Indicadores de rendimiento para evaluar tu negocio + Ejemplos KPI

I

Hay muchas formas de medir el éxito de un negocio freelancer. Por ejemplo, cuánto dinero estás obteniendo por tus servicios. Sin embargo, hay otros aspectos a considerar y allí entran en juego los indicadores de rendimiento (KPI).

En este artículo veremos:

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Los indicadores de rendimiento o indicadores clave de rendimiento (del inglés, key performance indicators o KPI) permiten medir el desarrollo del negocio y analizar si estamos evolucionando correctamente.

Si buscamos ejemplos KPI, encontraremos diferentes aspectos que pueden ser considerados:

  • Número de clientes
  • Ingresos por hora de trabajo
  • Rentabilidad de acciones de marketing
  • Palabras escritas por hora

Cada negocio define exactamente los indicadores más relevantes para ellos. 

Los indicadores de rendimiento o KPI  son una manera sencilla de controlar la trayectoria de tu negocio a corto y largo plazo.

Además, te permiten intervenir en un área concreta si ésta no está funcionando como es debido. Por ejemplo, te ayudarán a identificar si estás empleando demasiado tiempo en algo que no vale la pena.

De esta forma, será posible mejorar tu productividad como freelancer.

Los indicadores de rendimiento son clave para ver la evolución y rendimiento de tu negocio.

Por otro lado, no olvides que los indicadores de rendimiento deben definirse de acuerdo a la técnica SMART

Es decir, cada KPI tiene que ser S – específicos, M – medibles, A – alcanzables, R – relevantes y T – tener un plazo. Esta es la única forma en la que podremos medir y comparar la evolución.

Es importante tener en cuenta que los KPI no son resultados, sino un valor que nos indica por qué y para que nos va a servir un resultado.

Se trata de valores que deben ser definidos en el plan estratégico del negocio. A menudo, se resumen en un cuadro de mando en el que se ve de un vistazo los distintos indicadores clave.

Un ejemplo podría ser: Aumentar las ventas un 20% gracias a la creación de una tienda online.

El roadmap de gestión de proyecto sería algo así:

Cuadro de mando cronologia de proyecto - Ejemplo de kpi para proyecto

KPI Ejemplos para Freelancers

#1 Beneficio

El beneficio es un claro indicador de cómo está funcionando tu negocio. Eso sí, cuidado porque el beneficio puede ser muy diferente de los ingresos totales.

El beneficio es el dinero que llega a tu bolsillo, después de impuestos y gastos del negocio. Controlar este beneficio ayudará a tu negocio de varias formas.

Por un lado, te ayudará a identificar „periodos flojos“. Es decir, esos meses en los que generalmente tienes menos trabajo y por consiguiente menos ingresos.

Por otro lado, es un buen indicador a largo plazo para ver cómo se desarrolla tu negocio en el tiempo.

Si tienes dificultades para tener un control de los ingresos mensual, puede ser interesante utilizar una de las aplicaciones o software de contabilidad disponibles.

Aquí tienes algunas opciones:

#2 Crecimiento

Para saber realmente cómo si tu negocio está funcionando a largo plazo, necesitarás medir el crecimiento. Puedes medirlo dividiendo los beneficios por mes o por año con el periodo anterior. 

Simplificando con un ejemplo:

Suponiendo que ganaste 100.000 euros el año pasado y 125.000 euros este año, obtendriás un valor de 1,25. Un crecimiento positivo, ¿pero suficiente?

Dependiendo de tu situación empresarial y objetivos, podrás interpretar este valor y decidir si el crecimiento es aceptable. 

Si buscas un mayor crecimiento, intenta conseguir una tendencia al alza año tras año (si lo analizas en valor mensual la información estará demasiado sesgada y no será tan útil).

Si estás satisfecho con los resultados tampoco debes olvidarte de este indicador de rendimiento. También necesitas un plan para mantenerlo constante (o aumentarlo ligeramente para compensar posibles eventos financieros como la inflación y/o más gastos).  

#3 Tarifa por hora por cliente

Sabemos que podemos cobrar a los clientes un precio por hora, por proyecto o por partes del proyecto. Pero desglosar la tarifa por hora por cliente puede ser un buen indicador de rendimiento

Calcular este valor cuando no cobras directamente por hora es sencillo.

Registra el tiempo que empleas en un determinado proyecto y divide el beneficio entre las horas que invertiste. Haciendo esto con diferentes clientes, al final obtendrás un listado con un amplio (o no tan amplio) rango de tarifas.

En la parte superior estarán los clientes que más pagan por tu tiempo y servicios (los clientes más valiosos).

En la parte inferior, aquellos clientes que consumen gran parte de tu tiempo pero no te ayudan tanto económicamente.

Si, todos los freelancer tienen clientes con los que han trabajado durante mucho tiempo y a los que no han subido los precios.

Por supuesto, tu objetivo será cambiar los clientes de la parte inferior por clientes de la parte superior.

Cuando ya lleves un cierto tiempo en el negocio, digamos uno o dos años, repite el proceso para conseguir que el precio por hora vaya aumentando y por consiguiente tu beneficio.

#4 Redes Sociales

Con ayuda de los indicadores anteriores puedes analizar si tu plan de marketing en redes sociales está siendo efectivo.

