No artigo de hoje vamos focar-nos em um tema da máxima importância para os freelancers: produtividade e gestão do tempo. Estar muitas horas em frente ao computador nem sempre é sinônimo de rapidez e eficiência. Neste artigo vamos mostrar como manter o foco e como encarar problemas de concentração.
- Porque os freelancers precisam de táticas eficientes de gestão do tempo
- Dicas para melhor gestão de tempo
- Ferramentas de produtividade para os freelancers
- Conclusão
Porque os freelancers precisam de táticas eficientes de gestão do tempo
A nossa equipa realizou uma pesquisa acerca dos fatores que mais atrapalham o rendimento dos freelancers (e fazem, claro, com que eles percam muito mais tempo para produzir menos conteúdo).
Ficámos muito contentes e orgulhosos com a participação de 720 participantes distintos, de várias partes do globo.
Abaixo, confira alguns dos fatores mais citados que prejudicam a produtividade do trabalho freelance.
Dicas para melhor gestão de tempo
Enquanto freelancer, sua reputação é tudo. Isto significa que, se você se tornar alguém que é conhecido por não entregar os seus trabalhos no prazo, o seu negócio tem data de validade.
Se você tem encontrado dificuldades para respeitar as suas deadlines, este artigo foi feito para você. Em seguida, você irá aprender melhores estratégias de gestão do tempo.
Na indústria em que trabalhamos, ter a capacidade de organizar os seus projetos de forma independente e de entregar o job em tempo hábil é primordial. No entanto, mesmo as pessoas mais organizadas podem ter dificuldade de organizar o fluxo de trabalho.
Neste artigo, listamos algumas estratégias essenciais e dicas para que você aprenda a lidar melhor com prazos apertados.
Como manter o foco e cumprir prazos
Se tem problemas de concentração e dificuldade em manter o foco, não se sinta só. Muitos freelancers sofrem dos mesmos problemas.
Reunimos uma seleção de dicas que podem ajudar a aumentar a sua eficiência no trabalho:
1) Não pegue trabalho demais
Uma das maiores razões pelas quais os freelancers podem ter dificuldade de respeitar prazos é esta: eles simplesmente têm trabalho demais a fazer.
Sabemos que pode ser muito tentador dizer sim a todas as oportunidades que aparecem, uma vez que todos temos despesas para pagar. Ainda assim, não adianta se comprometer com diversos projetos, não conseguir fazer a sua parte e, então, perder uma série de possibilidades futuras.
É fato que, se forem lesados uma vez, os clientes não voltarão a fazer negócios com você. Lembre-se disso quando receber ofertas e já estiver com a agenda lotada. É preferível não pegar um trabalho agora e pegar dez trabalhos no futuro do que aceitar um trabalho neste momento e nunca mais ouvir um “a” daquele cliente.
2) Organize os seus projetos
Cada freelancer trabalha de uma forma. Enquanto alguns preferem se organizar com planners, checklists, post-its e afins, alguns preferem fazer a coisa de maneira mais “fluida”.
O fato é: não importa o quão organizado, tranquilo ou rápido você seja. Em algum momento da sua carreira, as coisas sairão do seu controle. Uma boa maneira de evitar isso, no entanto, é redobrando a atenção com cada projeto.
Como? Utilizar aplicativos para gerenciamento de projetos, como o Trello ou o Asana, pode ser uma ótima possibilidade.
Criar checklists e evitar distrações quando você precisa completar um trabalho específico também são boas opções, uma vez que garantem que você fará tudo o que precisa e ajudam a manter o fluxo de trabalho.
3) Priorize o seu trabalho
Uma das maiores vantagens em ser freelancer está no seguinte: nenhum dia é igual ao outro. Isto significa que um dia pode ser muito tranquilo, com um ou dois artigos para finalizar, e outro dia pode exigir que você se desdobre em cinco, seis ou sete.
