com o cliente para evitar discordâncias. No caso da hospedagem é o item mais claro a se conversar pela variedade de opções, necessidades e custos.

É preciso pernoitar no local? A opção a ser escolhida é um hotel, Airbnb, flat? Qual o orçamento para a escolha da diária? Tudo isso precisa ser conversado, já que os valores podem variar bastante, especialmente se o evento for grande e a cidade estiver cheia de visitantes e a procura inflar os preços. Pesquisar com antecipação pode garantir melhores opções e preços.

Alimentação

Assim como no caso da hospedagem não faltam opções de alimentação e a importância de se conversar sobre o orçamento destacado para esse item básico também é necessária. 

É comum o estabelecimento de uma diária que engloba todas as refeições e necessidades, cabendo ao profissional tomar suas decisões. 

Outros tipos de despesa

Dependendo do tipo de viagem, distância, tempo de permanência e natureza do trabalho é possível ter que pensar em outros tipos de despesa e acertar elas com o cliente. Ao propor e planejar a viagem é importante que o freelancer pense nesses extras para comunicar ao cliente e todos ficarem cientes das necessidades. 

O pagamento de uma locação para um fotógrafo, por exemplo, ou de impressões de alta qualidade para um arquiteto, de acesso a internet no hotel para um programador, enfim, não faltam exemplos.

Despesas de viagem no Brasil e em Portugal

As despesas de viagem no Brasil e em Portugal seguem basicamente a mesma ideia. Entretanto, pelos diferentes contextos, é possível incluir alguns extras em cada um:

BrasilPortugal
Viagem de avião, carro ou ônibus, hospedagem, pedágios (no caso de viagem de carro), estacionamento, uber, alimentação (com 10% incluso).

Valor pode ser incluído na nota fiscal.
Basicamente igual, incluindo transporte público, compras necessárias (com IVA).



Valor pode ser incluído no recibo verde.

Como provar as suas despesas de viagem?

É prática comum ter que provar as suas despesas de viagem para receber uma dedução de impostos ou um reembolso posterior. Também é possível que a empresa pague uma diária, uma antecipação dessas despesas, para que o profissional não precise tirar do seu bolso no primeiro momento, mesmo que depois seja ressarcido. Caso não tenha essa antecipação, quais são as condições para receber uma dedução das despesas de viagem?

  • Provar o que foi gasto para a realização de seu trabalho. Por isso é fundamental incluir e justificar apenas as despesas estritamente relacionadas com o seu negócio freelancer e necessárias para a realização da tarefa demandada. Não tente deduzir despesas pessoais ou de outro tipo.
  • Guardar todas as notas fiscais e comprovantes de suas despesas de viagem. Como freelancer, você é responsável por garantir que suas despesas sejam devidamente documentadas e faturadas na sua contabilidade. É muito importante manter um registro detalhado e preciso de todas as faturas (originais) relacionadas à viagem. Nesse caso, um bilhete ou um ingresso não é suficiente. Além disso, não se esqueça de guardar qualquer prova de que você fez aquela viagem a trabalho (como um e-mail ou uma incitação para uma feira).

Quais as diferenças entre diárias, ajuda de custo e reembolso?

Para a contabilidade de qualquer empresa há diferenças consideráveis entre diárias, ajuda de custo e reembolso, mesmo que todas elas sejam despesas de viagem feitas. 

  • As diárias são um valor pago de forma antecipada para as despesas básicas que não exige comprovação de onde foram gastas.
  • Já o reembolso é um pagamento pelas despesas na viagem que a empresa, após ter a comprovação dos gastos, efetua.
  • Já a ajuda de custo é um valor que não necessariamente está ligada a uma viagem e que funciona como uma compensação por algum esforço que o funcionário tenha feito.

Como você pode perceber, todas elas são relacionadas a funcionários que têm ligações formais com a empresa, como, por exemplo, ter carteira assinada. 

Como cobrar os clientes em relação às despesas de viagem?

Se você viajar para realizar o projeto profissional para o qual você foi contratado, poderá cobrar as despesas associadas a ele. No entanto, é importante que você fique acertado as condições para um reembolso e quais despesas serão cobertas pelo cliente: 

  • O custo do deslocamento (seja de avião, ônibus ou carro), hospedagem e alimentação são os principais a serem considerados.
  • A conversa com o cliente antes do deslocamento deve resolver qual é o orçamento da viagem. A partir disso é possível escolher hotéis, meio de transporte e outras necessidades de acordo com os custos.
  • Tente separar o que é fundamental para a realização de seu trabalho e o que são gastos não-fundamentais e tenha ciência que o mau uso dos recursos que a empresa têm pode ser punido com a perda de oportunidades futuras.

Se ele concordar em cobrir os custos incorridos, você deve decidir sobre um método de faturamento adequado. Por exemplo, um fotógrafo que tem que cobrir um evento de moda em outra cidade pode e deve cobrar do seu cliente as despesas de viagem para participar do evento. Há duas formas de fazer isso: 

  1. Incluir despesas de viagem no orçamento inicial com um custo já embutido no valor total de seu trabalho. Neste caso, as despesas totais da viagem são calculadas antecipadamente e estão incluídas no preço do serviço que irá oferecer ao cliente. É importante listar os custos adicionais de forma transparente e justificá-los para o cliente.

💡 Defina os custos com uma certa margem para que no final todas as despesas sejam cobertas e você não tenha que renegociar.

Isso pode parecer mais caro no final, mas também significa muito menos papelada. 

2. Cobrar separadamente pelo seu trabalho – seja por todo o pacote, diárias, horas, enfim – e também faturar o custo dos deslocamentos ao final do trabalho. Nesse caso, você vai adiantar o dinheiro e depois deverá preparar uma nova fatura para o cliente.

Portanto, para resumir passo a passo:

  1. Ao ficar decidido que é preciso fazer uma viagem para um cliente, o freelancer deve pensar quais despesas de viagem serão necessárias
  2. É preciso conversar com o cliente e decidir qual será a forma de cobrança: incluir tudo em um pacote ou guardar todos os recibos e ser reembolsado posteriormente. Também é possível ter uma antecipação para não ter que arcar com os custos do próprio bolso.
  3. Ter um bom controle das despesas, mesmo que o cliente não exija as faturas posteriormente. Assim é possível ter uma ideia em viagens futuras
  4. Efetuar o seu trabalho, retornar e documentar os gastos, inclusive se for necessário para questões relacionadas a impostos.

📚 Também pode interessar: Carta de cobrança Freelance – Dicas e Modelos

Lembre-se: a única maneira de se beneficiar de privilégios relacionados a despesas de viagem é registrar e documentar totalmente todos os custos. Você costuma viajar como freelancer? Em caso afirmativo, esperamos que você gostou de este artigo!

Miguel Amado

Freelancer desde 2014, Miguel Amado é um criador de conteúdo, analista SEO e editor/apresentador de podcasts.

Por Miguel Amado

Artigos recentes