Por ejemplo, si estás usando Twitter para atraer clientes, ¿cuántos clientes has conseguido por este canal?

Compara este valor con el de otro canal. Por ejemplo, con los clientes que han llegado desde un portal freelancer como freelancermap.com.

Además, ¿qué tipo de clientes has conseguido vía Twitter? ¿Se encuentran en tu lista con tarifas por hora más bajas?

Si es el caso puede que te interese replantearte tu estrategia o dejar tu plan en esa red social.

Deberás analizar todas las redes sociales que estás utilizando. Utilizas más Instagram o LinkedIn, ¿cuáles son los resultados allí?

Algunos ejemplos de indicadores de rendimiento que podrías utilizar para analizar tu plan de redes sociales serían:

  • Tráfico a la web de cada campaña en social media
  • Gasto por clic (si estás utilizando anuncios de Facebook, por ejemplo)
  • Crecimiento en número de seguidores
  • Engagement (¿Cuántos seguidores interaccionan con tus posts?)
  • Mensajes directos de clientes potenciales en cada red

Sin embargo, analiza los KPI de las redes sociales de forma comedida. Puede existir la tentación de sobrevalorar ciertos parámetros que no son tan importantes.

Algunos de estos parámetros están incluidos en lo que se llaman «Vanity KPI» (lo que se traduciría en KPIs de vanidad). Por ejemplo, el número de seguidores, o el número de likes

Estos números son menos importantes que el número de leads generados o el tráfico dirigido a tu portafolio. Sin embargo, muchas personas valoran mucho estos números. 

Tipos de KPIs

Lo anterior es solo una lista de algunas de las formas en que podrías hacer un seguimiento del crecimiento de su negocio utilizando indicadores clave de rendimiento.

En realidad, hay una gran cantidad de factores que pueden ayudarte a medir y evaluar efectivamente su crecimiento. 

Otros indicadores clave de rendimiento serían: 

  • Costos de adquisición de clientes (es decir, cuánto has gastado en publicidad en comparación con cuántos clientes has adquirido con estos métodos)
  • Índice de entrega de embudo (cuántos potenciales clientes dejan el embudo de ventas de su sitio web sin convertir/sin contratarte/sin contactarte)
  • Rotación de inventario (esto solo se aplica si vende productos físicos como freelancer)
  • Marketing fuera de las redes sociales (SEO, PPC, etc.)
  • Leads generados / convertidos en clientes (KPI de ventas)
  • Cantidad promedio de horas en clientes onboarding

Además es frecuente distinguir distintas tipologías de estos indicadores clave de rendimiento:

#1 Indicadores de diagnóstico

Permiten a una empresa comparar su situación actual con la situación planeada. Estos indicadores hacen sencillo identificar cambios no deseados.

Algunos indicadores clave del rendimiento dentro de esta categoría serían: Retrasos en la planificación, % de ejecución o variación de los costes. 

#2 Indicadores retrospectivos

Son métricas que nos dan una visión de lo que ya se ha hecho. Es decir, debemos mirar al pasado para recopilar información de la ejecución de un proyecto.

Dentro de los KPI retrospectivos podríamos analizar los costes ejecutados en el proyecto hasta ahora, la cantidad facturada, o el producto entregado.

#3 Indicadores predictivos

Estos indicadores permiten estimar la situación final del proyecto considerando datos históricos y datos actuales. El objetivo es podernos anticipar a posibles problemas o riesgos.

Algunos ejemplos concretos que entran en esta tipología son la estimación de la fecha final del proyecto o el coste de la financiación.

¿Qué KPIs usar para medir el crecimiento de tu negocio?

Decidir cuál de estos ejemplos de KPI utilizar para hacer un seguimiento del crecimiento de tu negocio depende totalmente de tu objetivo.

Por supuesto, desde una perspectiva comercial, tiene más sentido hacer un seguimiento de tu crecimiento financiero a través de sus ganancias, flujo de caja y tarifa por hora.

Así que en primer lugar podrías enfocarte en los KPI financieros.

Sin embargo, una vez que llegue a un punto en el que el crecimiento financiero no sea una prioridad clave, podría cambiar tu objetivo.

En este punto podrías enfocarte en la eficiencia (tiempo sobre dinero), la satisfacción del cliente y/o las conversiones. Estos indicadores permiten hacer un mejor seguimiento del éxito de su negocio a lo largo del tiempo.

En definitiva, los indicadores de rendimiento te pueden ayudar a determinar qué está funcionando y qué no y actuar en consecuencia.

Cada freelancer analiza estos indicadores de forma inconsciente, pero analizar con los números reales te dará una perspectiva real, sin excusas, ni viéndolo todo de color de rosa.

¿Ya utilizas KPIs? ¿Cuáles? ¡Cuéntanos en nuestros comentarios! 

Natalia Campana

Natalia Campana forma parte del equipo internacional de www.freelancermap.com. Enamorada de las nuevas tecnologías y la interculturalidad, tras reunir diferentes experiencias laborales trabajando en varios países como EE.UU, Reino Unido o Alemania, ahora centra sus esfuerzos en ayudar a freelancers a encontrar nuevos proyectos y clientes a nivel mundial.

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