Não é incomum que um redator freelancer, por exemplo, amanheça com múltiplas tarefas depois de passar uma semana com um ou outro job. Não se assuste: o fluxo é inconstante para a maioria dos freelancers das diversas áreas.
Habitue-se a criar uma lista de prioridades para o seu trabalho. Leve em consideração detalhes como o tamanho do projeto (e divida-o em partes, para que você saiba por onde começar), o prazo de finalização e o tempo que você costuma levar para finalizar cada etapa.
Priorizar o seu trabalho fará com que você atenda às expectativas dos clientes sem grandes dificuldades e impedirá que você tenha que finalizar trabalhos de forma rápida, sem metade do cuidado que poderia ter. Enquanto freelancer, entregar jobs de qualidade é a sua obrigação.
4) Minimize distrações
Você tem um home office ou faz mais o estilo nômade digital? Não importa se você trabalha em um escritório bem arrumadinho ou se prefere se aventurar em cafeterias ao redor do mundo: as distrações existem em absolutamente qualquer espaço.
Sim, ter uma cama por perto é uma distração. Estar em um coffee shop em outro país, com várias pessoas diferentes e um bocado de barulho, é obviamente uma distração.
Pense no que você pode fazer para minimizar estas situações. Enquanto é impossível “calar” o mundo para que você possa trabalhar, existem coisas que você pode fazer para diminuir as distrações.
Se você consegue trabalhar bem com música, criar uma playlist com música clássica pode ajudá-lo a se concentrar mais e bloquear os estímulos externos.
5) Fale com os seus clientes
Às vezes, mesmo com todas as nossas tentativas e esforços, a vida faz com que não consigamos entregar os nossos trabalhos no prazo correto. A maior parte dos clientes conseguirá entender este deslize: somos todos humanos, no final das contas.
Se você está doente ou se algo inesperado aconteceu, não tenha medo de ser sincero com o seu cliente. Comunicação é a chave para qualquer negócio duradouro e você, enquanto freelancer, precisa lembrar disso sempre.
Fale com o seu cliente e explique o que aconteceu. Peça para que ele estenda o seu prazo.
Sim, isto pode ser desagradável, mas acredite: é melhor ser sincero sobre as suas possibilidades do que entregar um serviço muito abaixo das expectativas. De novo: se você é freelancer, a sua reputação é tudo. Não comprometa a sua imagem por falta de comunicação.
6) Arrume seu local de trabalho e suas ferramentas
Pode parecer que este ponto não se encaixa tanto na gestão de tempo, mas você logo entenderá que tem tudo a ver. Quem trabalha com um computador sabe que uma máquina cheia de arquivos, fotos, programas e pastas logo irá começar a ficar lenta e precisar de um bom tempo para “acordar” depois de ser desligada.
Perder tempo iniciando seu computador ou procurando arquivos que você precisa abrir indica uma péssima gestão de tempo.
Por isso crie um sistema para organizar sua “bagunça digital”, com arquivos e pastas bem organizados e fáceis de achar com poucos cliques.
Use programas de limpeza de forma constante, limpe sua caixa de e-mails, a lixeira e também seus HDs externos e memórias internas. Não acumule coisas que não tem sentido.
Por fim, faça o mesmo com seu local de trabalho, seja seu escritório, uma mesa ou qualquer que seja. Tudo que envolve seu trabalho precisa ser fácil de achar e estar a seu alcance com pouco esforço.
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Aproveitar as horas de maior produtividade
Por fim, aprender a se organizar para cumprir os seus prazos é um trabalho árduo, mas totalmente possível. Por mais que seja tentador aceitar uma série de projetos – quem não quer um dinheiro extra? – , é sempre melhor optar por alguns jobs específicos e, assim, entregar trabalhos de qualidade aos seus clientes.
Prazos podem fazer com que a sua carreira deslanche ou acabe. Tenha isso em mente sempre.
