Las reuniones virtuales son parte de la rutina laboral de muchas personas. En el caso de los freelancers, son cruciales. Los acuerdos sobre el alcance, fechas de entrega, los requerimientos, e incluso sobre las tarifas son el resultado de las reuniones virtuales.
Gracias a ellas, freelancers en cualquier país del mundo pueden ofrecer sus servicios a clientes y empresas sin limitaciones geográficas. Por otro lado, si las reuniones virtuales no se manejan bien, terminan siendo una pérdida de tiempo. En el peor de los casos, pueden deteriorar las relaciones de trabajo, con los clientes e incluso personales.
En este artículo, te daremos algunos consejos sobre cómo dominar una reunión virtual como freelancer. Cubriremos varios aspectos clave sobre cómo organizar y facilitar reuniones virtuales con éxito.
- Importancia de las reuniones virtuales para los freelancers
- Cómo organizar y facilitar reuniones virtuales con éxito
- Herramientas gratuitas para reuniones virtuales
- Conclusiones
Así que, tanto si estás empezando como freelancer como si llevas un tiempo haciéndolo, sigue leyendo para que tu próxima reunión virtual sea lo más efectiva posible.
Importancia de las reuniones virtuales para los freelancers
De acuerdo a un estudio reciente, las reuniones en plataformas virtuales aumentaron drásticamente en 2020 como resultado de las cuarentenas alrededor del mundo. Por ejemplo, Microsoft Teams reportó un aumento del 148% en la cantidad de reuniones, mientras que Zoom creció en 458% en su cartera de clientes empresariales con más de 10 empleados.
Tener reuniones virtuales gratis es muy sencillo. Varias herramientas tienen suscripciones gratuitas que funcionan perfectamente para fines profesionales.
Para un freelancer, todo lo anterior trae una gran oportunidad. Los clientes están ahora más familiarizados con las herramientas para realizar reuniones virtuales. A su vez, esta familiaridad trae un mayor nivel de exigencia.
Las reuniones virtuales son esenciales por varias razones, pero las más notables son:
- Ayudan a desarrollar relaciones de confianza.
- Facilitan los acuerdos y la resolución de conflictos.
- Contribuyen a brindar un servicio profesional de mayor calidad.
- Mejoran la organización y coordinación de los equipos de trabajo.
- Previenen confusiones y facilitan el intercambio de ideas y la colaboración.
- Reducen costos, esfuerzo y tiempo relacionados con el traslado requerido para las reuniones presenciales.
Cómo organizar reuniones virtuales con éxito
Una buena preparación de las reunión online va a marcar la diferencia. Es importante tomar en cuenta las mejores prácticas para organizar y facilitar reuniones virtuales efectivas. A continuación te dejamos algunas recomendaciones prácticas para que tu próxima reunión sea inolvidable (por las razones correctas):
- Acordar la herramienta a utilizar con los participantes con antelación: esto es crucial si es la primera reunión virtual con los participantes. En algunos casos, por ejemplo, los invitados tienen instalado Google Meet o Zoom en sus smartphones y no quieren usar otra aplicación. Por esta y otras razones, es importante consultar previamente cuáles son las herramientas más adecuadas.
- Toma en cuenta las zonas horarias: cuando estés coordinando la reunión, verifica en qué países están los participantes para conseguir un momento adecuado para todos. Recuerda que algunas zonas horarias cambian con las estaciones, así que es necesario asegurarse de que tienes la información correcta. Una herramienta útil para conseguir esta información es World Time Zone.
- Informa a los participantes del objetivo de la reunión y cómo conectarse: optimiza la descripción de la reunión en la invitación. Incluye el objetivo y describe unas instrucciones sencillas para conectarse. Es muy importante alinear las expectativas de los participantes desde el principio.
- Escoge un lugar adecuado: aunque los imprevistos están a la orden del día, busca el lugar más tranquilo y con mejor conexión.
- Asegúrate de tener una conexión de respaldo: aunque te conectes desde el ordenador, es útil tener la aplicación instalada en el teléfono. Si se presenta algún imprevisto, tomará unos segundos reconectarse con el teléfono y podrás continuar participando. También puedes convertir tu teléfono en un punto de acceso móvil a internet, si necesitas compartir una presentación en la pantalla de tu computador.
- Únete a la reunión con antelación: es mejor descubrir problemas con el audio o la conexión antes de que la reunión empieze. Conectarse cinco minutos antes ayuda a resolver cualquier incidencia con mayor facilidad.
- Promueve la participación: verifica que los participantes de la reunión entiendan los puntos clave y que están de acuerdo con las decisiones que se están tomando.
- Mantén la concentración en la reunión: evita hacer otras actividades mientras estás conectado. Es fácil distraerse o intentar «aprovechar el tiempo», enviando correos o adelantando otra tarea. Esto es un error grave y hace que la reunión se convierta en una pérdida de tiempo.
💡 Si en lugar de una reunión, estás preparándote para una entrevista de trabajo por Skype, revisa nuestra guía de entrevistas por Skype, con los pasos recomendados para tener éxito.
Reuniones virtuales gratis: Herramientas y aplicaciones
Existen numerosas plataformas para realizar reuniones virtuales. A continuación te mostramos algunas de las herramientas más populares para reuniones virtuales.
#1 Zoom
La versión gratis de Zoom era muy popular para los profesionales y freelancers, incluso antes de la pandemia de COVID-19. Con la preponderancia del teletrabajo se ha vuelto mucho más conocida.
Ventajas de Zoom
- Crear un usuario nuevo es fácil, ya que se integra muy bien con plataformas conocidas como Google y Apple.
- Incluye reuniones de hasta 100 participantes en el plan gratuito.
- Diferentes opciones disponibles para controlar el acceso.
- Se puede configurar para grabar las reuniones, incluso en la suscripción gratuita.
Desventajas de Zoom
- Las reuniones en la suscripción gratis tienen un límite de 40 minutos. Una duración mayor requiere una suscripción de pago.
- La calidad del audio y el video son muy susceptibles a la conexión de los participantes.
#2 Google Meet
La suite de aplicaciones gratuitas de Google es una de las más utilizadas. Muchas personas no saben que al crear una cuenta de correo pueden acceder a varias herramientas, entre ellas Meet.
Ventajas de Google Meet
- Está incluido en la versión gratuita de Gmail, junto con otras herramientas populares como Drive y la suite de ofimática de Google, entre otras aplicaciones.
- No requiere instalar una aplicación para computadores, ya que funciona soportado por el navegador.
- Se integra fácilmente con la aplicación de calendario de Google a la hora de programar reuniones e invitar a los participantes.
- Capacidad de 100 participantes por 60 minutos sin costo, uno de los más amplios en la versión gratis. En las llamadas individuales, sin embargo, la duración puede extenderse hasta por 24 horas.
Desventajas de Google Meet
- Se necesita de una suscripción paga para grabar, a diferencia de Zoom
#3 Skype
Esta herramienta fue una de las pioneras y aunque ha perdido terreno frente a otras como Zoom y Meet, sigue siendo muy utilizada.
Ventajas de Skype
- Permite transmitir videollamadas en calidad HD
- Capacidad de 100 participantes en llamadas grupales. Las políticas de uso razonable de Skype para llamadas grupales establecen un límite de 10 horas diarias o 100 horas al mes, lo cual es superior a los principales competidores
- Tiene opción para grabar la llamada en la suscripción gratuita
Desventajas de Skype
- La interfaz para coordinar las reuniones es menos intuitiva que con Zoom y Google Meet
- El servicio está más enfocado en videollamadas que en reuniones virtuales, por lo que carece de funcionalidades más avanzadas
#4 Zoho
Zoho ofrece una suite de herramientas empresariales, incluyendo Zoho Meeting una aplicación para videoconferencias.
Ventajas de Zoho Meeting
- Las suscripciones de pago disponibles son bastante accesibles, aunque también tiene versión gratuita
- Complementa adecuadamente las soluciones de Zoho, como el CRM y las herramientas para ventas
Desventajas de Zoho Meeting
- Tiene pocas funcionalidades en comparación con los líderes del mercado. No cuenta con pizarra ni grabación de llamadas
- La suscripción gratuita es muy limitada, con una capacidad de 10 participantes para reuniones virtuales
#4 Blue Jeans
Esta herramienta de videoconferencias es una buena alternativa para los freelancers y profesionales que buscan una solución enfocada únicamente en reuniones.
Ventajas de Blue Jeans
- Audio direccional de alta definición habilitado para equipamiento Dolby-Sound
- Estadísticas de calidad y feedback
- Funciona con aplicación móvil, de escritorio y es soportado por navegador
Desventajas de Blue Jeans
- No permite compartir archivos
- La funcionalidad de grabación es exclusiva de suscripciones de pago
- Características limitadas para seminarios en línea
Conclusiones
Las reuniones virtuales son una forma estupenda de mantenerse conectado con los clientes y los miembros del equipo, pero no se debe dar por sentado que serán efectivas automáticamente. La preparación, organización y atención a los detalles son clave, así como mantener a los participantes enfocados en cumplir con los objetivos trazados.
Si sigues estos consejos, podrás dominar las reuniones virtuales como freelancer y conectarte exitosamente con clientes y miembros de tu equipo en todo el mundo.
¿Tienes algún otro consejo para organizar reuniones virtuales con éxito?
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