Pense: quando você é mais produtivo? De manhã, quando está em casa de pijama e tomando um bom café, ou no finalzinho da tarde, em uma cafeteria esvaziada? Estas respostas são muito pessoais.
Não existe certo e errado: existe o que funciona para cada profissional. Depois de entender melhor como funcionam os seus processos e de respeitá-los, você conseguirá se organizar muito melhor (e, claro, conseguirá entregar tudo o que precisa, no tempo em que precisa).
Ferramentas de produtividade para os freelancers
Além de todos os conselhos que já leu, também é interessante referir que existem muitas ferramentas de produtividade que podem ajudar a tirar melhor partido de seu horário de trabalho.
É claro que nem todas essas ferramentas são adequadas para todos os tipos de freelancers, mas basta que você considere uma dessas ferramentas útil e seu tempo empregue a ler este artigo já será bem investido.
Melhores ferramentas de produtividade e gestão do tempo
- Slack: Se você trabalha com outros freelancers ou quer mostrar aos seus clientes que está sempre disponível, o slack é a ferramenta ideal para manter seus contatos bem ao lado! Queridinho das grandes empresas americanas, as empresas brasileiras também estão adotando esta ferramenta incrível para fazer e organizar sua comunicação interna! Seu diferencial está na simplicidade e no foco pois com esse app você elimina a comunicação através de apps mais distrativos como WhatsApp e Facebook.
- Trello: Preferido entre empresas pequenas para os freelas não podia ser diferente! Além da versão desktop você pode baixar a versão gratuita para Android ou Iphone e levar este simples gerenciador de tarefas para onde e quando quiser!
- Heflo: Software realmente bom que permite criar diagramas e fluxogramas com muita facilidade. Mesmo na versão gratuita esta ferramenta pode ajudar a organizar os fluxos de trabalho e de contato com os clientes. Quem é muito visual consegue enxergar com mais clareza quais tarefas estavam me tornando mais improdutivas!
- Evernote: Se você tem mil ideias para seus projetos quando está longe do seu computador em algum momento de lazer, o Evernote é uma ferramenta que não pode faltar no seu celular! A função de categorias dos cadernos ajuda você a organizar as anotações dos projetos e tudo fica seguro na nuvem, sincronizado também com a versão online que você pode acessar a qualquer momento a partir de seu desktop!
- TeamGantt: Esta ferramenta é incrível por seu designe e sistema de buscas que permite rastrear prazos e marcos. Se assim como eu, você é uma pessoa visual e tem um pouco de verba para investir em uma ferramenta paga vale a pena dar uma olhada na TeamGantt!
- RescueTime: Este aplicativo é ideal para você que acredita passar tempo demais olhando e-mails, vendo sites de humor ou até mesmo em conversas no WhatsApp. O RescueTime opera no background do seu computador ou celular e te ajuda a medir o tempo que você passa navegando em aplicativos inúteis no seu dia a dia. Desta maneira você pode medir quanto do seu tempo está improdutivo e bloquear certos sites ou aplicativos em determinadas horas do dia para ficar 100% focado nos projetos que você tem para entregar!
Conclusão
Agora, é hora de aplicar nossas dicas e de experimentar as ferramentas que sugerimos.
Recomendamos que leia também o nosso artigo “KPI indicadores para Freelancers“. Ao conseguir medir o seu sucesso e traçar metas quantitativas equilibradas estará mais perto de ser mais eficiente.
Se depois de ler este artigo, você ficou mais produtivo/a deixe seu comentário. Você pode servir de inspiração para outros freelancers!
Boa tarde e muito obrigada pelo artigo. Trabalho como freelancer e sei que fazendo o plano do dia, parece o desafio bem grande 🙂 Gosto de trabalhar assim, muito mais, mas claro que preciso ajuda 😉 Por isso utilizo kanbantool.com, para organizar me melhor. Kanban facilita a minha vida e consigo continuar com as coisas estrahas. Desejo um bom dia e mais uma vez muito obrigada